Grade: G4
No. du poste:GENEVA/GS/2023/16
Date de publication: 12 décembre 2023
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 15 janvier 2024
Job ID: 11466
Département: INTSERV
Unité: PRODOC
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
- Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
- Candidats/tes externes*
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 70 872 CHF par an.
Introduction
Ce poste est à pourvoir au Service de la gestion de la production (PMSERV). Celui-ci relève de l’unité Production et de gestion des publications (PRODOC) qui est rattachée au Département des Services internes et administration (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion générale des installations, des biens et des stocks, de la sûreté et de la sécurité, de la production, de la gestion de la distribution des publications et, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces publics et des services internes généraux. PRODOC est responsable de tous les aspects liés à la production et à la gestion des publications, y compris le libre accès, les droits d'auteur, la conception, l’édition, la relecture et le contrôle de la qualité, la production numérique ainsi que l’impression interne et externe. L'unité produit et distribue les documents officiels de l'OIT ainsi que la plupart des publications produites au siège de l'OIT. L’unité des services de gestion de la production (PMSERV) est responsable des services de publication numérique, de l’impression et de la distribution.
Le/la titulaire du poste participe à la production des documents et publications sur les équipements d’impression numérique, de la finition et des activités liées à la distribution ainsi que de la gestion des stocks.Ce poste est placé sous la responsabilité de l'administrateur chargé de l'impression et de la distribution.
Tâches spécifiques
1.Traiter les demandes individuelles, la réception physique du bureau de PMSERV et fournir aux clients des informations standard sur des questions administratives et techniques.
2. Enregistrer les demandes de travaux individuels et archiver les fichiers de production finaux dans le système de publication ainsi que mettre à jour les données liées au stock.
3. Assembler, mettre en page, imposer et vérifier les fichiers PDF pour l'impression. Programmer et produire sur les imprimantes numériques, y compris gérer l'impression grand format.
4. Effectuer des opérations de reliure et de finition.
5. Procéder aux contrôles de qualité standard avant, pendant et après la production, conformément aux procédures de production et de gestion des stocks.
6. Utiliser et maintenir les équipements d'impression et d’expédition en bon état de fonctionnement. Contacter les services d'assistance téléphonique des fournisseurs en cas de besoin. Tenir son supérieur informé de l’état des stocks des consommables d'impression et d’expédition.
7. Fournir une assistance technique et une formation au personnel de soutien. Aider à l'installation de nouveaux équipements, machines et logiciels.
8. Réceptionner les documents produits par les fournisseurs externes et préparer les demandes des départements auteurs.
9. Veiller à la préparation des expéditions des valises diplomatiques et des envois postaux en coordination avec le service du quai et le service des expéditions.
10. Effectuer les tâches liées à la distribution des documents lors des réunions officielles.
11. Mettre à jour les listes de distribution.
12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
Tâches génériques
1. Tenir à jour une liste des travaux réalisés et de l’état du matériel et en faire l’inventaire.
2. Assembler tous les dossiers-texte et les dossiers image originaux à introduire dans des logiciels.
3. Archiver dossiers et documents sur support informatique.
4. Exécuter des épreuves préalables en vue de l’impression finale et de leur approbation.
5. Accomplir toutes les tâches de finition, comme relier, couper, plier et agrafer le matériel.
6. Manœuvrer, dépanner et entretenir les machines qui exécutent les tâches susmentionnées.
7. Notifier au supérieur hiérarchique tous les travaux d’entretien et les réparations effectués sur les machines.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.
Expérience
Quatre ans d’expérience pertinente. Expérience en logistique et en impression au sein d’une organisation onusienne serait un avantage.
Langues
Excellente maîtrise d’une langue de travail (français, anglais, espagnol) de l’Organisation.
Compétences
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Compétences professionnelles
• Bonne connaissance de la chaîne graphique.
• Compréhension de la structure, du travail, des règles et des procédures de l'unité de production et de distribution des documents.
• Aptitude avérée à utiliser des logiciels de publication assistée par ordinateur.
• Compétence en matière de gestion et d’optimisation des stocks.
• Connaissance des procédures liées à la préparation des expéditions.
• Bonnes connaissances des outils informatiques liés à la suite Microsoft Office.
• Bonne capacité à communiquer avec les clients.Compétences comportementales
• Attention aux détails pour garantir une impression et une distribution des documents de qualité.
• Sens de l’organisation aigue et capacité à gérer le stress notamment lors des périodes de réunions officielles.
• Bonnes compétences en service clients pour pouvoir répondre aux questions et aux besoins des clients de manière professionnelle.
• Esprit d’équipe – capacité à collaborer efficacement avec ses collègues.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.