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Office-Manager*in mit anteiligen Sachbearbeitungsaufgaben im Event- und Customer Relationship Management Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben fรผr alle und sinnstiftende Aufgaben fรผr unsere Mitarbeiter*innen โ das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstรผtzt die Deutsche Gesellschaft fรผr Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Lรคndern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln mรถchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000054086 Einsatzort: Bonn Einsatzzeitraum: 15.06.2023 - 31.03.2026 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, รbersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 18.05.2023Tรคtigkeitsbereich
Die โInsuResilience Global Partnershipโ hat das Ziel, die Widerstandsfรคhigkeit der Entwicklungslรคnder zu stรคrken und das Leben und den Lebensunterhalt armer und vulnerabler Menschen vor Klimawandelfolgen und Katastrophen zu schรผtzen. Zur Umsetzung dieser aus รผber 125 Akteuren bestehenden Multi-Akteurs-Partnerschaft leistet das Sekretariat nicht nur strategische und organisatorische Unterstรผtzung, sondern fรถrdert auch aktiv die Verknรผpfung relevanter Akteure und unterstรผtzt den Kapazitรคtsaufbau und die Wissensgenerierung, insbesondere fรผr Entscheidungstrรคger in Entwicklungslรคndern. Es berรคt die Geber, u.a. auch das Bundesministerium fรผr wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung bei der Entwicklung von Programmen und entsprechenden Instrumenten. In einem hoch dynamischen politischen Umfeld unterstรผtzt das Sekretariat u.a. auch die Weiterentwicklung der Globalen Partnerschaft zum Globalen Schutzschirm gegen Klimarisiken, einem Leuchtturm-Projekt der G7, das auf der Klimakonferenz in รgypten lanciert wurde.
Ihre Aufgaben
Organisation von z.T. hochrangigen/internationalen internen und externen Besprechungen und Unterstรผtzung bei Veranstaltungen (virtuell oder vor Ort) inklusive Termin- und Einladungsmanagement, Travel Management, Budgetplanung und Abrechnung Terminkoordination und Reiseplanung fรผr die Projektleitung sowie Pflege der internen und externen Kontaktdaten des Sekretariats Beschaffung und Verwaltung von Sachgรผtern wie z.B. IT-Ausstattung und Bรผromaterial sowie Pflege des Bestandsverzeichnisses des Projektes in OnSiteAsset Pflege und Betreuung der sachgerechten Dokumentation und Ablage im Projekt (Dokumentenmanagementsystem) sowie Ansprechpartner*in fรผr die Bestandsliste im Rahmen der internen Kontrolle des Projektes Unterstรผtzung bei Pflege und Ausbau der weltweiten Mitglieder*innen-Datenbank (CivicCRM) der InsuResilience Global Partnership in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam Unterstรผtzung bei der Neuaufnahme weiterer Mitglieder*innen inkl. deren Betreuung, von z.T. sehr hochrangiger Reprรคsentant*innen von Lรคndern und internationalen Organisationen Focal Point fรผr Datenschutz des Vorhabens; Unterstรผtzung beim Onboarding neuer internationaler Mitarbeiter*innenIhr Profil
Abgeschlossene kaufmรคnnische Berufsausbildung oder gleichwertige Fรคhigkeiten und Erfahrungen Mehrjรคhrige, positionsrelevante Erfahrungen im Office-Management erste Erfahrungen in der Sachbearbeitung (u.a. Abrechnung) bzw. bei der Organisation von Veranstaltungen (strukturiertes Einlademanagement mit Betreuung hochrangiger internationaler Gรคste) sind von Vorteil Selbststรคndige, strukturierte Arbeitsweise, sehr gute organisatorische Fรคhigkeiten und eine hohe Dienstleistungsorientierung sowie Motivation, die Projektleitung und das Team proaktiv zu unterstรผtzen Freude an der Nutzung digitaler Medien, leichter Umgang mit Excel und Erfahrung in der Arbeit mit Datenbanken von Vorteil Ausgeprรคgte Kommunikations- und Teamfรคhigkeit: Interesse an projektbezogenen Fragestellungen sowie an lรถsungsorientiertem, systematischem Arbeiten mit vielen Schnittstellen Hohes Maร an Engagement und Flexibilitรคt in einem stark wachsenden, internationalen Team (verschiedene Standorte) und in Zusammenarbeit mit internationalen Partner*innen Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office, SAP, ESPRIT) Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute EnglischkenntnisseHinweise
Der Arbeitsplatz ist fรผr eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkrรคfte geeignet.
Die Bereitschaft zu regelmรครigen Geschรคftsreisen wird vorausgesetzt.
Bitte haben Sie Verstรคndnis dafรผr, dass wir Bewerbungen grundsรคtzlich nur รผber unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten kรถnnen. Nach Bestรคtigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmรครig zu รผberprรผfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.