Asistente Administrativo/a

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    Asistente Administrativo/a

    Advertised on behalf of

    Location :

    Ciudad de Panamá, PANAMA

    Type of Contract :

    Service Contract

    Starting Date :

    Application Deadline :

    23-Feb-24 (Midnight New York, USA)

    Post Level :

    SB-3

    Duration of Initial Contract :

    Doce meses

    Time left :

    15d 7h 45m

    Languages Required :

    English   Spanish  

    Expected Duration of Assignment : Apply Now Refer a Friend

    UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

    Background

    Contexto Organizacional

    La entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, en la paz y seguridad.

    La Oficina Regional de ONU Mujeres para las Américas y el Caribe, en colaboración con la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) implementa el proyecto “Transformando las economías. Hacia el Reconocimiento, reducción y redistribución del trabajo doméstico y de cuidados no remunerados en América Latina y el Caribe”. El proyecto tiene por objetivo promover la autonomía económica de las mujeres de América Latina, a través de su acceso a políticas y sistemas integrales de cuidado. Para ello, a nivel regional, el proyecto trabajará en la generación y difusión de un modelo escalable de políticas públicas y servicios de cuidados a nivel local que pueda ser replicado en América Latina y España para contribuir a este propósito. A nivel nacional y local, el proyecto trabajará en Ecuador, México, Panamá y República Dominicana, además de dar continuidad a Perú como país piloto que inició en la primera fase, para apoyar en la implementación y adopción de marcos normativos y de política para avanzar en el desarrollo de Sistemas Integrales de Cuidados en América Latina en cumplimiento con el Compromiso de Buenos Aires.

    ONU Mujeres busca contratar un/a Asistente Administrativo basado/a en Panamá, que acompañe y brinde asistencia administrativa y operativa al área de empoderamiento económico de la oficina regional en la implementación del proyecto. Esta persona debe contar con el perfil técnico necesario para administrar, gestionar, brindar asistencia financiera y de programa, y monitorear la implementación de las actividades relacionadas con el componente regional “Modelo escalable de sistema local de cuidados elaborado y difundido a nivel regional” así como brindar soporte a la implementación de las actividades del componente nacional/local y otras que puedan ser requeridas para el área de empoderamiento económico.

    Duties and Responsibilities

    Objetivo y alcance:

    Bajo la supervisión de la Especialista Regional en Políticas de Empoderamiento Económico y en coordinación con la/el Coordinador/a de Proyecto, el/la Asistente Administrativo prestará asistencia administrativa, operativa y logística al proyecto para la organización, planificación y acompañamiento de la implementación de las actividades programadas del proyecto “Transformando las economías. Hacia el reconocimiento, reducción y redistribución del trabajo doméstico y de cuidados no remunerado en América Latina y el Caribe” de ONU Mujeres, asegurando la articulación y la coherencia de todas las acciones llevadas a cabo en el marco del proyecto, la coordinación operativa y el logro de los resultados. El/la Asistente Administrativo debe velar que las actividades se implementen conforme al Documento de Proyecto aprobado por ONU Mujeres y el donante y otros documentos de referencia aplicables.

    Además, el/la Asistente Administrativo apoyará la promoción y gestión del conocimiento, impulsará la estrategia de comunicación y se hará cargo de los procedimientos financieros requeridos para la implementación del proyecto.  Por otra parte, se ocupará de coproducir, organizar y administrar la recopilación de documentos y apoyar el levantamiento de las evidencias necesarias para alimentar el sistema de monitoreo y evaluación y hacer seguimiento a los resultados e indicadores del proyecto.

    El/la Asistente Administrativo trabajará en estrecha colaboración con el/la Coordinador/a Regional de Proyecto, los equipos técnicos y de operaciones de las oficinas país de ONU Mujeres de los países priorizados, el equipo de empoderamiento económico y el equipo de operaciones de la Oficina Regional de ONU Mujeres.  Deberá igualmente mantener una comunicación y relación con otros actores clave involucrados en el proceso para contribuir al desarrollo de las actividades regionales y trabajar para el logro de los resultados.

    Adicionalmente bajo la orientación de la Especialista Regional en Políticas de Empoderamiento Económico y el equipo técnico del área de empoderamiento económico, el/la Asistente Administrativo/a deberá acompañar y apoyar el trabajo del área en lo relativo a las tareas operativas, logísticas, administrativas y financieras que se requieran para la consecución de los objetivos de ONU Mujeres en materia de Empoderamiento Económico.

    Obligaciones y responsabilidades

    1. Brindar apoyo administrativo y logístico siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres.

  • Llevar a cabo y dar seguimiento a las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el proyecto y otras que puedan estar relacionadas con el área de empoderamiento económico;
  • Apoyar en el desarrollo de acciones para recoger, organizar, sistematizar y consolidar información en un formato de Plan Anual de Trabajo de forma que permita la identificación y seguimiento de actividades, hitos, procesos responsables, tiempos, lugares y resultados, así como el seguimiento a la ejecución del presupuesto de todas las actividades contempladas en dicho Plan;
  • Apoyar los procesos de viaje del equipo de empoderamiento económico, garantizando su exactitud y cumplimiento en tiempo oportuno, y el seguimiento de estos hasta su conclusión - organización de viajes y reservas de hotel, preparación de autorizaciones de viaje, tramitación de solicitudes de visados, documentos de identidad y otros documentos.  Recopilar información para viáticos (DSA), agencias de viajes y otras encuestas administrativas.  Crear plantillas y formularios F-10 para que las misiones organizadas tramiten el pago de dietas;
  • Preparar y recopilar documentos administrativos y plantillas relativas a la gestión de pagos, anticipos y viajes (órdenes de compra (PO), Non-PO, requisiciones, solicitudes de viajes) para el proyecto de cuidados, garantizando la exactitud y el cumplimiento de los plazos;
  • Brindar apoyo administrativo al área de empoderamiento económico en el desarrollo y control de tiempos sobre gestión de contratos, selección de personal (apoyar en la preparación de términos de referencia, anuncio de vacantes en UNDP Jobs, lista larga, lista corta, entrevistas etc.) solicitudes de cotización y otras especificaciones para la contratación de bienes y servicios, de acuerdo con las necesidades del proyecto, así como apoyo en el seguimiento del proceso de selección y solicitud de contratación
  • Mantener actualizado el sistema de archivo y bases de datos del proyecto de cuidados;
  • Asistir en tareas relacionadas o cualquier otra tarea asignada por la Coordinadora del Proyecto y la Especialista Regional de Políticas de Empoderamiento Económico.

    2. Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres.

  • Llevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por el proyecto de cuidados (gestión de pagos, gastos de fondos, desembolsos etc.);
  • Dar seguimiento a las actividades relacionadas con la financiación y presupuesto del proyecto de cuidados a través de la herramienta de software Quantum y otras que puedan estar relacionadas con el área de empoderamiento económico;
  • Velar por la exactitud y pertinencia de los documentos justificativos de los pagos y los informes financieros;
  • Mantener el sistema de control interno de los gastos, incluidas las medidas correctivas oportunas sobre los comprobantes no contabilizados, incluidos los comprobantes con errores de comprobación presupuestaria, las excepciones de correspondencia y los comprobantes no aprobados;
  • Mantener un sistema de archivo adecuado de los registros y documentos financieros, tanto en papel como en formato electrónico;
  • Actualizar regularmente las hojas de cálculo de control financiero del proyecto de cuidados;
  • Ayudar en la preparación y revisión de los acuerdos de financiación y la documentación de apoyo, en caso de ser necesario;
  • Elaborar informes de gestión periódicos sobre la situación de los recursos financieros del proyecto de cuidados y apoyar la preparación de gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes.

    3. Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del programa.

  • Proporcionar apoyo administrativo y logístico para la planificación y organización de misiones, eventos, conferencias, talleres, formaciones, reuniones técnicas, seminarios, entre otras actividades que se realicen durante la implementación del proyecto de cuidados, incluidos los preparativos relacionados con los viajes, el transporte y el alojamiento nacional e internacional del equipo de empoderamiento económico;
  • Apoyar la organización de eventos de ONU Mujeres, incluyendo la adquisición de bienes y servicios requeridos (lugar de eventos, catering, materiales, etc.), la preparación de documentos (cartas de invitación, agendas, notas logísticas, guías para las moderaciones etc.), envío de invitaciones y seguimiento de la participación, coordinación con socios, participación en eventos para garantizar su correcto desarrollo, toma de notas, asistencia a participantes, entre otras actividades;
  • Asistir en la preparación de reuniones técnicas y de partes interesadas (equipo de empoderamiento económico y el equipo de operaciones de la Oficina Regional de ONU Mujeres, contrapartes de gobierno u otros, asesores/as y expertos/as técnicos, representantes de la academia y sociedad civil, entre otras) incluyendo la preparación de agendas y materiales de apoyo, levantando actas, minutas, informes sobre acuerdos asumidos, estado de avance del proyecto o cualquier otra tarea relacionada que se solicite;
  • Brindar soporte en la organización de las reuniones del Grupo de Trabajo Operativo (OWG) una vez al mes (o según se considere necesario) para dar seguimiento de las actividades diarias del proyecto sobre cuidados.

    4. Apoyar la promoción, la gestión del conocimiento y los esfuerzos de comunicación

  • Apoyar la implementación de la estrategia de comunicación y de difusión de resultados del proyecto sobre cuidados;
  • Asistir a él/la Coordinador/a Regional de Proyecto en la elaboración del orden del día de los eventos, presentaciones y materiales básicos de comunicación cuando sea necesario;
  • Prestar el apoyo administrativo necesario para favorecer el intercambio de conocimientos en la región en materia de cuidados con las redes de conocimientos y comunidades de prácticas y análisis;
  • Proporcionar información básica a los socios y partes interesadas en el programa sobre eventos y actividades.
  • Apoyar a él/la Coordinador/a Regional de Proyecto a preparar insumos técnicos (presentaciones, datos relevantes, resúmenes, etc.), informes y documentación necesaria para la implementación del proyecto sobre cuidados y presentarlos a los tres mecanismos de gobernanza del Proyecto (Comité Directivo regional (RSC); Comité Directivo Nacional (NSC) y Grupo de trabajo operativo (OWG).

    5. Reportes, Monitoreo y evaluación.

    📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

    ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

  • Asistir en la aplicación de la estrategia inicial de monitoreo del proyecto que permita hacer el seguimiento de indicadores y resultados y lograr la medición del impacto;
  • Apoyar la compilación de insumos y documentos, levantar evidencias que contribuyan a la sistematización y monitoreo de los resultados y al seguimiento de los indicadores vinculados con el trabajo de ONU Mujeres en el país y las actividades del proyecto sobre cuidados;
  • Prestar apoyo en el seguimiento financiero de la ejecución del proyecto;
  • Apoyar la elaboración de los informes de progreso trimestrales y anuales internos de ONU Mujeres. Incluir dicha información en la Plataforma de Sistema de Monitoreo de Resultados de ONU Mujeres (Results Monitoring System, RMS) en estrecha colaboración con el especialista regional de coordinación, la Especialista regional de políticas de empoderamiento económico, la Especialista regional de Cuidados y el equipo técnico del área de empoderamiento económico de la oficina regional;
  • Contribuir a la recopilación de insumos y participar en la elaboración del informe anual técnico para el donante del proyecto sobre cuidados en base a los requerimientos establecidos por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) y ONU Mujeres.  Apoyar al área de finanzas de la Oficina Regional y la Oficina Sede de ONU Mujeres en la elaboración del informe financiero y el envío a la Sede para su remisión al donante;   
  • Apoyar en la ejecución de la evaluación interna, a desarrollarse en el año final de implementación en alianza con los socios del proyecto, para establecer el nivel de cumplimiento con los objetivos y resultados previstos, identificar las fortalezas y debilidades de la acción en su conjunto y las estrategias de sostenibilidad para dar continuidad a las acciones implementadas a nivel nacional y regional.

    Indicadores Clave de Rendimiento

  • Cumplimiento y respeto de las reglas y regulaciones de ONU Mujeres de acuerdo con lo estipulado en el convenio entre ambas partes;
• Contribución a la gestión transparente de los recursos del proyecto;

Competencies

Valores

Competencias

Competencias Funcionales:

Required Skills and Experience

Nivel de Educación:

Título universitario en administración de empresas, economía, finanzas, contabilidad, ciencias sociales o áreas afines es requerido.

Experiencia:

Idiomas:

Otros requerimientos:

El / La persona a contratar deber ser ciudadano/a Panameño/a (natural o legal), o extranjero/a con residencia permanente y con permiso de trabajo vigente para trabajar en Panamá por la duración del contrato.

CÓMO APLICAR:

Solicitud:

Todas las solicitudes deben incluir (como archivo adjunto) el formulario de Historia Personal de ONU Mujeres (P-11) completo, que se puede descargar desde: https://www.unwomen.org/sites/default/files/2022-07/UN-Women-P11-Personal-History-Form-es.doc 

Tenga en cuenta que el sistema solo permitirá un archivo adjunto. Las solicitudes sin el formulario P-11 de ONU Mujeres completado se considerarán incompletas y no se considerarán para una evaluación adicional.

Sólo se contactará a los/as candidatos/as calificados/as preseleccionados/as. Si tiene dificultades con las solicitudes de empleo en línea, comuníquese con jobs.help@undp.org

Nota:

En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la Entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres. La creación de ONU Mujeres surgió como parte de la agenda de reforma de la ONU, reuniendo recursos y mandatos para un mayor impacto. Fusiona y se basa en el importante trabajo de cuatro partes previamente distintas del sistema de las Naciones Unidas (DAW, OSAGI, INSTRAW y UNIFEM), que se centraban exclusivamente en la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres.

Diversidad e Inclusión

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización.  

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura.  

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.  Las candidatas y los candidatos seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. (La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas y los candidatos seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes).  

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