Asistente de Oficina: USAID Solid Waste Reduction Program (SWR)

GENERAL: Winrock está aceptando solicitudes para un(a) Asistente de Oficina para el Programa de Reducción de Desechos Sólidos financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Intenracional (USAID). El objetivo de este proyecto de cinco años (2024-2029), , es reducir los desechos en las comunidades y municipios, lo que conduce a océanos limpios en la República Dominicana. Logrará una reducción significativa de las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) al establecer el compostaje de residuos orgánicos, reduciendo la producción de metano; y aumentando las tasas de reciclaje de plástico, reduciendo las emisiones de los combustibles fósiles utilizados para fabricar plástico virgen. POSITION SUMMARY: El(la) Asistente de Oficina se encargará de velar por el buen funcionamiento diario de la oficina de Santo Domingo. Él o ella realizará tareas administrativas, logísticas y de oficina para apoyar las operaciones del Programa de Manejo de Residuos Sólidos. El(la) Asistente de Oficina será supervisado(a) por el(la) Gerente de Recursos Humanos y Operaciones y se le pedirá que brinde apoyo directo a la Directora del Proyecto (COP) y a la Subdirectora (DCOP), entre otras áreas. RESPONSIBILIDADES ESENCIALES: Apoyar la planificación e implementación de la logística para eventos, reuniones y visitas; Coordinar y dar seguimiento a los proveedores, servicios de transporte y entregas; Tomar notas durante las reuniones y eventos clave del programa, según se solicite; Administrar el sistema de archivo de la oficina, archivar documentos y ayudar a mantener el archivo adecuado de documentos en cumplimiento con las políticas y regulaciones de Winrock y USAID; Ayudar con la producción, fotocopia y difusión de documentos de actividades y otros materiales; Servir como recepcionista, recibiendo, dando la bienvenida y dirigiendo a los visitantes, invitados y proveedores de servicios de los proveedores y garantizar que todos los visitantes y otros invitados ingresen y cierren sesión en el registro de visitantes; Mantener actualizada la lista de contactos del personal; Ayudar a solicitar cotizaciones, coordinar el catering y el alquiler de instalaciones para eventos externos. Ayudar en la planificación y organización de reuniones internas y externas, incluyendo reuniones de personal y talleres, conferencias, y otros eventos de actividades. Asegúrar de que el espacio de la oficina esté limpio y bien organizado, y que las instalaciones estén en buen estado de funcionamiento; Servir de enlace y coordinar con proveedores de servicios externos para la seguridad y limpieza de la oficina. Monitoreo y Control del almacenamiento de suministros de oficina, que estén abastecidas y organizadas. Monitorearr el stock de material de oficina para reponer según sea necesario antes de que se agoten. Ayudar a programar citas y mantener los calendarios para la COP y los miembros del equipo de Alta Dirección; Apoyar en el proceso de la solicitud de exoneraciones del ITBIS Recepción de compra de materiales y suministros garantizando la calidad de la compra. Otras tareas, asignadas por el supervisor. CUALIFICACIONES Y ANTECEDENTES: Educación: Licenciatura en un campo relacionado de la Universidad acreditada. Experiencia Profesional: De 1 a 3 años de experiencia en administración y gestión de oficinas La experiencia trabajando en una agencia de desarrollo internacional es altamente preferible. Experiencia en el manejo del Proceso de Exoneración del ITBIS Experiencia en la organización de reuniones, talleres y otros eventos preferiblemente. Ingenio demostrado en la resolución de problemas e iniciativa para aprender nuevas habilidades. Se requiere experiencia con MS Excel; Se prefiere un sólido conocimiento de las aplicaciones de MS Office y experiencia conPlanner. Experiencia en el uso de Sharepoint Habilidades: Capacidad para realizar múltiples tareas en un entorno de inicio de ritmo rápido con gran atención al detalle, la organización y la gestión del tiempo. Fuertes habilidades de comunicación (interpersonal, verbal y escrita) Capacidad demostrada de mantener la discreción y de trabajar con información altamente confidencial y/o protegida requerida. Se prefieren los conocimientos de inglés necesarios. OTRO: Este puesto no es elegible para beneficios para expatriados y sigue una escala salarial de la República Dominicana. Se alienta a las mujeres y a los miembros de grupos minoritarios a presentar su solicitud. Acerca de Winrock International Winrock es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Estamos comprometidos a brindar igualdad de oportunidades de empleo para todas las personas y valoramos la diversidad y la inclusión. Winrock recluta, emplea, entrena, promueve y compensa independientemente de su raza, color, religión, sexo, género, identidad de género, expresión de género, orientación sexual, origen nacional, ascendencia, ciudadanía, edad, discapacidad física o mental, condición médica, estado de cuidado familiar o cualquier otra base protegida por la ley. En Winrock tenemos una misión clara: empoderar a los desfavorecidos, aumentar las oportunidades económicas y mantener los recursos naturales a través de una dedicación inquebrantable a la responsabilidad, la equidad, la innovación, la integridad y la transformación. Winrock sabe que su éxito proviene del arduo trabajo y la firme dedicación de su diversa fuerza laboral. Winrock mantiene su compromiso de mantener la diversidad, la inclusión y la equidad en toda la organización. Conoce más sobre nuestros proyectos: https://winrock.org