Assistant(e) administratif(ve) – Mali

Reference number: 2024004
Job status: In-progress
Job category: Local Position
Duty station: Bamako, Mali
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CIFOR-ICRAF
The Center for International Forestry Research (CIFOR) and World Agroforestry (ICRAF) envision a more equitable world where trees in all landscapes, from drylands to the humid tropics, enhance the environment and well-being for all. CIFOR and ICRAF are non-profit science institutions that build and apply evidence to today’s most pressing challenges, including energy insecurity and the climate and biodiversity crises. Over a combined total of 65 years, we have built vast knowledge on forests and trees outside of forests in agricultural landscapes (agroforestry). Using a multidisciplinary approach, we seek to improve lives and to protect and restore ecosystems. Our work focuses on innovative research, partnering for impact, and engaging with stakeholders on policies and practices to benefit people and the planet. Founded in 1993 and 1978, CIFOR and ICRAF are members of CGIAR, a global research partnership for a food secure future dedicated to reducing poverty, enhancing food and nutrition security, and improving natural resources. CIFOR-ICRAF is looking for a

Assistant(e) administratif(ve) - Mali

Overview Ce poste fournira un soutien administratif et logistique au bureau du Mali en général et en particulier au programme K4GGWA et à ses activités connexes au Mali et dans tous les pays du programme.

Duties and responsibilities

1. Organisation de réunions/ateliers

· Organiser des réunions/ateliers à l'intérieur et à l'extérieur du Mali ;

· Prendre des notes et rédiger des procès-verbaux pendant les réunions ;

· Organiser des ateliers internationaux, incluant l'hébergement, les déplacements, les interprètes, les paiements et contribuer à l'élaboration des rapports ;

· Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses ;

· Organiser des conférences téléphoniques, distribuer des invitations, etc. ;

· Contribuer à l'effort de l'équipe en obtenant des résultats connexes selon les besoins.

2. Administration et gestion de bureau :

· Réception, enregistrement et expédition des courriers externes et des courriels afin d'en assurer la bonne classification ;

· Accueillir et filtrer les visiteurs, réceptionner, enregistrer et expédier la correspondance externe et interne ;

· Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, etc. ;

· Gérer la petite caisse telle que l'argent liquide pour les ateliers ;

· Coordonner les procédures de bureau ;

· Rédiger des lettres et des courriels pour le compte d'autres membres du personnel de bureau ;

· Aider à la préparation des rapports réguliers ;

· Assurer la liaison avec d'autres services tels que le ICT, les finances et les achats.

3. Communication:

· avec le personnel du CIFOR-ICRAF et d'autres partenaires extérieurs pour ce qui est des rapports, des budgets et des réunions ;

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