Chargé Admin Fin

  • Added Date: Wednesday, 19 February 2020
  • Deadline Date: Thursday, 27 February 2020
  • Assister dans la gestion des ressources humaines, des finances, des achats et de la logistique  avec l’utilisation des systèmes de gestion.
  • Conformité des activités financières avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies, du PNUD et de OHCHR/HCDH; mise en place d’un système de contrôle interne efficace.
  • Préparation des justificatifs à attacher aux demandes de paiement, faire la liaison avec le PNUD/OHCHR pour la préparation des vouchers, des bons de commande et des demandes de paiement.
  • Effectuer les paiements du bureau (DSA, salaires, heures supplémentaires, remboursements de frais de voyage et autres types de paiement aux consultants, experts, fournisseurs, etc.) sur base des autorisations financières trimestrielles reçues de Genève.
  • Assister dans l’établissement des données financières destinées aux prévisions budgétaires, financières pour la demande des autorisations financières trimestrielles et l’élaboration du budget annuel. En assurer le suivi et le contrôle.
  • Participer au recrutement du personnel national d’appui et au suivi de son administration avec le PNUD.
  • En charge ou suivi de la rédaction de tout autre contrat pour la fourniture des biens et services par les prestataires extérieurs.
  • Initier toute correspondance administrative demandée à l’Unité, établir les rapports, évaluations et justifications nécessaires dans le domaine administratif ou pour des tâches spécifiques pouvant revêtir un caractère confidentiel.
  • Assurer toute autre tâche tel qu’instruit par le Responsable de l’Unité et le Management du Bureau.
  • Assurer la supervision de la préparation des plans d’achat pour le bureau et suivi de leur mise en œuvre.
  • Etre associé(e) dans l’organisation des processus d’achat, de la réception des cotations, des offres ou des propositions, de leur évaluation et de la négociation de certaines conditions contractuelles, et cela en conformité avec les procédures et règlements de OHCHR/HCDH.
  • Mise en place d’un système de contrôle des inventaires, utilisation des véhicules et des vérifications physiques.

 

Veiller à l’organisation des services logistiques, avec comme objectif d’atteindre les résultats suivants:

  • L’organisation des missions à l’extérieur et à l’intérieur du pays en utilisant les systemes informatiques appropriés.
  • Revues opportunes de la maintenance des véhicules, des hôtels et autres lieux de conférence pour l’organisation de l’évènementiel.
  • Engagement loyauté envers les idéaux des Nations Unies et le mandat d’OHCHR/HCDH.
  • Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques d’OHCHR/HCDH.
  • Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres.
  • Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.
  • à développer des objectifs clairs et consistants conforme aux stratégies définies par l’Organisation;
  • à prévoir les risques, parer à tout imprévu et identifier les activités prioritaires tout en étant capable de les ajuster en cas de changement.
  • à respecter les dates butoirs dans la production des biens et services.
  • à informer les clients sur les progrès et/ou reculs lors de l’exécution des demandes et requêtes administratives.
  • à établir et maintenir des relations productives tant avec le staff qu’avec les partenaires extérieurs.
  • Diplôme de Maitrise en Administration des Affaires Publiques, Finances, Gestion, Economies ou tout autre domaine lié directement à la fonction considérée.
  • Une licence dans l’un des domaines ci-haut décrits combinée avec au moins 2 années d’expériences professionnelles pertinentes peut être acceptée en lieu et place de la Maitrise.
  • Expérience professionnelle d’1 année ans pour les détenteurs ou détentrices d’une Maitrise, et de 2 ans pour les détenteurs ou détentrices de la Licence.
  • Avoir une bonne maitrise des procédures financières, de gestion administrative et des ressources humaines du système des Nations Unies ( spécialement PNUD et OHCHR/HCDH) serait un plus.
  • Maitrise des systèmes de gestion tels qu’Atlas.
  • Connaissance d’Umoja est un avantage.
  • Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint.
  • Capacite a traiter des opérations financières pour des projets (avec multiples bailleurs) utilisant plusieurs systèmes de gestion est un plus.
  • Connaissance souhaitée de l’anglais.
  • L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies. 

Pour ce poste, la maitrise du français (parlé et écrit) est exigée. La maitrise d’une des langues locales (-Swahili ou Lingala) ainsi que de l’anglais est souhaitable.

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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Contract Duration: 1 Year with possibility for extension

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