El propósito del cargo de Asistente Técnica Administrativo/a es realizar labores de apoyo para la gestión de archivo físico y digital de las unidades de NRC que lo requieran en el área Centro+URR.
Responsabilidades generales:
Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC. Apoyar con la implementación del portafolio de la función de soporte de acuerdo con el plan de acción.Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por el/la líder de equipo.Asegurar el adecuado diligenciamiento de documentos para gestión de pago, inventarios y formatos a su cargo. Promover y compartir ideas para el mejoramiento de las funciones de soporte.Realizar la labor de acuerdo con el plan de trabajo y desarrollo.Responsabilidades específicas:
Dar seguimiento y verificar la prestación de servicios de conectividad (Líneas fijas, líneas móviles y servicio de internet) desde la asignación hasta el pago. Realizar el registro de información en las bases de datos dispuestas para el seguimiento y control de los procesos administrativos. Gestionar y hacer seguimiento al proceso de reserva, confirmación, facturación y conciliación de los servicios de alojamiento. Gestionar y brindar soporte de las plataformas dispuestas para la solicitud de servicios de viajes del personal de NRC y visitantes, de acuerdo con los procedimientos y acuerdos marco vigentes estipulados por la unidad de administración; asegurando la gestión adecuada desde la reserva hasta la facturación y pago.Revisar y dar seguimiento a los reportes de facturación emitidos por los proveedores de servicios administrativos garantizando su correcta gestión. Solicitar y dar seguimiento a los estados de cartera emitidos por los diferentes proveedores de servicios administrativos. Apoyar la elaboración de informes y reportes solicitados por la supervisiónRecopilar y consolidar el archivo físico a cargo de la unidad de administración en el área para la transferencia primaria de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental. Brindar atención a visitantes externos y canalizarlos al área correspondiente.Las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo. CompetenciasLas competencias son importantes para que el empleado y la organización puedan lograr los resultados deseados. Estas son relevantes para todo el personal y se dividen en las siguientes dos categorías:
1. Competencias profesionales
Estas son las habilidades, conocimientos y experiencias que son importantes para el desempeño eficaz.
Competencias profesionales generales:
Experiencia previa laboral, por pasantía o practica universitaria de al menos 1 año. Experiencia de trabajo en funciones de apoyo en contextos de ayuda humanitariaExperiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargoAlgún conocimiento en el idioma inglésHabilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:
Técnico en gestión documental o estudiante de 5to semestre como mínimo.Experiencia comprobada en el uso de MS OfficeExperiencia previa de software relacionado es bien valorada.Se valorará positivamente experiencia en cargos similares con algún organismo internacional, con Agencias de Naciones Unidas y/o contexto humanitario.Disposición para aprender y entender el carácter del trabajo que se realiza desde el NRC.Sensibilidad e interés por los temas sociales.2. Competencias comportamentales:
El marco de competencias del NRC establece 12 competencias comportamentales y son esenciales las siguientes para este cargo:
Manejar entornos inseguros.Planear y lograr resultados.Empoderar y construir confianza.Comunicar con impacto y respeto.NATURALEZA JURÍDICA DEL CONTRATO Y REQUERIMIENTOS
El vínculo entre NRC y la persona a contratar se establecerá a través de un contrato laboral Termino Fijo, de acuerdo con la legislación laboral colombiana, con pago mensual de acuerdo con el escalafón de NRC Colombia.
“NRC define sus salarios basándose en una evaluación a nivel nacional y en una escala salarial. Por lo tanto, todos los sueldos de los/as nuevos/as empleados/as se fijan en dicha escala y pueden oscilar entre $2.700.000 y $2.900.00 en función del grado específico de la vacante que vaya a cubrir la persona seleccionada. Es importante señalar que NRC tiene capacidad limitada de negociación salarial”
PROCESO DE SELECCIÓN
Quienes estén interesados deben ingresar a la página www.nrc.org.co, diligenciar el formato de hoja de vida de NRC y enviar adjunto carta de interés. Fecha límite de aplicación martes 31 de octubre 2023 a las 6:00 p.m.
Nota Importante: Sólo serán analizadas las propuestas que cumplan con todos los requisitos solicitados y que sean enviadas en la fecha indicada.
El/La postulante, con su participación y el envío de su aplicación dentro del proceso de selección y contratación, da fe de cumplir tanto el perfil cuanto todas las competencias y requisitos mencionados. Igualmente, asegura la certeza y la autenticidad de la información que brinda y de todos los soportes documentales que se le puedan solicitar o que entrega a la organización y autoriza a esta última para corroborar, directa o indirectamente, la información ante los centros educativos y demás organizaciones.
El/La postulante también autoriza a la organización para que realice la búsqueda de información restrictiva en relación con sus datos personales en bases de datos o sistemas de información locales, nacionales e internacionales.
El Consejo Noruego para Refugiados (NRC) ofrece igualdad de oportunidades y valora contar con personal diverso en edad, género, etnia, nacionalidad y capacidad física. NRC espera que su personal respete y reconozca las diferentes necesidades y riesgos que enfrentan los/las colegas, así como los/las participantes de los programas.
Informamos que todo proceso de selección y reclutamiento del Consejo Noruego para Refugiados – NRC es gratuito y se gestiona directamente por la organización. Todas nuestras vacantes se encuentran disponibles en la página web www.nrc.org.co y en ningún caso abrimos procesos de selección medio de terceros.
The Norwegian Refugee Council (NRC) is an independent humanitarian organisation helping people forced to flee. We work in crises across more than 31 countries, providing emergencies and long-term assistance to millions of people every year. We stand up for people forced to flee, advocating their rights. NORCAP, our global provider of expertise, helps improve international and local ability to prevent, prepare for, respond to and recover from crises. NRC also runs the Internal Displacement Monitoring Centre in Geneva, a global leader in reporting on and advocating for people displaced within their own country. Employment with NRC may lead to employment in or deployment to Regions, Countries, Areas or Offices that may be host to considerable health, safety and security risks. NRC takes this very seriously and we have procedures in place to reduce known risks, but will never be able to take away all risks. NRC is an equal opportunities employer and aims to have staffing diversity in terms of age, gender, ethnicity, nationality and physical ability.At NORCAP, we work to better protect and empower people affected by crises and climate change. With expertise in the humanitarian, development and peacebuilding sectors, we collaborate with local, national and international partners on finding solutions to meet the needs of people at risk. NORCAP is part of the Norwegian Refugee Council.