Description du poste
Officier chargé des achats et de la logistique
USAID/ Lova : Foundational Skills for a Better Future (Madagascar)
FHI 360 est une organisation de développement mondial qui adopte une approche rigoureuse du développement humain, fondée sur des données probantes. Notre équipe de professionnels comprend des experts dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l'éducation, du développement économique, de la société civile, de l'environnement et de la recherche. FHI 360 opère à partir de plus de 60 bureaux et emploie plus de 4 000 personnes aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement en faveur de partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d'avoir un impact durable sur les personnes, les communautés et les pays dans lesquels nous travaillons en améliorant la vie de millions de personnes. Nous recherchons actuellement un candidat qualifié pour le poste d’ Officier chargé des achats et de la logistique dans le cadre du projet USAID/Lova. Ce poste sera basé à Tananarive, Madagascar, avec des déplacements fréquents dans les régions d'Atsimo Atsinanana et d'Androy.
Description du projet :
L'objectif de l'activité éducative USAID Lova : Foundational Skills for a Better Futur est de renforcer le système éducatif afin de permettre à au moins 50 % des élèves malgaches des écoles primaires publiques formelles incluses dans le projet de l'USAID d'améliorer leur maîtrise de la lecture.
Description du poste :
Le responsable des achats et de la logistique supportera les activités liées à l’approvisionnement et à la livraison. Il/elle sera responsable de soumettre et de traiter les bons de commandes conformément aux politiques et les procédures de FHI360.
Tâches spécifiques :
Gestion des Achats
• Préparer, maintenir et revoir les dossiers d'achat
• Maintenir un plan annuel des achats et suivre son exécution
• Revoir les bons de commande pour en vérifier les détails, la terminologie et les spécifications
• Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les problèmes de pénurie, de livraison non effectuée ou tardive, afin de s'assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l'entreprise sont respectés.
• Approuver les factures à payer, calculer les coûts des commandes et transmettre les factures au service financier pour traitement.
• Tenir à jour les politiques et procédures relatives aux réglementations organisationnelles et gouvernementales affectant les achats et partager les informations avec la direction, les membres du personnel et les fournisseurs.
• Vérifier les livraisons pour s'assurer que les commandes sont correctement remplies et que les marchandises sont conformes aux spécifications.
• Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs.
• Conserve la documentation des bons de commande et vérifie les factures à payer auprès de la comptabilité.
• Interagir avec les clients internes et externes pour s'assurer que les activités d'achat dans les domaines opérationnels sont respectées et conformes aux procédures de FHI360.
• Supervise la préparation des commandes et assure le suivi pour accélérer la livraison et les envois.
• Obtenir des certificats de livraison et effectuer des vérifications par rapport aux commandes. Vérifie et approuve les factures pour les commandes passées
• Réceptionner, analyser et traiter les demandes et autres documents relatifs à l'achat de fournitures, de matériaux et d'équipements pour l'entreprise.
• Il/elle consulte les chefs de service pour déterminer les besoins et les spécifications en matière d'achat.
• Préparer les avis d'appel d'offres et les lettres d'invitation à soumissionner en fonction des exigences de l'appel d'offres.
• Préparer les listes de distribution et communiquer avec les fournisseurs pour coordonner la distribution sur les sites.
• Tenir à jour le suivi hebdomadaire des achats.
• Assurer le suivi des paiements avec les services financiers.
• Assurer le stockage des fournitures de bureau
Logistique
• Gestion et suivi de tous les véhicules de la flotte, y compris la planification des déplacements et la répartition quotidienne.
• Gérer l’entretien des véhicules en bon état de fonctionnement.
• Veiller à ce que les véhicules soient contrôlés au quotidien et à ce qu'ils fassent l'objet d'un entretien et d'une maintenance réguliers selon un calendrier convenu.
• S'assurer que les véhicules disposent de la documentation et de l'équipement légaux et à jour (trousse de premiers secours, extincteur, économiseur d'énergie, pneus de rechange et cric).
• Maintenir les accords de service relatifs à l'entretien des véhicules et au ravitaillement en carburant.
• Recevoir les demandes de voyage, maintenir les programmes de voyage et mettre à jour le tableau des mouvements du personnel.
• Coordonner la prise en charge et la dépose des voyageurs entrants et sortants et informer les chauffeurs du plan de déplacement quotidien.
• Établir et tenir à jour une liste des coordonnées des prestataires de services préférentiels pour l'entretien des véhicules.
• Collaborer avec la comptabilité pour s'assurer que tous les documents de réception et d'expédition des marchandises sont complets et exacts.
• Gestion des actifs :
• Veiller à ce que les pertes et les dommages subis par les actifs soient signalés en temps utile à l'aide des modèles de rapport existants.
• Tenir un registre de suivi de consommation du carburant pour chaque véhicule et en faire le rapport
Qualifications :
- Diplôme de Licence dans l’approvisionnement, logistique et soutien administrative
- Au moins trois ans d’expériences dans un poste similaire
- Capacité à communiquer efficacement tant oralement que par écrit
- Bonne négociation, réseautage et gestion des chiffres.
- Expérience antérieure dans une organisation non-gouvernementale (ONG) préféré
- Doit être capable de lire, d’écrire et de parler couramment en français ; un niveau avancé d’anglais est préférable.
- Excellentes compétences informatiques, y compris une connaissance approfondie des logiciels de conception courants tels que InDesign, ainsi que des applications Word, Powerpoint et Outlook.
- Maîtrise des outils informatiques pour les tâches administratives et de gestion (bureautique) tels que sharepoint ou Google drive.
Les énoncés ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau du travail et sont susceptibles d'être modifiés. Elles ne constituent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, compétences, efforts ou conditions de travail associés à l'emploi.
La présente description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées dans l'exercice de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.
Nous offrons une rémunération compétitive et un ensemble d'avantages exceptionnels. Veuillez consulter le centre de carrières de FHI 360 à l'adresse http://www.fhi360.org/careers pour obtenir la liste de tous les postes à pourvoir.
FHI 360 est un employeur qui prône l'égalité des chances et l'action positive. FHI 360 s'engage à offrir des opportunités d'emploi égales, indépendamment de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'origine nationale ou ethnique, de l'âge, du handicap ou du statut d'ancien combattant dans les politiques, les programmes ou les activités.
This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.
Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.
FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.
FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.Please click here to continue searching FHI 360's Career Portal.