Intern, Finance Archivist

Organizational Context La Fédération Internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (IFRC) est la plus grande organisation humanitaire du monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales. L'objectif général de la Fédération est d'inspirer, d'encourager, de faciliter et de promouvoir toutes les formes d'activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d'atténuer la souffrance humaine et de contribuer à maintenir et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde. La Fédération s'efforce de répondre aux besoins et d'améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et d’autres crises. La Fédération Internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (IFRC) fait partie du mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, avec ses sociétés nationales membres et le Comité International de la Croix-Rouge (CICR).

Le travail de la Fédération est guidé par les principes fondamentaux suivants : l’humanité, l’impartialité, la neutralité, l’indépendance, le service volontaire, l’unité et l’universalité. La Fédération est dirigée par son secrétaire général siégé à Genève, en Suisse. Le siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement des sociétés nationales et coordination des opérations ; (ii) Relations mondiales, diplomatie humanitaire et numérisation ; et (iii) la politique de gestion, la stratégie et les services généraux.

La IFRC dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La IFRC a également des délégations de groupes de pays et des délégations de pays à travers le monde. Ensemble, le siège de Genève et la structure hors siège (régionale, groupée et nationale) forment le Secrétariat de la Fédération Internationale.

La FICR applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et d'autres formes de harcèlement, l'abus d'autorité, la discrimination et le manque d'intégrité (y compris, mais sans s'y limiter, les malversations financières). La FICR adhère également à des principes stricts de protection des enfants.

Job Purpose Sous la supervision du Finance Officer, le stagiaire Archiviste finance participe aux activités du département Finance et Administration du Cluster, il /elle prépare, classe et consolide toute la documentation comptable et financière aux fins d’archivage numérique et physique du Cluster de Niamey. Avec professionnalisme, courtoisie et engagement, il/elle s’assure de la satisfaction des staffs, des volontaires et de toute entité interne/externe, dans l’exercice de ses fonctions.

Job Duties and Responsibilities Tâches et Responsabilités Spécifiques :

• Préparer les documents d'archives tout en affinant leur description pour permettre un accès facile à l'information,

• Développer la disposition et la description des collections d'archives conformément aux normes et pratiques acceptées par la FICR,

• Développer et mettre en œuvre des procédures pour l'acquisition, le traitement, la numérisation et la conservation des documents d'archives,

• S’assurer de la consolidation des archives au niveau du bureau du Cluster dans le cas où il en existerait dans des bureaux de sous délégation,

• Développer et maintenir spécialement une plateforme numérique afin de garantir un accès en temps réel de l’information financière en fonction de la demande,

• Établir un registre pour enregistrer les extractions et les enregistrements de tous les fichiers ou documents empruntés par le personnel ou les auditeurs dans la salle de stockage,

• S’assurer que les fichiers ou documents empruntés sont retournés dans la salle de stockage des archives,

• Aider le personnel du bureau à identifier les dossiers à éliminer selon les directives liées à la conversation des documents en vigueur à la fédération,

• Servir de point focal pour toutes les demandes de documents lors des audits ou contrôles financiers,

• Tenir un journal de tous les documents envoyés aux auditeurs ainsi que les feedback/observations sur ces derniers,

• S’assurer de l’expédition des archives physiques au bureau de Nairobi suivant un timing convenu avec ce dernier,

• Soutenir les sociétés nationales membres du Cluster ainsi que leurs branches locales, selon leurs besoins, au développement d’approches ou politiques d’archivage,

Education Diplôme en Comptabilité/Finance, Informatique de Gestion, Sciences Economiques et de Gestion, ou tout autre diplôme équivalent relevant de la Gestion/Informatique

Experience Expérience d’au moins 06 mois dans la Gestion d’Archivages, Finances, Administration ou autres domaines similaires

Knowledge, Skills and Languages Habilité à donner et recevoir un feedback

Connaissances informatiques (Windows, Excel, Word, PowerPoint Administration de données, etc.)

Aptitude à communiquer à l’oral et à l’écrit

Etre flexible et s’adapter aux conditions changeantes du travail Habilité à travailler de façon autonome (avec un minimum de supervision)

Etre capable de prioriser et respecter les délais, prêter attention aux détails

Etre capable de travailler en dehors des heures de travail si nécessaire

Bonne attitude interpersonnelle et savoir faire attention aux autres

Competencies, Values and Comments 1. Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération

2. Respecter les principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge

3. S'acquitter de toutes autres tâches et responsabilités liées au travail qui pourraient être assignées par le supérieur hiérarchique