DEADLINE FOR APPLICATIONS7 September 2025-23:59-GMT Greenwich Mean Time (Abidjan)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
CONTEXTE ADMINISTRATIF :
Ce poste est à pourvoir dans le bureau de pays du Programme Alimentaire Mondial en Côte d’Ivoire. Le titulaire fournit un appui administratif aux équipes et/ou un appui dans un domaine de gestion précis et est sous la supervision directe du Chef des Finances et des Services de Gestion, ou de son ou sa suppléant(e). À ce niveau, il travaillera sous étroite supervision ou en bénéficiant d'une assistance dès qu'il en aura besoin. On attend de lui (d’elle) qu'il/elle produise un travail structuré et précis.
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :
Exécuter des tâches courantes liées à la gestion des actifs, des installations, des déplacements et de la flotte, afin d’assurer au personnel l’appui requis.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):
- Apporter un appui quotidien dans la gestion des actifs, des installations, des voyages et de la flotte.
- Répondre aux questions courantes reçues et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu
- Assurer le suivi des contrats de l’Unité des services de gestion (maintenance, services généraux, baux, etc.) : tenue du calendrier des échéances, renouvellements et clôtures ; préparation des dossiers en lien avec Supply Chain et Finance ; suivi des SLA, pénalités et évaluations de performance des prestataires ; mise à jour de tableaux de bord et archivage.
- Aider le ou la responsable hiérarchique à évaluer les travaux d'installation/de réparation, à comparer les prix des matériaux et à contribuer à la planification de travaux futurs d'entretien préventif, afin d'appuyer la fourniture de services d'entretien de site efficients et économiquement rationnels
- Aider à tenir un registre d'inventaire précis en procédant à des vérifications physiques et en gérant des listes/bases de données, et organiser la mise au rebut des équipements et du matériel dans le strict respect des directives en matière de gestion des actifs du PAM.
- Coordonner et/ou fournir des services de portage et de nettoyage (déplacements d’équipements ; réorganisation/installations de postes de travail ; aide à l'aménagement d'espaces en vue de la tenue de conférences, de réunions ou de diverses manifestations ; enlèvement des déchets, nettoyage d'urgence, etc.) pour aider à la mise en place d'un environnement de travail organisé et sûr.
- Coordonner et superviser des installations, des réparations et des travaux d'entretien réguliers et ponctuels de réseaux et de pièces de plomberie pour s'assurer que tous les équipements sont conformes aux normes de sécurité en vigueur.
- Donner des indications techniques aux sous-traitants extérieurs pendant certains programmes d'entretien pour parvenir à des services efficients et économiquement rationnels.
- Établir et communiquer des rapports précis sur les travaux entrepris, les services fournis et le matériel acheté et utilisé pour les installations et les réparations, y compris des journaux de consommation de carburant des groupes électrogènes, pour contribuer à la tenue d'une comptabilité précise et permettre une planification efficiente des travaux et services futurs
- En qualité de suppléant(e) du/de la chargé(e) des voyages (Travel Focal Point), effectuer les réservations de déplacements et, le cas échéant, appuyer l’organisation de manifestations afin d’aider le personnel à travailler efficacement.
- Collecter, trier et diffuser le courrier, des rapports et d'autres documents pour répondre aux exigences du personnel en respectant les normes de délai en vigueur.
- Aider à la gestion des dossiers, des documents et des archives des bureaux conformément aux systèmes et procédures en place, de sorte que les informations soient tenues à jour et consultables sans délai par le personnel.
- Apporter son aide dans la facilitation des démarches administratives liées aux visas, permis de séjour et autres documents officiels.
- Organiser l’accueil et l’installation des nouveaux arrivants (personnel international). Préparer au besoin les correspondances officielles et les notes verbales.
- Effectuer toute autre tâche à la demande du superviseur.
AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE (à définir par le ou la gestionnaire du poste) :
Connaissances et compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel – tableaux, filtres, bases de données simples –, Outlook, Teams).
- Connaissance des procédures administratives courantes : gestion des actifs/inventaire, flotte, installations, suivi des contrats et des prestataires (SLA, renouvellements, archivage).
- Notions de base en achats et contrats (bons de commande, réception, pièces justificatives).
- Souci du détail pour détecter les incohérences et maintenir des registres fiables
- Organisation et priorisation : respecter les délais, suivre des consignes claires et escalader à bon escient.
- Communication claire et courtoise en contexte multiculturel ; bonnes capacités rédactionnelles en français ; anglais opérationnel souhaité.
NIVEAU MINIMAL DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUIS :
Formation : Baccalauréat et un diplôme ou certificat dans le domaine de la gestion administrative
Expérience professionnelle : Au moins trois (03) ans d'expérience du travail administratif.
Connaissances linguistiques : Maîtrise du français et un niveau intermédiaire en anglais est un atout
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.