DEADLINE FOR APPLICATIONS23 September 2024-23:59-GMT-05:00 Colombia Standard Time (Bogota)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world鈥檚 largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
T脥TULO DEL CARGO: Asistente de servicio de Gesti贸n
UNIDAD: Oficinas de Terreno
LUGAR DE TRABAJO: Cali y Medell铆n
DURACI脫N DEL CONTRATO: Un (1) a帽o, prorrogable
MODALIDAD CONTRACTUAL: Fixed Term (FT)
NIVEL: GS 5
CONTEXTO ORGANIZACIONAL:
El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (WFP por sus siglas en ingl茅s) es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que WFP brinda al gobierno nacional responde a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17, haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias monetarias y compra local de alimentos a trav茅s de asociaciones de personas agricultoras. Las actividades del WFP en Colombia se concentran en las poblaciones m谩s vulnerables a la inseguridad alimentaria, que incluye v铆ctimas de la violencia, comunidades marginalizadas y grupos 茅tnicos. Su objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a la crisis clim谩tica. Esto se hace de manera progresiva a trav茅s del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrici贸n.
En este nivel, las personas titulares de los puestos de trabajo son responsables de asumir y llevar a t茅rmino una serie de procesos y actividades que requieren un cierto nivel de interpretaci贸n de las directrices y pr谩cticas est谩ndar. Adem谩s, pueden recomendar una determinada l铆nea de acci贸n a funcionarios de diversos niveles y asignar tareas a otros funcionarios de apoyo. Se encargan de forma independiente de una amplia gama de actividades especializadas de apoyo a la operaci贸n administrativa, de bienes, el seguimiento a la log铆stica de veh铆culos y el apoyo a los funcionarios en procesos administrativos para el desempe帽o de las labores y el alcance del reto del PMA de asistir a las personas en mayor vulnerabilidad.
Las personas titulares de los puestos de trabajo demuestran iniciativa en la identificaci贸n y resoluci贸n de una amplia gama de asuntos e imprevistos en la administraci贸n y orientacion del personal de los procesos propios de la agencia en este campo. El titular de este cargo presta apoyo a la ejecuci贸n y el mantenimiento eficaces de pr谩cticas administrativas de calidad centradas en el cliente y tendientes a conseguir la mejor relaci贸n calidad-precio.
Bajo la supervisi贸n de jefe de la Oficina de Terreno, el Asistente de Administrativo proporciona apoyo y una coordinaci贸n eficaz con el equipo de la Oficina Territorial y sus pares en el pa铆s, adem谩s de mantener una permanente colaboraci贸n t茅cnica con la unidad a nivel nacional.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
- Realizar tareas y actividades dentro de la cartera de Servicios de Gesti贸n para apoyar una prestaci贸n de servicios eficiente y de alta calidad.
- Recopilar datos y preparar an谩lisis b谩sicos para apoyar la creaci贸n de informes que contribuyan a una gesti贸n eficiente de los recursos.
- Llevar a cabo acciones rutinarias relacionadas con las adquisiciones, las finanzas, los recursos humanos y otras 谩reas pertinentes, contribuyendo al registro eficaz y oportuno de los datos en los sistemas corporativos.
- Gestionar y mantener registros f铆sicos y digitales de acuerdo con los procedimientos establecidos para garantizar un acceso r谩pido y sencillo a los datos cuando sea necesario.
- Ser el primer punto de contacto para las consultas internas, proporcionando respuestas oportunas y precisas para facilitar la resoluci贸n eficiente y eficaz de los problemas diarios.
- Contribuir y sugerir mejoras a los procedimientos y pr谩cticas para apoyar la mejora continua de los servicios prestados.
- Utilizar herramientas digitales y aplicaciones tecnol贸gicas para mejorar las pr谩cticas de trabajo y el servicio al cliente.
- Prestar apoyo administrativo a la preparaci贸n de iniciativas entre distintas agencias en el marco de la reforma de las Naciones Unidas para lograr ahorros de costes y mejorar la calidad de los servicios.
- Servir de enlace con otras funciones y contratistas externos para permitir una prestaci贸n de servicios eficiente.
- Asesorar y orientar al personal supervisado en el desempe帽o de sus funciones.
- Realizar tareas de preparaci贸n y respuesta ante emergencias siguiendo las directrices del supervisor.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinar谩 los detalles)
- Apoyar los registros en los sistemas corporativos de PMA cuando sea requerido.
- Prestar apoyo al procesamiento y gesti贸n de tareas administrativas (log铆stica de eventos y reuniones, seguimiento a activos, seguridad y compras) y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gesti贸n eficaz y oportuna de los recursos.
- Cumplir los est谩ndares operativos de viajes de misiones a terreno de sus colegas de equipo y brindar apoyo log铆stico requerido, de manera oportuna y en cumplimiento a las normas y procedimientos del WFP.
- Administrar la caja menor y recursos (fund reservation) bajo el principio de honestidad y responsabilidad, efectuar reembolsos oportunamente y arqueo de caja mensualmente y cumplir con el arqueo aleatorio semestral auditado por el/la Jefe de la Oficina de Terreno.
EXPERIENCIA DESEABLE PARA DESEMPE脩AR ESTA FUNCI脫N:
- Cinco a帽os como m铆nimo de experiencia en la prestaci贸n de apoyo con responsabilidades cada vez mayores, incluidos, por lo menos, dos a帽os en la esfera de administraci贸n u otra disciplina af铆n.
- Conocimiento demostrado de los reglamentos, pol铆ticas, procedimientos, procesos, normas y sistemas de los Servicios de Gesti贸n del PMA.
- Experiencia en la recopilaci贸n de datos y la preparaci贸n de an谩lisis b谩sicos relativos a la cartera de Servicios de Gesti贸n, como la gesti贸n de activos, instalaciones, flota, viajes o 谩reas similares.
- Ha prestado apoyo al personal proporcion谩ndole asesoramiento y orientaci贸n.
- Experiencia trabajando con equipos de diferentes 谩reas funcionales.
CUALIFICACIONES ACAD脡MICAS EST脕NDAR M脥NIMAS:
Formaci贸n: Finalizaci贸n del ciclo de educaci贸n secundaria. Se valorar谩 la presentaci贸n de un certificado de educaci贸n postsecundaria en en Ciencias Econ贸micas o Administrativas.
Idiomas: Servicios Generales (Sede): Dominio del idioma ingl茅s (nivel C). Seg煤n el lugar de destino o la esfera de responsabilidad, podr铆a requerirse el dominio (nivel C) o un conocimiento intermedio (nivel B) de otro idioma oficial.
Servicios Generales (sobre el terreno): Dominio, hablado y escrito, del idioma oficial de las Naciones Unidas que se utilice en el lugar de destino y del idioma hablado en el lugar de destino, si fuera diferente.
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.