Assistant Financier (Finance Assistant)

FHI 360 est une organisation de développement mondial qui adopte une approche rigoureuse du développement humain, fondée sur des données probantes. Notre équipe de professionnels comprend des experts dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l'éducation, du développement économique, de la société civile, de l'environnement et de la recherche. FHI 360 opère à partir de plus de 60 bureaux et emploie plus de 4 000 personnes aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement en faveur de partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d'avoir un impact durable sur les personnes, les communautés et les pays dans lesquels nous travaillons en améliorant la vie de millions de personnes. Nous recherchons actuellement un (e ) candidat (e ) qualifié pour le poste d’Assistant Financier (Finance Assistant) dans le cadre du projet USAID/Lova. Ce poste sera basé à Antananarivo, Madagascar, avec des déplacements fréquents dans les régions d'Atsimo Atsianana et d'Androy.

Description du projet

L'objectif de l'activité éducative USAID Lova : Foundational Skills for a Better Future est de renforcer le système éducatif afin de permettre à au moins 50 % des élèves malgaches des écoles primaires publiques formelles incluses dans le projet de l'USAID d'améliorer leur maîtrise de la lecture.

Description du poste

L'assistant(e) financier(e) effectuera des tâches comptables et financières pour le projet. Il examine les transactions pour s'assurer de leur conformité avec les réglementations internes et externes. Les responsabilités comprennent également la tenue des comptes bancaires et des comptes de trésorerie, les rapprochements journaliers, la consolidation des documents approuvés (reçus, transactions bancaires, bons, etc.), la préparation des bons, l'enregistrement des transactions dans le logiciel comptable de FHI360 et conformément aux directives de FHI360, l'archivage et l'assistance lors de la clôture du mois et des audits.

Responsabilités générales du poste

• Fournir une assistance administrative à la gestion comptable et financière du bureau de projet de FHI360-Madagascar.
• Examiner les demandes de paiement, les réclamations, les factures et autres documents justificatifs avant les paiements pour s'assurer de l'exhaustivité des documents, y compris l'approbation et le codage des dépenses dans les codes GL et les nœuds d'imputation appropriés.
• Veiller à ce que les documents appropriés et les approbations soient obtenus à l'avance pour effectuer le paiement.
• Préparer les rapprochements bancaires quotidiens.
• Maintenir le système des fichiers comptables, à la fois par version papier et électronique. S’assurer que toutes les pièces justificatives sont dans l'ordre, complétées correctement et avoir les bordereaux bancaires / copies des chèques attachés. Maintenir les documents financiers de manière ordonnée et sécurisée et mettre régulièrement à jour le système de classement en ligne sur SharePoint.
• Maintenir les dossiers fiscaux pour le projet, enregistrés et payés en temps opportun.
• Préparer les bons de paiement (PVA), les encaissements (CR), les transferts de fonds (CT) ; les bons du journal général (JV) sur une base quotidienne.
• Traiter les comptes fournisseurs (chèques et transferts électroniques de fonds) sur une base hebdomadaire pour les factures des fournisseurs.
• Aider à la prévision et projections mensuelles et préparer la demande mensuelle de virements.
• Aider le Responsable Financier à la clôture mensuelle des livres par des procédures normalisées de FHI 360.
• Aider l'équipe technique dans la révision des budgets d'activités pour s’assurer de l'exactitude avant la présentation pour approbation.
• Traiter les avances de voyage et de programme au personnel et aux consultants, régler les avances de voyage et traiter les demandes de remboursement des dépenses conformément aux politiques de FHI360.
• Travailler avec les chefs de projet pour résoudre les problèmes liés aux dépenses mensuelles et aux budgets des projets.
• Il est responsable de la numérisation de tous les documents financiers sur une base mensuelle et de leur enregistrement sur le SharePoint officiel.
• Assurer la confidentialité des informations financières, y compris le budget, le solde bancaire et les liquidités.
• Participer au paiement des participants pour les dépenses encourues lors des formations et des ateliers.
• Soutenir l'exercice d'audit en aidant à la recherche de documents.
• Expliquer au besoin les principes comptables généralement reconnus, la réglementation de USAID et de FHI 360 au personnel ainsi qu’aux consultants.
• Se conformer à toutes les politiques et procédures de USAID et de FHI 360.
• Effectuer d'autres tâches assignées par son superviseur ou par la hiérarchie

  Qualifications requises

  • Diplôme universitaire en finance, comptabilité, administration des affaires ou autre domaine similaire avec une spécialisation en comptabilité ou en finance.
  • 3 ans d'expérience pertinente dans le cadre d'un projet financé par un bailleur de fonds au sein d'une organisation internationale
  • Connaissance des lois et réglementations, une expérience dans le domaine fiscal Malagasy
  • Sens avéré des responsabilités et de l'obligation de rendre compte.
  • Excellentes compétences en matière d'organisation et de communication
  • La maîtrise du français est requise ; capacité requise à communiquer et écrire correctement en anglais.
  • Habileté à travailler sous pression et à établir des priorités en accomplissant ses tâches et respecter les heures de travail
  • Avoir des qualités professionnelles irréprochables : honnêteté, intégrité, discipline, flexibilité et professionnalisme
  • Être capable de respecter strictement les règles de confidentialité liées au documents confidentiels
  • Être capable de travailler dans un environnement multiculturel
  • Bonne connaissance de l'informatique, en particulier des feuilles de calcul et de l'analyse des données (Excel et Access), et une bonne connaissance des logiciels de comptabilité est souhaitée. La connaissance de programmes comptables tels que GFAS, Sun Systems, etc. serait un avantage.
  • Capacité et volonté de travailler dans des environnements en évolution rapide.
  • Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes de FHI360

    Typical Physical Demands:

    • Typical office environment.
    • Ability to spend long hours looking at computer screen and doing repetitive work on a keyboard.
    • Ability to sit and stand for extended periods of time.
    • Ability to lift/move up to 5 lbs.

      Technology to be Used:

      • Personal Computer/Laptop, Microsoft applications (i.e., Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), cell phone/mobile technology, and standard office equipment.

        Travel Requirements:

        • Less than 10%

          This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

          FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

          Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

          FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.
          
          FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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