Siège - Un(e) Assistante Directeur des Opérations à Asnières-sur-Seine

  • Added Date: Friday, 24 January 2020
  • Deadline Date: Tuesday, 31 March 2020

Date d'arrivée: Février 2020

Contrat à durée Déterminé de 12 mois

Lieu: Siège, Asnières sur Seine

Première Urgence Internationale (PUI) est une organisation non gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique.

L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique.

Première Urgence Internationale intervient en appui à près de 7 millions de personnes dans 21 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, et en France.

Découvrez notre histoire et nos valeurs

Dans le cadre d’un remplacement, Première Urgence Internationale recrute un/une : Assistant(e) Directeur des Opérations

Positionnement dans l'équipe:

Piloté par le Directeur des Opérations, le Département des Opérations est composé de 5 pôles géographiques, comprenant un Responsable Géographique et un à deux Chargés de Programmes par pôle, ainsi que de la supervision directe de la mission France de Première Urgence Internationale.

Mission:

Appui au Directeur des Opérations dans l’accomplissement de ses tâches et le bon fonctionnement interne du Département des Opérations

Sous la supervision directe du Directeur des Opérations, vous appuyez celui-ci dans le déploiement de chantiers prioritaires de la Direction des Opérations et dans l’exercice de ses tâches quotidiennes. De manière transversale, vous êtes également amené à appuyer le fonctionnement interne de la Direction des Opérations et à apporter un soutien transversal à l’ensemble du Département, ainsi qu’au Comité de Direction.

Principales activités:

1. Système Humanitaire et Stratégie

  • Produire des notes de synthèse sur des thématiques spécifiques relatives aux évolutions du système humanitaire (Grand Bargain, localisation, etc.) et peut être amené à les présenter lors des réunions de Département.
  • Appuyer le Directeur des Opérations dans l’organisation et la facilitation d’ateliers / réunions et la recherche d’informations internes ou externes spécifiques visant notamment à définir la stratégie du Département des Opérations et à nourrir la définition de la stratégie de Première Urgence Internationale
  • Participer à la préparation et l’organisation de la Semaine des Missions, en rédige le compte rendu, et pilote la diffusion de tous les documents de la Semaine.

2. Communication intra-DO

  • Dynamiser la vie du siège en préparant le calendrier des présentations de la Réunion d’Info Générale, en se coordonnant auprès des membres du Département des Opérations et des autres services.
  • Proposer au Directeur des Opérations des solutions pour un accès simplifié aux informations essentielles nécessaires au bon fonctionnement de la Direction des Opérations et de la structure (organisation serveur notamment, réflexion sur des évolutions d’AidPortoflio, réflexion sur l’ajout de documents existants au GPS, etc…)
  • Faciliter la préparation, l’organisation, la mise en œuvre, et le suivi des réunions du Département des Opérations, ainsi que de toute autre réunion interne sur instruction du Directeur. Rédiger et envoyer l’ordre du jour et les minutes de réunion aux participants.

3. Tâches administratives

  • Participer à la gestion de l’accès aux plateformes des bailleurs, des mots de passe, des signatures, et du renouvellement des enregistrements de l’organisation auprès des bailleurs.
  • Participer à la constitution et au suivi des dossiers de candidature auprès de nouveaux bailleurs sur instruction du Directeur des Opérations.
  • Participer aux tâches administratives diverses de la Direction des Opérations (rédaction et envoi de courriers, audit et archivage interne, suivi des coupons Air France, etc.)
  • Peut être mobilisé sur le dossier Traduction de la Direction des Opérations : traduction, relecture, coordination des relectures et/ou traductions faites par des bénévoles externes ou des stagiaires.

4. Appui en Grants management

  • Sur demande du Directeur des Opérations, apporter un soutien ponctuel aux Desks et aux Chargés de Programme dans le suivi des Grants (coordination et relecture de rapports et de propositions de projet)

5. Contribution au déploiement des chantiers prioritaires de la Direction des Opérations

6. AidPortofolio

  • Faciliter l’organisation de réunions de briefing / formation des utilisateurs, la planification de la saisie avec tous les utilisateurs concernés et produit un suivi régulier et d’éventuelles alertes.
  • Appuyer le Directeur des Opérations dans le paramétrage et la gestion du logiciel AidPortofolio (gestion du menu administrateur, révision des paramétrages, saisie des nouveaux paramétrages, détection de développements additionnels)
  • Assurer l’interface en interne pour toute question adressée par les utilisateurs sur l’utilisation du logiciel, et en externe avec le prestataire pour le paramétrage du logiciel et la maintenance de celui-ci
  • Sur demande du Directeur des Opérations ou de sa propre initiative, assurer la saisie de certaines informations dans le logiciel ou coordonne la saisie de données prioritaires pour le pilotage et l’analyse
  • Contribuer au travail spécifique concernant les onglets Cadre logique et Bénéficiaires à travers la participation aux réunions du groupe de travail constitué avec les Chargés de Programmes
  • Produire des recommandations basées sur une analyse de l’utilisation du logiciel et de ses perspectives d’évolution
  • Alimenter le Guide d’Utilisation sur la base des questions reçues dans le cadre de son appui à l’utilisation du logiciel, des échanges avec le Directeur des Opérations et d’une consultation des utilisateurs

7. Chantiers transversaux

  • Délivrer un appui sur l’avancement des autres chantiers prioritaires de la Direction des Opérations (Chantier Sécu, Chantier MEAL, Chantier Kit OPE, chantier renouvellement du FPA ECHO et autres chantiers additionnels…) et fait le lien avec les autres départements lorsque nécessaire.
  • Participer notamment aux réunions des groupes Chantiers, et pourra être sollicité par le Directeur des Opérations pour la recherche d’informations additionnelles sur demande du Directeur des Opérations afin de faciliter ses arbitrages ou retours aux groupes Chantiers (via des entretiens avec des personnes spécifiques, des recherches de documents internes ou externes, etc.) ou encore via la relecture / traduction de certains documents.

Les tâches listées peuvent évoluer en cours de mission pour intégrer toute autre tâche en lien avec les objectifs prioritaires du Département des Opérations, dans ses tâches ou son fonctionnement

Profil recherché:

  • Expérience préalable avec Première Urgence Internationale indispensable
  • Sens du relationnel, diplomatie et négociation.
  • Capacités d’analyse et d’organisation. Pragmatisme.
  • Souplesse, réactivité, adaptabilité. Rigueur, organisation.
  • Bonne résistance au stress.
  • Excellentes capacités rédactionnelles et d’expression en français et en anglais.

Conditions proposées

  • Statut : Employé
  • Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
  • Durée : 12 mois
  • Date de démarrage : Février 2020
  • Salaire : 1 925 brut mensuel, sur 12 mois
  • Prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport, de 60% des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 8 euros / jour) et 80% de la mutuelle santé et prévoyance.
  • 5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine) **

Merci d’adresser CV et lettre de motivation sous la référence AssDO2020

À Natalia Montoya Z, Chargée de Ressources Humaines Siège, sur

recrutement-siege@premiere-urgence.org

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