DEADLINE FOR APPLICATIONS28 January 2025-23:59-GMT-06:00 Central Standard Time (Guatemala)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world鈥檚 largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
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WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los pa铆ses, los despachos regionales y la Sede. Los titulares de este puesto pueden, o bien desempe帽ar funciones de apoyo administrativo en la oficina central y rendir cuentas al Asistente de Apoyo Operativo, o bien prestar apoyo administrativo a uno o varios equipos y presentar informes al Jefe de Dependencia o al Jefe pertinentes, o a la persona designada a tal efecto. En los casos en que apoyan una esfera operativa espec铆fica, los titulares rinden cuentas al Jefe de Dependencia o al Jefe pertinentes, o bien a la persona designada a tal efecto.
En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisi贸n m铆nima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encarg谩ndose de actividades espec铆ficas de apoyo operativo. Cabe tambi茅n la posibilidad de que proporcionen orientaci贸n sobre pr谩cticas est谩ndar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Llevar a t茅rmino procesos de apoyo operativo est谩ndar en relaci贸n con una esfera profesional espec铆fica, con el fin de facilitar la prestaci贸n eficaz de servicios.
Lugar: Ciudad de Guatemala
Puesto: Asistente de Apoyo Operativo
Tipo de Contrato: Contrato de Servicios L4
Duraci贸n: 12 meses, con posibilidad de renovaci贸n bajo evaluaci贸n.
Localizaci贸n: Ciudad de Guatemala, Oficinas del PMA
Supervisi贸n: Director Adjunto de Pa铆s
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los pa铆ses, los despachos regionales y la Sede. Los titulares de este puesto pueden, o bien desempe帽ar funciones de apoyo administrativo en la oficina central y rendir cuentas al Asistente de Apoyo Operativo, o bien prestar apoyo administrativo a uno o varios equipos y presentar informes al Jefe de Dependencia o al Jefe pertinentes, o a la persona designada a tal efecto. En los casos en que apoyan una esfera operativa espec铆fica, los titulares rinden cuentas al Jefe de Dependencia o al Jefe pertinentes, o bien a la persona designada a tal efecto.
En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisi贸n m铆nima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encarg谩ndose de actividades espec铆ficas de apoyo operativo. Cabe tambi茅n la posibilidad de que proporcionen orientaci贸n sobre pr谩cticas est谩ndar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Llevar a t茅rmino procesos de apoyo operativo est谩ndar en relaci贸n con una esfera profesional espec铆fica, con el fin de facilitar la prestaci贸n eficaz de servicios.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
Reunir informaci贸n destinada claramente a servir de base para la redacci贸n de documentos y la preparaci贸n de informes por parte de otros miembros del personal. Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes. Prestar apoyo al procesamiento y gesti贸n de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gesti贸n eficaz y oportuna de los recursos. Prestar servicios de revisi贸n y correcci贸n de documentos est谩ndar, para contribuir a la elaboraci贸n de documentaci贸n exacta. Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos est谩ndar establecidos para garantizar que la informaci贸n sea precisa y est茅 f谩cilmente disponible para la funci贸n de que se trate. Detectar discrepancias sencillas en las estad铆sticas y los datos, como informaci贸n faltante, y comunicarlas a funcionarios de categor铆a superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo. Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de informaci贸n precisa en los sistemas institucionales. Proporcionar orientaci贸n sobre m茅todos y pr谩cticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos. Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformaci贸n, cuando proceda, para ayudar en la prestaci贸n de apoyo operativo al personal. Verificar la redacci贸n y ortograf铆a a una serie de documentos. Apoyar en la elaboraci贸n de reportes asegurando la calidad de los mismos.
CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA EST脕NDAR M脥NIMAS:
Formaci贸n:
Finalizaci贸n del ciclo de educaci贸n secundaria.
Experiencia:
Cuatro a帽os como m铆nimo de experiencia profesional con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de car谩cter general.
Conocimientos y competencias:
- S贸lido conocimiento de redacci贸n y buena ortograf铆a.
- Capacidad para analizar y sintetizar documentos.
- Competencia en el empleo de equipo de oficina y paquetes inform谩ticos, como Microsoft Word.
- Conocimiento de las tareas y m茅todos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisi贸n m铆nima.
- Tacto y cortes铆a para intercambiar informaci贸n con una gran variedad de personas.
- Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atenci贸n.
- Capacidad para ofrecer orientaci贸n o capacitaci贸n b谩sica en el puesto de trabajo al personal subalterno.
Idiomas:
- Dominio hablado y escrito del idioma espa帽ol
- Deseable: Conocimiento del idioma ingl茅s
- Deseable: Conocimiento de Ixil u otro idioma maya.
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.