Reference number: 2024008
Job status: In-progress
Job category: Local Position
Duty station: Nairobi, Kenya
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CIFOR-ICRAF
The Center for International Forestry Research (CIFOR) and World Agroforestry (ICRAF) envision a more equitable world where trees in all landscapes, from drylands to the humid tropics, enhance the environment and well-being for all. CIFOR and ICRAF are non-profit science institutions that build and apply evidence to todayโs most pressing challenges, including energy insecurity and the climate and biodiversity crises. Over a combined total of 65 years, we have built vast knowledge on forests and trees outside of forests in agricultural landscapes (agroforestry). Using a multidisciplinary approach, we seek to improve lives and to protect and restore ecosystems. Our work focuses on innovative research, partnering for impact, and engaging with stakeholders on policies and practices to benefit people and the planet. Founded in 1993 and 1978, CIFOR and ICRAF are members of CGIAR, a global research partnership for a food secure future dedicated to reducing poverty, enhancing food and nutrition security, and improving natural resources. CIFOR-ICRAF is looking for a
Assistant / Assistante administration & finances du Directeur rรฉgional du Cirad
Overview La direction rรฉgionale du CIRAD, qui couvre onze pays dโAfrique de lโEst, a pour rรดle de promouvoir en partenariat les activitรฉs scientifiques de lโinstitution, et dโassurer ร ses agents les bonnes conditions pour les conduire. Lโassistant appuie le directeur rรฉgional sur ces aspects de gestion administrative et de comptabilitรฉ, en lien avec les services centraux du Cirad basรฉs en France.
Duties and responsibilities
Gestion administrative
ยท Administrer et superviser les besoins du bureau rรฉgional en matiรจre de voyages, de finances, d'achats (fournitures), d'opรฉrations, de classement et d'archivage
ยท Envoyer et recevoir des courriers et des courriels, examiner les correspondances, joindre des informations gรฉnรฉrales et les archiver ;
ยท Aider ร la planification, ร l'organisation et ร la coordination des rรฉunions internes et externes
ยท Assister le personnel du CIRAD dans leur installation ร Nairobi (paiement du loyer, assurance,
ยท Assister les agents du CIRAD en mission, et le personnel de l'INRAe et d'Agreenium si demandรฉ, dans leur mission au Kenya et en Afrique de l'Est (logement, banque et autres besoins).
ยท Organiser et prendre en charge les voyages du personnel, les transferts depuis et vers les aรฉroports, les billets et les rรฉservations d'hรดtel.
ยท Assurer et mettre ร jour la base de donnรฉes d'informations sur la sรฉcuritรฉ qui est partagรฉe par le directeur rรฉgional avec tous les chercheurs du Cirad vivant dans ou visitant la rรฉgion orientale (Djibouti, Tanzanie, Kenya, Rwanda, รrythrรฉe, Ouganda, Soudan et Soudan du Sud, รthiopie, Burundi, Somalie) ;
ยท Mettre ร jour les missions du Cirad et les autres mouvements d'agents dans la rรฉgion ;
ยท En partenariat avec le directeur rรฉgional, suivre les activitรฉs des projets notamment ร travers l'information et la communication sur le site Cirad-Afora
ยท Gรฉrer et organiser l'agenda du directeur rรฉgional en ce qui concerne les rรฉunions de confรฉrences internationales, rรฉdiger les comptes rendus en franรงais et en anglais et compiler les rapports
Gestion de Projets (dans lโhypothรจse de projets directement gรฉrรฉs par la direction rรฉgionale)
ยท Contrรดler l'avancement des projets et assurer le suivi des plans de travail des รฉquipes de projet en veillant ร ce qu'ils soient mis ร jour et liรฉs aux feuilles de temps, y compris l'utilisation du carnet de vote.
ยท รlaborer et traiter les contrats de consultance et de partenariat conformรฉment aux termes de rรฉfรฉrence et aux calendriers.
ยท Examiner les rรฉsultats rรฉels par rapport au budget afin d'assurer une utilisation maximale des montants budgรฉtisรฉs et de formuler des recommandations de rรฉalignement, le cas รฉchรฉant.
ยท Suivre, collecter et examiner les rapports financiers et les demandes de fonds des donateurs, tenir ร jour les dossiers et rendre compte de l'ensemble de la situation financiรจre. Examiner les rapports financiers pour s'assurer qu'ils sont corrects, complets, opportuns et conformes
Gestion budgรฉtaire et financiรจre - Aptitude ร gรฉrer les fonctions de comptabilitรฉ gรฉnรฉrale telles que les rapprochements bancaires, la gestion de la caisse en espรจces, la prรฉparation du budget, la gestion des comptes crรฉditeurs et dรฉbiteurs et les rapprochements bancaires.
ยท Administrer et superviser les journaux financiers et envoyer des rapports financiers mensuels (journal de banque et journal de caisse) au siรจge du CIRAD en France.
ยท Approuver toutes les transactions par chรจque en recevant les appels de la banque pour tous les chรจques ร dรฉbiter, et s'assurer que les informations sont correctes (c'est-ร -dire les dates et les montants).