PROPÓSITO
Esta posición es necesaria para brindar soporte administrativo y logística durante el proceso de implementación de la Unidad Programática PU para Plan International México. Así como también, para dar asesoría administrativa y la realización de los procesos administrativosfinancieros y logísticos del PU de Ciudad Juárez, Chihuahua.
ESTA POSICION REQUIERE QUE LA PERSONA VIVA EN CIDAD JUAREZ O CERCANOS
DIMENSIONES DEL ROL
Alcance del puesto A nivel de Unidad Programática PU Tapachula, Chiapas
Grupos dependientes de su gestión NA
Presupuesto asignado $23,759 mes bruto, con beneficios seguro de vida, seguro gastos médicos mayores.
Tiempo de duración del programa Abril 2023 – abril 2024 con posibilidad de extensión según fondos disponibles
Tipo de contratación Nómina
Activo fijo asignado Computadora, teléfono, servicio de comunicación
Información confidencial Casos especiales de niñas, niños, jóvenes o personas adultas de la comunidad.
Tipo de reportes
Financieros-administrativos.
Áreas afectadas por el incumplimiento de sus funciones
Programas.
Compras, licitaciones y contrataciones.
Finanzas.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Responsabilidades generales - Resultados finales claves para la posición
Realizar el seguimiento administrativo y financiero de la Unidad Programática.
Gestionar y sistematizar la información administrativa, financiera y logística de la Unidad Programática
ACTIVIDADES DE CADA RESPONSABILIDAD
Realizar el seguimiento administrativo y financiero del programa
Ejecución y documentación del desarrollo de la unidad programática PU con apoyo del personal de Plan para dar seguimiento y cumplimiento a las actividades del PU.
Ejecución de la planificación administrativa, financiera y de comprasadquisiciones.
Asegurar que las planificaciones financieras estén alineadas con la planificación administrativa.
Proporcionar con anticipación y proactivamente los materiales, insumos, procesos de consultorías, entre otros requeridas por la PU.
Elaborar requisiciones, órdenes de compra, términos de referencia y solicitudes de egreso en base a lineamientos técnicos de la coordinación de la PU.
Participar en las reuniones de equipo técnico de la PU y nacionales cuando se requiera.
Elaboración y entrega de correspondencia a personal responsable de la PU y al equipo de Plan International Mexico.
Asegurar el cumplimiento de las normas de GH, ROA y Plan International México.
Documentar contable y financieramente las inversiones y gastos derivados de la implementación de la PU.
Coordinar con proveedores la entrega de bienes oy servicios.
Facilitar con otras áreas de Plan la buena gestión administrativa y financiera de la PU.
Indicadores de éxito
Documentación archivada y ordenada.
Gestionar y sistematizar la información administrativa, financiera y logística de la Unidad Programática
Realizar un buen registro administrativo contable de la PU.
Monitoreo en el sistema SAP la ejecución del presupuesto y procesamiento de la información periódicamente en las fechas requeridas.
Archivos de la PU se mantienen completos y con toda la información de soporte.
Supervisión del levantamiento y cumplimiento de la documentación y medios de verificación de la PU.
Coordinación con la administración para las adquisiciones y compras necesarias para la ejecución de los proyectos de la PU.
Participar y apoyar en las auditorias de Plan o del donante facilitando la información requerida completa, ordenada y de manera oportuna.
Elaboración de informes financieros, de rendición de cuentas y apoyo a los informes narrativos.
Llevar un archivo de forma digital y físico de toda la documentación de respaldo de la PU.
Elaborar WorkBooks trimestrales de la PU.
Elaborar borrador de propuestas de modificación al presupuesto
Elaborar, dar seguimiento y cumplir con el plan de compras anual de la PU
Indicadores de éxito
Documentación de la PU recopilada en carpeta del PO en base a lineamientos de Plan y requerimientos del donante.
Información en SAP actualizada.
Plan de compras implementado adecuadamente.
El 100% de los informes presentados corresponden a políticas y lineamientos institucionales, y cumplen con los estándares definidos.
EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Calificaciones y experiencia
Título universitario en administración de empresas o similares.
Manejo de Word, Excel, PowerPoint y correo electrónico.
Conocimiento de la Teoría de Género, Derechos de la Niñez, Derechos Humanos, Participación ciudadana.
Experiencia en gestión financiero- administrativa y de compras en programas similares 1 año como mínimo.
Elaboración de informes financieros, planes de acción e instrumentos de monitoreo y control.
Habilidades específicas al puesto
Excelente comunicación oral y escrita.
Creatividad para la resolución de problemas y la toma de decisiones.
Habilidad numérica
Excelente redacción y ortografía.
Análisis de datos y capacidad de síntesis.
Habilidad para trabajar en equipo y en un ambiente multidisciplinario.
Dominio oral y escrito del inglés deseado
Otros requisitos
Empatía con la igualdad de género y diversidad sexual.
Sensibilidad social
Interés y compromiso de trabajo con niños, niñas jóvenes y mujeres.
Disposición de viajar al interior del país.
VALORES DE PLAN INTERNACIONAL
Trabajamos para lograr un impacto duradero
Tengo el valor para retar la forma en que trabajamos, tanto nosotrosas como las demás personas, con miras a alcanzar los mejores resultados.
Tomo la iniciativa para encontrar nuevas y mejores formas de realizar mi trabajo.
Enfoco mi esfuerzo en donde contribuirá de la mejor manera al propósito y objetivos estratégicos de nuestra organización.
Soy flexible y me adapto -o incluso cambio- mi manera de trabajar cuando es necesario.
Busco y utilizo información para mejorar la eficiencia y efectividad en mi trabajo, para incrementar mi contribución.
Persevero y animo a los demás a persistir en una actitud positiva ante los contratiempos y la adversidad.
Somos abiertosas y rendimos cuentas
Me hago responsable y fomento igual responsabilidad dentro y fuera de la organización por lo que hemos acordado hacer y por el impacto de nuestras acciones en los demás.
Soy abiertoa, honestoa y transparente en mi trabajo.
No temo admitir mis errores, sino que trato de corregirlos y hacer mejor mi trabajo la próxima vez.