Grado: G5
Número de la vacante: GENEVA/GS/2023/08
Fecha de publicación: 28 de septiembre de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 30 de octubre de 2023
Job ID: 11286
Departamento: ENTERPRISES
Unidad: SME
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
- Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 75384 francos suizos por año.
Introducción
El puesto está ubicado en la Unidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) del Departamento de Empresas Sostenibles, Productividad y Transición Justa (ENTERPRISES).
Dentro del mandato del Departamento de promover empresas sostenibles, la Unidad de PYME trata de liberar el potencial de creación de más y mejores puestos de trabajo en las pequeñas empresas, un sector que proporciona la mayor parte de todo el empleo. La Unidad colabora con los gobiernos, los interlocutores sociales, el sector privado y otras partes interesadas y socios pertinentes para fomentar el espíritu empresarial, la formalización de las empresas y la productividad de las PYME, mejorando el entorno propicio y la inclusividad de los mercados. (para más detalles, véase www.ilo.org/sme ).
El Secretario Principal (Administración) presta una amplia gama de servicios avanzados de secretaría al Jefe de la Unidad, así como al personal profesional de la Unidad de PYME.
El puesto dependerá del Jefe de Unidad.Funciones específicas
1. Asistir al Jefe de la Unidad PYME redactando correspondencia general y administrativa, manteniendo el calendario, organizando reuniones y organizando viajes.
2. Hacer un seguimiento de los recursos (presupuesto ordinario, CSPO, CSPO y proyectos financiados con fondos extrapresupuestarios) para ayudar al jefe de unidad y a los jefes de equipo a hacer un uso óptimo del presupuesto. Iniciar y tramitar formularios administrativos como autorizaciones de viaje, solicitudes de reembolso de gastos de viaje, contratos con colaboradores externos, órdenes de compra en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la OIT basado en Oracle y garantizar el seguimiento con los servicios administrativos pertinentes para su tramitación.
3. Prestar apoyo en la planificación y organización de reuniones y seminarios (proporcionar estimaciones de costes, organizar los viajes y redactar la correspondencia rutinaria). Organizar las visitas entrantes de expertos, mandantes y socios, incluido el alojamiento en oficinas, material de apoyo, etc.
4. Revisar, corregir y corregir la correspondencia, los documentos de trabajo, los informes, los resúmenes y las hojas informativas de conformidad con el manual de estilo de la OIT. Dar formato a los documentos. En caso necesario, colaborar con traductores o editores. Colaborar con la Unidad de Producción de Publicaciones en la elaboración de presupuestos y en el diseño gráfico y la maquetación de publicaciones y otros materiales, así como en el seguimiento de la producción de las publicaciones. Preparar solicitudes de ISBN para portadas de informes, mantener las existencias de informes, enviar informes y documentos según sea necesario.
5. Ayudar en la actualización/edición de las páginas web pertinentes de la Unidad PYME.
6. Mantener los archivos y documentos administrativos de la Unidad PYME, incluidos contratos, documentos de viaje, informes y publicaciones. Apoyar la compilación del material de referencia necesario para los documentos y evaluaciones de los proyectos.
7. Realizar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con la asistencia y los acuerdos de trabajo flexible, el mantenimiento de los suministros de oficina y la realización de pedidos según sea necesario.
8. Mantenerse al corriente de los cambios en las normas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativas y compartir la información con el personal, proporcionando las aclaraciones necesarias.
9. Realizar otras tareas pertinentes que se le asignen.estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que incluye las siguientes funciones genéricas.Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:
Funciones genéricas
- Analizar, grabar, asignar o controlar la distribución del correo electrónico, de la correspondencia (a menudo confidencial) y los documentos al personal de la unidad de trabajo. Recomendar fechas límite y fechas de seguimiento y coordinar respuestas. Seguimiento del estado del trabajo en curso, incluida la preparación de correspondencia y de informes.
- Redactar correspondencia administrativa en dos idiomas. Revisar y corregir correspondencia, informes y documentos preparados por otras personas en lo relacionado con el formato, la ortografía y la gramática, sobre todo en aquellos casos que deben llevar la firma del supervisor. Proporcionar traducciones aproximadas de correspondencia a un idioma.
- Crear y actualizar los sistemas de archivo y referencia de la unidad de trabajo, ya sea de forma manual o automatizada. Crear archivos de referencia sobre temas asignados tras consultar al personal profesional, determinar la naturaleza de las necesidades del supervisor y recopilar material de referencia adecuado.
- Proporcionar ayuda de tipo administrativo para reuniones y conferencias que tengan lugar en Ginebra o en otros lugares. Asistir a reuniones, tomar notas y redactar actas, según se requiera. Actualizar la planificación de los viajes de la unidad de trabajo, realizar gestiones para los viajes, controlar los viajes planificados y concluidos, y preparar actualizaciones relacionadas con ellos a fin de realizar un seguimiento del empleo de los fondos. Proporcionar ayuda a otras personas del personal de servicios en determinados procedimientos. Controlar el movimiento del personal, las excedencias y los permisos. Establecer prioridades de trabajo y garantizar cargas laborales equitativas a otros miembros de servicios generales.
- Realizar una criba de las solicitudes de contacto con el supervisor según la naturaleza y la urgencia de dichas solicitudes, establecer compromisos provisionales, confirmar horarios convenientes para ambas partes y rediseñar horarios a causa de imprevistos. Identificar medios alternativos de referencia y tratamiento de consultas externas de la unidad del titular o de otras unidades de trabajo.
- Procesamiento de textos para realizar exposiciones, informes, estudios que incluyan tablas estadísticas, etc. a partir de manuscritos y otras fuentes utilizando software de varios tipos. Efectuar búsquedas en bases de datos con el objetivo de averiguar el estado y el curso de casos que revistan un interés especial para el titular, y de solicitar informes y estadísticas estándar de gestión actualizados. Puede encargársele la actualización de páginas web.
Calificaciones requeridas
Educación
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Cinco años de experiencia pertinente.
Idiomas
Excelente dominio de dos idiomas de trabajo (inglés, francés y español) de la Organización, incluida la capacidad de redactar correspondencia administrativa en ambos idiomas.
Competencias
Buen conocimiento de los programas informáticos (incluido el procesador de textos, la hoja de cálculo y los programas de presentación), como Microsoft Office. Capacidad para responder adecuadamente a las consultas telefónicas y personales. Discreción en el tratamiento de asuntos confidenciales. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar su propio trabajo. Capacidad de búsqueda en Internet. Pueden ser necesarios conocimientos de los programas informáticos necesarios para actualizar sitios web. Capacidad para obtener servicios para la realización de tareas de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina. Capacidad de evaluar la correspondencia y las consultas para determinar la mejor forma de proceder. Capacidad para buscar y recuperar información de bases de datos y elaborar informes. Capacidad para responder a las solicitudes de delegados u otros visitantes. Capacidad para determinar los antecedentes y el material de referencia pertinentes para otras personas, examinar las solicitudes en función de la urgencia y las prioridades y mantener la confidencialidad. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar comportamientos y actitudes no discriminatorios y sensibles a las cuestiones de Género.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.