Administration Technical Assistant Colombia Bogotá (Only Nationals)

El propósito del cargo de Asistente Técnico Administrativo/a es realizar labores administrativas que contribuyan al adecuado funcionamiento de la unidad de soporte.

Responsabilidades generales:

1. Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC. 
2. Apoyar con la implementación del portafolio de la función de soporte de acuerdo al plan de acción.
3. Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por el/la líder de equipo.
4. Asegurar el adecuado diligenciamiento [FV1] de documentos para gestión de pago, inventarios y formatos a su cargo. 
5. Promover y compartir ideas para el mejoramiento de las funciones de soporte.
6. Realizar la labor de acuerdo con el plan de trabajo y desarrollo.

   Responsabilidades específicas

   1. Dar seguimiento y verificar la prestación de servicios de conectividad (Líneas fijas, líneas móviles y servicio de internet) desde la asignación hasta el pago. 
   2. Realizar el registro de información en las bases de datos dispuestas para el seguimiento y control de los procesos administrativos. 
   3. Gestionar y hacer seguimiento al proceso de reserva, confirmación, facturación y conciliación de los servicios de alojamiento. 
   4. Gestionar y brindar soporte de las plataformas dispuestas para la solicitud de servicios de viajes del personal de NRC y visitantes, de acuerdo con los procedimientos y acuerdos marco vigentes estipulados por la unidad de administración; asegurando la gestión adecuada desde la reserva hasta la facturación y pago.
   5. Revisar y dar seguimiento a los reportes de facturación emitidos por los proveedores de servicios administrativos garantizando su correcta gestión
   6. Solicitar y dar seguimiento a los estados de cartera emitidos por los diferentes proveedores de servicios administrativos. 
   7. Apoyar la elaboración de informes y reportes solicitados por la supervisión
   8. Recopilar y consolidar el archivo físico a cargo de la unidad de administración en el área para la transferencia primaria de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental. 
   9. Realizar la gestión de contratación de inmuebles y el correcto seguimiento y trámite para de los gastos relacionados con contratos de funcionamiento operativo a cargo de la unidad administrativa. 
   10. Las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.
       1. Competencias 

          Las competencias son importantes para que el empleado y la organización puedan lograr los resultados deseados. Estas son relevantes para todo el personal y se dividen en las siguientes dos categorías:

          📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

          ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

          1. Competencias profesionales 

          Estas son las habilidades, conocimientos y experiencias que son importantes para el desempeño eficaz.

          Competencias profesionales generales:

          • Experiencia previa laboral de al menos 1 año en funciones relacionadas con el cargo. 
          • Experiencia de trabajo en funciones de apoyo en contextos de ayuda humanitaria
          • Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo
          • Algún conocimiento en el idioma inglés                      

            Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:

            • Profesional recién graduado en ciencias administrativas, administración de empresas y/o contables. 
            • Experiencia comprobada en el uso de MS Office
            • Experiencia previa de software relacionado es bien valorada.
            • Se valorará positivamente experiencia en cargos similares con algún organismo internacional, con Agencias de Naciones Unidas y/o contexto humanitario.
            • Disposición para aprender y entender el carácter del trabajo que se realiza desde el NRC.
            • Sensibilidad e interés por los temas sociales The Norwegian Refugee Council (NRC) is an independent humanitarian organisation helping people forced to flee. We work in crises across more than 31 countries, providing emergencies and long-term assistance to millions of people every year. We stand up for people forced to flee, advocating their rights. NORCAP, our global provider of expertise, helps improve international and local ability to prevent, prepare for, respond to and recover from crises. NRC also runs the Internal Displacement Monitoring Centre in Geneva, a global leader in reporting on and advocating for people displaced within their own country. Employment with NRC may lead to employment in or deployment to Regions, Countries, Areas or Offices that may be host to considerable health, safety and security risks. NRC takes this very seriously and we have procedures in place to reduce known risks, but will never be able to take away all risks. NRC is an equal opportunities employer and aims to have staffing diversity in terms of age, gender, ethnicity, nationality and physical ability.