Description
Profil de lโOrganisation
Heifer International est une Organisation Internationale Non Gouvernementale ร but non lucratif qui travaille en Haรฏti dans le domaine de l'agriculture et de l'รฉlevage depuis plus de vingt (20) ans. ร travers ses diffรฉrents projets, elle vise ร assurer une meilleure condition de vie des familles haรฏtiennes. La mission de Heifer International est de combattre la pauvretรฉ et la faim par le biais dโun dรฉveloppement communautaire durable. Dans le cadre de la gestion administrative de ses bureaux, Heifer Project International Haรฏti dรฉsire recruter immรฉdiatement un (e) Assistant(e) Administratif (tive) afin de complรฉter son staff.
Fonction
Sous la supervision du Directeur des Finances et des Opรฉrations, lโAssistant (e) Administratif (ve) effectuera le traitement administratif des dossiers et jouera un rรดle particuliรจrement essentiel dans le dรฉroulement des activitรฉs quotidiennes du bureau.
Responsabilitรฉs Principales
Aider dans tous les aspects de la gestion administrative, de la logistique et du stockage des matรฉriels et รฉquipements ;Assurer la rรฉception et lโenvoi des correspondances ; Assurer lโarchivage et le classement des dossiers ;Rรฉdiger les procรจs-verbaux, compte rendu des rรฉunions ;Faire le suivi administratif avec les bailleurs, sur demande du superviseur ;Gรฉrer la petite caisse du bureau en appliquant les procรฉdures administratives en vigueur ;Participer ร la saisie des donnรฉes administratives dans le systรจme AgressoCoordonner lโinventaire des รฉquipements et matรฉriels du bureau ; Supporter les employรฉs dans toutes les tรขches administratives ;Coordonner et/ou faciliter les arrangements de voyage, de rรฉunions, de confรฉrences et atelier de formation y compris transport local ;Collecter les documents de support administratif, tels que : factures ou reรงus, pour des biens ou des services publics et/ou privรฉs;Rรฉserver des espaces (hรดtels, ou autres) pour les formations techniques ;Chercher des pro forma ;Assurer le suivi des achats du bureau ; Recevoir les visiteurs et les diriger vers le bureau appropriรฉ aprรจs avoir vรฉrifiรฉ auprรจs du destinataire ;รtre le point focal pour les dรฉplacements par voie aรฉrienne avec les compagnies travaillant sur le territoire haรฏtien ;Participer dans toutes les rencontres logistiques relatives au transport aรฉrien du staff de Heifer ;Assurer lโexpรฉdition des plis et colis vers les villes de province et ร lโextรฉrieur du pays Assurer la gestion des plans de communication et les paiements mensuelsSuperviser les chauffeurs et sโassurer de la gestion des fiches de carburant, analyser leur consommation et prรฉparer le rapport mensuel.Superviser le personnel de soutien; Tout autre devoir du mรชme ordre selon les besoins de l'organisation.Qualifications
Diplรดme technique ou universitaire en Administration, Gestion des Affaires, Secrรฉtariat, ou autre domaine connexe ; Au moins 2 ans dโexpรฉrience dans une position similaire ; Excellentes capacitรฉs de communication (รฉcrite et orale) en franรงais et anglais (compรฉtences en espagnol souhaitable) ; Maitrise des logiciels de bureau (Word, Excel, Internet, Outlook, Publisher, etc.) Expรฉrience dans lโutilisation de l'Internet et le logiciel de comptabilitรฉ (Agresso prรฉfรฉrable) Capacitรฉ de travailler sous pression, ร faire face aux exigences des dates limites, et ร travailler en รฉquipe ; Excellentes capacitรฉs de communication (รฉcrite et orale), informatique (network), Excellentes compรฉtences interpersonnelles, de communication et capacitรฉ de pratiquer la diplomatie et le tact avec divers groupes de personnes ; Capacitรฉ de travailler avec une รฉquipe multidisciplinaire.