Comptable en charge des subventions

RAISON D’ETRE DU POSTE

Le/la comptable en charge des subventions est responsable de la gestion financière des subventions conformément aux exigences de Plan et des bailleurs. Le poste fournit également des informations financières ponctuelles et précises sur les subventions et agit en tant que point focal financier pour les questions liées à la gestion financière des subventions (budgétisation, gestion des flux de trésorerie, établissement de rapports, audit, etc.).

dimensions du poste

• Contrôle le budget annuel des subventions du pays et du RO
• S'assure du respect des exigences financières et comptables du pays en matière de subventions, conformément aux exigences du manuel des opérations, des autres politiques et procédures organisationnelles visant à soutenir une saine gestion financière des projets liés aux subventions au sein de l'organisation
• Encadre et forme le personnel et les partenaires sur la mise en œuvre des bonnes pratiques financières et la gestion des ressources financières.
• Etre autonome
• Analyser les questions financières pour la prise de décision et référer au superviseur pour approbation.

  RESPONSABILITES

  • Coordonner la préparation du budget pays lié aux subventions et ses modifications ultérieures pour s'assurer qu'il répond aux exigences de Plan et des donateurs.
  • S'assurer que tous les budgets des propositions de subvention sont cohérents, détaillés, et « fully costed » notamment en s'assurant que tous les coûts directs / répartis du projet ont été identifiés et pris en compte dans le budget de chaque subvention.
  • Créer / modifier le budget des subventions dans SAP.
  • Maintenir un système de contrôle budgétaire pour surveiller le budget des subventions par rapport aux dépenses, et conseiller la direction sur les écarts et les mesures correctives à prendre.
  • Exécuter la dérivation des POs dans le SAP, examiner les budgets de subventions et s'assurer que les corrections sont effectuées
  • Partager le rapport de dérivation
  • Examiner et faire des recommandations au département de Mobilisation des ressources sur les plans de projet liés aux subventions (PO) pour la prise de décision.
  • Préparer des prévisions de trésorerie et des besoins de financement réguliers pour les comptes bancaires spécifiques aux donateurs afin de garantir la disponibilité de fonds pour les projets / programmes financés par des dons.
  • Surveiller les exigences de financement pour les comptes bancaires spécifiques aux donateurs et assurer la liaison avec le directeur des finances du pays et le directeur du développement des affaires afin de garantir la disponibilité de fonds suffisants pour répondre aux prévisions de dépenses.
  • Coordonner avec l’appui des Comptables /staffs financiers de projets, la correcte comptabilisation des fonds reçus pour le financement des subventions, et leur justification appropriée sur la base des supports requis.
  • Rapprocher régulièrement les entrées de fonds et les dépenses sur les comptes bancaires spécifiques aux donateurs pour s'assurer qu'ils correspondent.
  • Préparer le Rapport mensuel - pays sur les fonds reçus, et partager mensuellement le rapport d’exécution des subventions issu du module Grant de SAP aux équipes des projets pour la préparation de leurs rapports.
  • Préparer un modèle pour le recouvrement des coûts mensuels et s’assurer que les entrées SAP sont corrects et correctement imputés aux documents d'accord de fonds respectifs (DCP).
  • Préparer et réviser les états de rapprochement bancaire spécifiques aux donateurs et les rapprochements des recettes / fonds reçus, et faire le suivi du remboursement mensuel par les comptes bancaires dédiés des subventions, des préfinancements par les comptes principaux de l’Organisation.
  • Tenir le planning trimestriel de délivrance des rapports financiers des projets suivant les dates de délivrables aux bailleurs et veiller a la soumission des rapports financiers des projets dans les délais requis.
  • Préparer et mettre à jour une matrice de rapports financiers pour les subventions afin de soutenir des rapports exacts et opportuns.
  • Garantir que les rapports d'opérations de subvention, conformément à la smart liste SAP, correspondent aux dépenses déclarées dans les rapports SAP BI G2 et que les autres rapports de subvention et les écarts ont été corrigés en temps opportun.
  • Mettre à jour, suivre et donner des conseils sur l'état du financement indicatif des subventions (IGF) pour les mesures correctives à prendre.
  • Veiller à ce que les rapports financiers des subventions soient préparés en temps voulu et correctement dans les formats requis, conformément aux contrats avec les donateurs et aux Organisations Nationales de Plan.
  • Procéder au suivi pour clôturer adéquatement les projets et subventions, intégrant l’analyse pertinente des engagements et le suivi de leur apurement.
  • Fournir des rapports et des analyses financières sur les subventions trimestrielles, de fin d'année et autres selon les instructions requises pour la prise de décisions de la direction.
  • Mettre en place un système de sauvegarde approprié (électronique et physique) des rapports financiers des subventions.
  • Préparer et mettre à jour la matrice des audits requis pour les subventions afin de conseiller les audits en attente.
  • Soutenir l’équipe des Finances des projets dans la préparation, la conduite et la finalisation des audits requis par leurs subventions. Toutes les informations requises avant l'arrivée des auditeurs de subvention doivent être mises à disposition.
  • Préparer des listes d'actions d'audit pour les audits de subventions et assurer le suivi de leur mise en œuvre. Présenter des mises à jour régulières sur la mise les listes d'actions d'audit de subvention.
  • Contribuer a la préparation des réponses a ux d emandes de financement en rapport avec le directeur des finances et du développement des affaires.
  • Former et coacher le personnel des finances des partenaires dans la livraison des exigences de travail pour soutenir la conformité dans la gestion des subventions.
  • S'assurer que les liquidations des avances aux partenaires et les rapports financiers son t approuves a vant que d'autres fonds ne soient avancés.