PROPÓSITO
Esta posición es necesaria para brindar soporte administrativo y logística durante el proceso de implementación de la Unidad Programática (PU) para Plan International México. Así como también, para dar asesoría administrativa y la realización de los procesos administrativos/financieros y logísticos del PU de Puebla /Morelos.
ES REQUERIDO QUE LA PERSONA QUE APLIQUE VIVE EN PUEBLA O LUGARES CERCANOS
DIMENSIONES DEL ROL
Alcance del puesto Puebla/Morelos (Unidad Programática Tapachula)
Grupos dependientes de su gestión N/A
Presupuesto asignado $13,500/ mes bruto, con beneficios (seguro de vida, seguro gastos médicos mayores.
Tiempo de duración del programa mayo 2023 – diciembre 2023
Tipo de contratación Servicios profesionales
Activo fijo asignado Computadora, teléfono, servicio de comunicación
Información confidencial Casos especiales de niñas, niños, jóvenes o personas adultas de la comunidad.
Tipo de reportes:
Financieros-administrativos.
Áreas afectadas por el incumplimiento de sus funciones:
Programas.
Compras, licitaciones y contrataciones.
Finanzas.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Responsabilidades generales - Resultados finales claves para la posición:
Realizar el seguimiento administrativo y financiero del proyecto.
Gestionar y sistematizar la información administrativa, financiera y logística del proyecto.
ACTIVIDADES DE CADA RESPONSABILIDAD
Realizar el seguimiento administrativo y financiero del programa
Ejecución y documentación del desarrollo del proyecto con apoyo del personal de Plan para dar seguimiento y cumplimiento a las actividades del del proyecto.
Ejecución de la planificación administrativa, financiera y de compras/adquisiciones.
Asegurar que las planificaciones financieras estén alineadas con la planificación administrativa.
Proporcionar con anticipación y proactivamente los materiales, insumos, procesos de consultorías, entre otros requeridas por el proyecto.
Elaborar requisiciones, órdenes de compra, términos de referencia y solicitudes de egreso en base a lineamientos técnicos de la coordinación del proyecto.
Participar en las reuniones de equipo técnico del proyecto y nacionales cuando se requiera.
Elaboración y entrega de correspondencia a personal responsable del proyecto y al equipo de Plan International Mexico.
Asegurar el cumplimiento de las normas de GH, ROA y Plan International México.
Documentar contable y financieramente las inversiones y gastos derivados de la implementación del proyecto.
Coordinar con proveedores la entrega de bienes o/y servicios.
Facilitar con otras áreas de Plan la buena gestión administrativa y financiera del proyecto.
Indicadores de éxito:
Documentación archivada y ordenada.
Gestionar y sistematizar la información administrativa, financiera y logística del proyecto
Realizar un buen registro administrativo contable del proyecto.
Monitoreo en el sistema SAP la ejecución del presupuesto y procesamiento de la información periódicamente en las fechas requeridas.
Archivos del proyecto se mantienen completos y con toda la información de soporte.
Supervisión del levantamiento y cumplimiento de la documentación y medios de verificación del proyecto.
Coordinación con la administración para las adquisiciones y compras necesarias para la ejecución de los proyectos del proyecto.
Participar y apoyar en las auditorias de Plan o del donante facilitando la información requerida completa, ordenada y de manera oportuna.
Elaboración de informes financieros, de rendición de cuentas y apoyo a los informes narrativos.
Llevar un archivo de forma digital y físico de toda la documentación de respaldo del proyecto.
Elaborar WorkBooks trimestrales del proyecto.
Elaborar borrador de propuestas de modificación al presupuesto
Elaborar, dar seguimiento y cumplir con el plan de compras anual del proyecto.
Indicadores de éxito:
Documentación del proyecto recopilada en carpeta del PO en base a lineamientos de Plan y requerimientos del donante.
Información en SAP actualizada.
Plan de compras implementado adecuadamente.
El 100% de los informes presentados corresponden a políticas y lineamientos institucionales, y cumplen con los estándares definidos.
RELACIONES
Internos Frecuencia de Contacto
Coordinador/a local Diario
Analista Admin/Fin Diario
Gerencia de Unidad de Programas Semanal
Especialista MERL Semanal
Coordinación regional Cuando sea requerido
Departamento de Compras y Adquisiciones
Coordinador (a) de Comunicaciones Cuando sea requerido
Externos Frecuencia de Contacto
Organizaciones civiles e instituciones públicas Cuando sea requerido
Empresas Consultoras y Proveedores Cuando sea requerido
EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Calificaciones y experiencia
Título universitario en administración de empresas o similares.
Manejo de Word, Excel, PowerPoint y correo electrónico.
Conocimiento de la Teoría de Género, Derechos de la Niñez, Derechos Humanos, Participación ciudadana.
Experiencia en gestión financiero- administrativa y de compras en programas similares (1 año como mínimo).
Elaboración de informes financieros, planes de acción e instrumentos de monitoreo y control.
Habilidades específicas al puesto
Excelente comunicación oral y escrita.
Creatividad para la resolución de problemas y la toma de decisiones.
Habilidad numérica
Excelente redacción y ortografía.
Análisis de datos y capacidad de síntesis.
Habilidad para trabajar en equipo y en un ambiente multidisciplinario.
Dominio oral y escrito del inglés deseado