Description de poste
L’assistant (e) Administratif (ve)
USAID/ Lova : Foundational Skills for a Better Future (Madagascar)
CONTEXTE
FHI 360 est une organisation de développement mondial qui adopte une approche rigoureuse du développement humain, fondée sur des données probantes. Notre équipe de professionnels comprend des experts dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l'éducation, du développement économique, de la société civile, de l'environnement et de la recherche. FHI 360 opère à partir de plus de 60 bureaux et emploie plus de 4 000 personnes aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement en faveur de partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d'avoir un impact durable sur les personnes, les communautés et les pays dans lesquels nous travaillons en améliorant la vie de millions de personnes. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour deux postes d’Assistants(e) Administratifs(ve) pour le projet USAID/Lova, l’un basé à Antananarivo et l’autre à Farafangana, pour celui de Farafangana, la relocalisation ne sera pas prise en charge, merci de préciser votre choix de lieu lors de l’envoi de candidature.
Description du projet
L'objectif de l'activité éducative USAID Lova : Foundational Skills for a Better Future est de renforcer le système éducatif afin de permettre à au moins 50 % des élèves malgaches des écoles primaires publiques formelles incluses dans le projet de l'USAID d'améliorer leur maîtrise de la lecture.
Description du poste
L’assistant (e) Administratif (ve) travaillera sous la direction du directeur des opérations et des finances et sera en étroite collaboration avec les personnels du département opération du projet.
L’assistant (e) Administratif (ve) exécute une variété de tâches administratives et de bureau. Le poste exige une connaissance des politiques et procédures organisationnelles et départementales afin de communiquer des informations concernant les programmes et les services. Les tâches accomplies peuvent inclure la préparation de documents et de rapports, la bureautique, la compilation de dossiers, l'organisation et le classement des documents, la publication d'informations, l'accueil et l’orientation des visiteurs, la distribution du courrier et la photocopie. La gamme de fonctions comprend, mais sans s'y limiter à la collecte et la vérification des données, résumé et la vérification des informations ou données financières, la revue et le traitement ainsi que l'inventaire.
Il/elle va être amenée à gérer et exécuter des fonctions administratives complexes et confidentielles pour assurer le bon déroulement des opérations exécutives et à fournir un soutien administratif et de secrétariat pour le projet LOVA.
Responsabilités générales du poste
- Gérer toutes les correspondances entrantes et sortantes,
- Maintenir / mettre à jour les calendriers de l'équipe de la haute direction, les rendez-vous et les réunions.
- Aider aux procédures de passation de marché du projet
- Faire le suivi des paiements des factures transmises à la comptabilité ;
- Communiquer avec le personnel interne et externe selon les besoins ;
- Rédiger la correspondance et les rapports demandés. Enregistrer les procès-verbaux des réunions et les diffuser parmi le personnel du bureau de pays. Gérer les dossiers et les dépôts de bureau, le cas échéant.
- Aider l'équipe des opérations à fournir un soutien logistique pour les ateliers et les formations.
- Fournir des soutiens logistiques
- Préparer et tenir à jour la documentation, les plans, les rapports, les calendriers, les bases de données, les feuilles de calcul, les journaux, etc. pour soutenir les fonctions ;
- Assister dans la traduction des documents ;
- Effectuer des tâches supplémentaires comme assignées par la direction
Il/Elle assurera des tâches de soutien administratif, programmatique et logistique au projet et servira de ressource pour l'assistance administrative.
Qualifications requises
- Être détenteur d’un diplôme de licence en administration des affaires ou son équivalent reconnu
- Connaissance des compétences administratives et / ou de secrétariat indispensable.
- Expérience de 0-3 ans en tant qu’assistant (e) Administratif (ve), de préférence dans une grande organisation complexe.
- La connaissance des programmes financés par l'USAID et des organisations non gouvernementales à Madagascar serait un atout.
- Compétences considérables en communication orale et écrite.
- Capacité à communiquer efficacement et avec tact avec tous les niveaux du personnel, les représentants des donateurs et des organismes collaborateurs, des personnes de cultures diverses et le public.
- Capacité à négocier avec tact
- Initiative et discrétion dans le jugement et la gestion des questions confidentielles, des documents et des questions sensibles.
- Maîtrise des compétences en secrétariat pour inclure la grammaire, l'orthographe et la relecture.
- Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint et Excel
- Capacité à travailler de manière autonome et à organiser, coordonner et traiter efficacement les affectations de travail, tout en accordant une attention au détail.
- Avec une supervision minimale, gérer efficacement le flux de travail à volume élevé.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à définir des priorités. Capacité à gérer une charge de travail exigeante.
- Capacité d'anticiper le support technique et administratif requis.
- Capacité de rechercher et d'obtenir des informations de diverses sources.
- Possibilité de voyager dans les diverses zones d’activité du projet si nécessaire
Les énoncés ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau de travail et sont susceptibles d'être modifiés. Elles ne constituent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, compétences, efforts ou conditions de travail associés à l'emploi.
La présente description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées dans l'exercice de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.
Nous offrons une rémunération compétitive et un ensemble d'avantages exceptionnels. Veuillez consulter le centre de carrières de FHI 360 à l'adresse http://www.fhi360.org/careers pour obtenir la liste de tous les postes à pourvoir.
FHI 360 est un employeur qui respecte l'égalité des chances et l'action positive. FHI 360 s'engage à offrir des opportunités d'emploi égales, indépendamment de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'origine nationale ou ethnique, de l'âge, du handicap ou du statut d'ancien combattant dans les politiques, les programmes ou les activités.
This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.
Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.
FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.
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