Grade: G5
No. du poste:GENEVA/GS/2024/19
Date de publication: 7 novembre 2024
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 9 décembre 2024
Job ID: 12529
Département: INTSERV
Unité: PMSERV
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
- Candidats/tes externes*
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 78,737 CHF par an.
Introduction
Ce poste est à pourvoir au Service de la gestion de la production (PMSERV). Celui-ci relève de l’unité Production et de gestion des publications (PRODOC) qui est rattachée au Département des Services internes et administration (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion générale des installations, des biens et des stocks, de la sûreté et de la sécurité, de la production, de la gestion de la distribution des publications et, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces publics et des services internes généraux. PRODOC est responsable de tous les aspects liés à la production et à la gestion des publications, y compris le libre accès, les droits d'auteur, la conception, l’édition, la relecture et le contrôle de la qualité, la production numérique ainsi que l’impression interne et externe. L'unité produit et distribue les documents officiels de l'OIT ainsi que la plupart des publications produites au siège de l'OIT.
PMSERV est responsable des plateformes de publication, de la production numérique, de l'impression, de la gestion du stockage, de la reliure, de la distribution et de la vente d'une grande variété de documents, de publications et de matériel promotionnel.
Le ou la titulaire effectuera des tâches liées à la production physique, à la finition des documents et aux activités de distribution, y compris la gestion des stocks. Le ou la titulaire sera appelé(e) à travailler en dehors des heures de travail normales pendant la période de la Conférence Internationale du Travail et les périodes de forte charge de travail, y compris les équipes de nuit.
Le ou la titulaire du poste travaillera sous la supervision du (de la) assistant(e) de coordination de l'impression et de la distribution.
Tâches spécifiques
1. Assister le superviseur dans l’exécution des travaux d'impression et de finition conformément au plan de travail établi.
2. Fournir des informations et une assistance aux clients, à la fois oralement et par le biais de canaux de communication numériques.
3. Vérifier et préparer des fichiers d'impression entrants pour l'impression, y compris la quantité, la qualité et l'exactitude des produits livrés conformément aux procédures de production et de distribution.
4. Assembler, mettre en page, réaliser l'imposition et vérifier les fichiers PDF pour l'impression. Programmer et produire sur des imprimantes numériques. Effectuer des opérations de reliure et de finition. Fournir une assistance au personnel interne et temporaire en fonction des besoins opérationnels.
5. Assister le superviseur dans la maintenance de toutes les machines d'impression, de finition et d'expédition. Fournir des conseils techniques concernant la mise à jour et le renouvellement de tous les équipements.
6. Préparer et rédiger la correspondance générale et administrative. Contribuer à la préparation des termes de référence techniques.
7. Contrôler et rendre compte de l'état des consommables d'impression et de distribution. Gérer les commandes ainsi que le suivi des livraisons.
8. Enregistrer les demandes de travaux individuels et télécharger les fichiers de production finaux dans le système de de gestion des publications en veillant à l'exactitude des métadonnées d'impression et de finition.
9. Assurer la préparation des envois en coordination avec les services de courrier et d'expédition de l'OIT.
10. Effectuer des tâches liées à la distribution de documents lors des réunions officielles.
11. S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.
Expérience
Au moins cinq ans d'expérience professionnelle pertinente.
Langues
Excellente maîtrise du français et une connaissance pratique d’une deuxième langue de travail (anglais, espagnol).
Compétences
Compétences techniques et comportementales
• Connaissance et compréhension approfondies des missions et des exigences du travail et capacité à organiser son travail.
• Capacité à mener à bien une mission avec un minimum d'instructions sur les techniques à appliquer.
• Capacité à tenir des registres et des inventaires.
• Capacité à utiliser les ordinateurs en général et plus particulièrement la suite Office.
• Bonne connaissance des plateformes numériques pour gérer les demandes des clients, traiter les travaux et stocker les fichiers numériques.
• Aptitude avérée à utiliser des logiciels de publication.
• Compétence en matière de gestion et de distribution des stocks.
• Bonne connaissance de la chaîne graphique.
• Compréhension des procédures d’édition.
• Faculté d’organisation et capacité à guider le personnel d’appui.
• Capacité à prendre des initiatives et à se tenir au courant des nouvelles techniques liées au travail.
• Capacité à maintenir de bonnes relations et de bons contacts avec les collègues et les prestataires de services.
• Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.