Justificaci贸n
El UNFPA en Colombia requiere para su equipo un/a Asistente Programa / Adquisiciones que brinde soporte a los diferentes procesos de adquisiciones que se generan en la operaci贸n de sus acciones propias y de proyectos as铆 como apoyo administrativo, financiero y log铆stico a la Oficina de pa铆s.
La posici贸n:
El/la Asistente de Programa y Adquisiciones asistir谩 y apoyar谩 a el/la Asociado/a Administrativo/a y Financiero/a del UNFPA, en el desarrollo de las actividades de adquisici贸n y administrativas, relativas a sus responsabilidades y aplicando permanentemente las normas y procedimientos del UNFPA.
C贸mo puede marcar la diferencia:
El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para conseguir un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los j贸venes desarrollen su potencial. El plan estrat茅gico del UNFPA (2022-2025), reafirma la relevancia de la actual direcci贸n estrat茅gica del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; acabar con las necesidades insatisfechas de planificaci贸n familiar; y acabar con la violencia de g茅nero y las pr谩cticas nocivas. Estos resultados recogen nuestros compromisos estrat茅gicos para acelerar el progreso hacia la realizaci贸n de la CIPD y los ODS en la D茅cada de Acci贸n que conduce a 2030. Nuestro plan estrat茅gico hace un llamamiento a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas para que \"avancen mejor\", al tiempo que abordan los efectos negativos de la pandemia del Covid-19 en el acceso de las mujeres y las ni帽as a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperen los logros perdidos y alcancen nuestros objetivos.
En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales est谩n en peligro, necesitamos personal con principios y 茅tica, que encarne estas normas y est谩ndares internacionales, y que los defienda con valent铆a y plena convicci贸n.
El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y ofrezcan resultados sostenidos y de gran impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma de gestionar los recursos que se le conf铆an y que se comprometa a ofrecer resultados de excelencia en los programas.
Objetivo del trabajo:
Apoyar谩 la gesti贸n eficaz de las actividades del programa del UNFPA en los 谩mbitos de adquisiciones y administraci贸n. Demostrar谩 un enfoque orientado al cliente y a los resultados para interpretar las normas, los procedimientos y las directrices en relaci贸n con adquisiciones y la administraci贸n, al tiempo que prestar谩 apoyo y orientaci贸n a la oficina en el pa铆s (CO) y a los proyectos apoyados por el UNFPA.
Ser铆a responsable de:
Bajo la direcci贸n de el/la Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a del UNFPA o su delegado/a, el/la Asistente de Programa y Adquisiciones brindara servicios de calidad en los procesos de Compras, gesti贸n y administraci贸n de la cadena de suministro de conformidad con la correcta interpretaci贸n de las normas, lineamientos, procesos y procedimientos pertinentes. Adopta un enfoque orientado al cliente y centrado en los resultados, brinda orientaci贸n y soporte en la ejecuci贸n al equipo de programa y de proyectos de la Oficina del UNFPA en Colombia con las siguientes funciones:
- Proporcionar la asistencia necesaria para la adquisici贸n de bienes y servicios para la CO
- Consolidar el plan de adquisiciones y cargar los datos en la herramienta de planificaci贸n de adquisiciones en l铆nea y a tiempo. (Procurement Planning Tool)
- Ayudar en la adquisici贸n de bienes y servicios seg煤n el plan anual de adquisiciones aprobado.
- Revisiones trimestrales de los planes de adquisici贸n a) alinear los planes con las realidades del programa y la financiaci贸n b) utilizar la herramienta del plan de adquisiciones para facilitar el seguimiento de las actividades de adquisici贸n y eficiencia en el uso de los recursos.
- Ayudar en la preparaci贸n de especificaciones y t茅rminos de referencia para los procesos de licitaci贸n informales y formales.
- Ayudar en la realizaci贸n de una encuesta de mercado para fortalecer la base de proveedores para el suministro local.
- Crear/actualizar proveedores a trav茅s de Quantum.
- Emitir y gestionar firmas de 贸rdenes de compra para la adquisici贸n de bienes y servicios.
- Realizar el Procurement Quarterly Checklist e implementar las recomendaciones
- Mantener actualizados los diferentes Logs en la forma y en los formatos que exige la norma.
- Asistir en la preparaci贸n de documentos de adquisici贸n/licitaci贸n para RFQ, RFP, ITB, etc. de Shopping con la supervisi贸n y orientaci贸n de la unidad de Administraci贸n del UNFPA en Colombia.
- Verificar la suficiencia de los fondos contra la estimaci贸n de costos para la acci贸n de adquisici贸n proyectada.
- Producir documentos de licitaci贸n (por ejemplo, solicitudes de cotizaci贸n) para casos menos complejos, en funci贸n de la naturaleza de los requisitos y el costo de adquisici贸n involucrado; preparar res煤menes de ofertas para tales casos y compilar datos contenidos en cotizaciones, propuestas y ofertas para ayudar a la oficina, programa y/o proyectos a tomar una decisi贸n de selecci贸n.
- Creaci贸n de RFQ y publicaci贸n de procesos mayores a $5000, revisi贸n de procesos menores a USD 5.000 y emisi贸n de POs.
- Monitorear el estado de las solicitudes existentes, manteniendo contacto con los proveedores para asegurar la entrega oportuna de bienes y servicios, as铆 como calidad, cantidad y seguridad de las mercanc铆as.
- Comunicaci贸n con proveedores de car谩cter oficial centralizada hasta la selecci贸n de proveedor o confirmaci贸n de PO o contratos.
- Gestionar ante Supply Chain Management Unit (SCMU) y Information and Communications Technology unit (ICT) las aprobaciones necesarias para compras espec铆ficas.
- En relaci贸n a compras internacionales apoyo en la gesti贸n de control y seguimiento al proceso de almacenamiento, ayuda en el proceso de despacho aduanero de env铆os gestionados por medio de SCMU, ayuda en la redacci贸n de solicitudes de exenci贸n, ayuda con las entregas de bienes y servicios y ayuda a proporcionar informaci贸n sobre el estado de las solicitudes y la disponibilidad de art铆culos en la cadena de suministro.
- Asistir en el mantenimiento de registros precisos y completos sobre las actividades de suministro y ayudar a proporcionar informes y actualizaciones peri贸dicamente.
- Participar y apoyar el subgrupo de Adquisiciones del OMT.
- Brindar apoyo, siempre que se solicite, a la organizaci贸n de talleres, capacitaciones y otros eventos importantes.
- Verificaci贸n y cierre de POs ya finalizadas.
- Evaluaci贸n de Proveedores.
- Otras tareas relacionadas que se le asignen.
- Apoyar la gesti贸n log铆stica centr谩ndose en la preparaci贸n y respuesta ante emergencias: asistencia en la previsi贸n y adquisici贸n de insumos de salud reproductiva entre otros insumos del cat谩logo de adquisiciones del UNFPA.
- Trabajar en estrecha colaboraci贸n con la oficina de aduanas, proceso de nacionalizaci贸n, almacenamiento y transporte.
- Realizar estudios de mercado y completar la adquisici贸n oportuna, para los diferentes requerimientos de insumos en compra local cuando sea autorizado.
- Ayudar en la distribuci贸n de insumos.
- Proporcionar la asistencia necesaria para desarrollar acuerdos a largo plazo para suministros estrat茅gicos.
- Asegurar la documentaci贸n, proporcionar informaci贸n oportuna y liquidar la factura de adquisici贸n de bienes/servicios.
- Asistir y preparar informes anal铆ticos sobre el estado de las adquisiciones, seguimiento al consolidado de compras por proveedor.
- Preparar y circular notificaci贸n de agradecimiento a los licitadores no seleccionados
- Elaborar y circular las actas de entrega de insumos.
- Proporcionar oportunamente una etiqueta adhesiva del UNFPA para garantizar la marca del UNFPA durante el proceso de adquisici贸n.
- Asegurar el pago oportuno de los proveedores
- Mantener existencias de todos los bienes y servicios adquiridos, procurando el cuidado de tiempos de vencimientos
- Informe el rendimiento de los proveedores a trav茅s de la herramienta de rendimiento de proveedores en l铆nea.
- Ayudar en la gesti贸n de los suministros y el inventario del programa
- Garantizar la actualizaci贸n oportuna del sistema de seguimiento de pedidos (OTS)
- Enlace con Statutory para garantizar que todos los art铆culos del inventario se reflejen adecuadamente en el rastreador de env铆os.
- Generar el formulario de entrega de inventario y todos los dem谩s informes para cumplir plenamente con el cumplimiento corporativo y las directrices.
- Asegurar la transferencia de la propiedad del activo a tiempo.
- Apoyar la gesti贸n de auditor铆as requeridas.
Cualificaciones y Experiencia:
Educaci贸n:
- Se requiere educaci贸n secundaria completa. Es preferible un t铆tulo universitario de primer nivel en administraci贸n o cualquier otro campo relevante a las 谩reas de las ciencias sociales.
- La certificaci贸n o capacitaci贸n relacionada con la log铆stica humanitaria es esencial.
Conocimientos y Experiencia:
- Tres (3) a帽os en cargos administrativos, log铆stica y compras incluido
- Al menos un (1) a帽o de experiencia espec铆fica en adquisiciones, procesos de nacionalizaci贸n, transporte y/o seguros.
- Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina.
- Deseable experiencia en Organismos Internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas
- Se evaluar谩 organizaci贸n y disciplina en las actividades a realizar
- Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales
- Habilidades para la comunicaci贸n efectiva y para la redacci贸n en ingl茅s y espa帽ol. Idiomas:
- Dominio del espa帽ol, nivel intermedio de ingl茅s.
- Deseable el conocimiento de otras lenguas oficiales de la ONU.
Competencias requeridas:Valores:
- Ser ejemplo de integridad.
- Demostrar el compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas,
- Aceptar la diversidad cultural,
- Aceptar el cambio
Competencias b谩sicas:
- Lograr resultados,
- Ser responsable,
- Desarrollar y aplicar la experiencia profesional/la perspicacia empresarial,
- Pensar de forma anal铆tica y estrat茅gica,
- Trabajar en equipo/gestionar nuestras relaciones,
- Comunicar para lograr un impacto.
Competencias funcionales:
- Proporcionar apoyo log铆stico
- Gesti贸n de datos
- Gesti贸n de documentos, correspondencia e informes
- Gesti贸n de la informaci贸n y del flujo de trabajo
- Planificaci贸n, organizaci贸n y gesti贸n de resultados.
- Apoyo al an谩lisis de datos financieros
Competencias de gesti贸n:
- Proporcionar un enfoque estrat茅gico,
- Comprometerse con los socios internos/externos y las partes interesadas,
- Dirigir, desarrollar y capacitar a las personas, creando una cultura de rendimiento
- Tomar decisiones y ejercer el juicio
El Fondo de las Naciones Unidas se compromete a lograr un equilibrio de g茅nero del 50% en su personal. Se recomienda encarecidamente a las candidatas mujeres de postularse a este puesto tambi茅n.
Criterios de Evaluaci贸n:
Para aplicar a esta convocatoria deber谩 hacerlo a trav茅s de la plataforma Quantum, el/la aspirante deber谩 cargar al sistema su hoja de vida en formato P11 debidamente firmado. La evaluaci贸n de las hojas de vida se realizar谩 s贸lo a aquellas personas que cumplan con los requisitos m铆nimos incluido el formato de presentaci贸n de inclusi贸n descritos en el perfil de los presentes t茅rminos de referencia y la entrega de documentos.
CRITERIO
M脥NIMO EVALUACI脫N
PUNTAJE
M脕XIMO Perfil Requerido
Formaci贸n Profesional
M谩ximo 05 puntos
05 puntos Experiencia Espec铆fica
5 puntos por cada a帽o de experiencia adicional a los 3 a帽os requeridos en procesos de adquisiciones.
M谩ximo 15 puntos
15 puntos
Competencias t茅cnicas
Prueba t茅cnica escrita
30 puntos
Entrevista por competencias
50 puntos
Total 100 puntos
Viajes:
Es posible que se presente la necesidad de realizar viajes a ciudades y/o municipios a nivel nacional y eventualmente al exterior, en transportes a茅reos, terrestre y/o fluviales, para los cu谩les deber谩 contar con las capacidades f铆sicas y de capacitaci贸n correspondientes para el debido cumplimiento, se recomienda contar con el esquema de vacunaci贸n COVID 19 completo.
Lugar de trabajo:
La sede de trabajo ser谩 la ciudad de Bogot谩.
Supervisi贸n:
Bajo la supervisi贸n de el/la Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a del UNFPA o su delegado/a.
脷nicamente se contactar谩n para el proceso de selecci贸n aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los t茅rminos de referencias y obtengan mayor puntaje.
Para aplicar a esta convocatoria deber谩 hacerlo a trav茅s de la plataforma Quantum link en la publicaci贸n de nuestra p谩gina web.
Esta convocatoria est谩 abierta 煤nicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.
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