Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Contexte général et Organisationnel
Le PNUD travaille à l’élimination de la pauvreté, à la réduction des inégalités et de l’exclusion. Nous aidons les pays à développer des politiques, des compétences, des partenariats et des institutions solides pour leur permettre de poursuivre leurs progrès et d’atteindre les objectifs de développement durable.
L'équipe Finances soutient le bureau national dans la promotion de son programme de développement durable en améliorant continuellement la performance financière du bureau national, en assurant une gestion saine des ressources financières et en garantissant une forte responsabilité grâce à une prise de décision éclairée, des processus de gestion financière efficaces et des rapports financiers transparents conformes aux normes internationales et aux lignes directrices réglementaires.
Objectif du Poste
Sous la supervision générale du Représentant Résidant Adjoint(O) et la supervision directe du Spécialiste en Finance, l’associé(e) aux finances assure la direction de l'exécution des services financiers dans le bureau de pays, en veillant à l'utilisation efficace et transparente des ressources financières et à l'intégrité des services financiers. Il (Elle) promeut une approche collaborative, orientée vers le client et conforme aux règles et règlements du PNUD.
Il (Elle) supervise et dirige le personnel de soutien de l'unité financière. Il (Elle) travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau de pays, ainsi qu'avec le personnel du siège du PNUD et du GSSC, afin de fournir des informations et de résoudre des problèmes complexes liés à la gestion financière et aux opérations.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l'évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'unités, de fonctions, d'équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
Principales fonctions et responsabilités
1.) Soutenir l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et les procédures. Soutenir l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et les procédures.
• Veiller à ce que les activités financières du bureau de pays, le système d'enregistrement et d'établissement de rapports financiers et le suivi des recommandations d'audit soient pleinement conformes aux politiques et procédures du PNUD en matière de programmes et d'opérations (POPP) et aux stratégies. Faciliter la mise en œuvre de contrôles internes efficaces et le bon fonctionnement d'un système de gestion des ressources financières axé sur le client.
• Soutenir la direction du bureau dans la préparation et l'examen de la cartographie des processus opérationnels financiers du bureau et dans l'élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes dans le domaine des finances, en consultation avec la direction du bureau.
• Préparer des rapports contenant une analyse de la situation financière du bureau de liaison.
• Aider la direction du bureau à définir le cadre et les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau.
• Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
• Contrôler régulièrement les rapports d'exception financière pour détecter les activités et les transactions inhabituelles ; et enquêter sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Informer la direction du bureau et les autres membres du personnel du PNUD au siège des résultats de l'enquête lorsque des réponses satisfaisantes n'ont pas été obtenues.
• Maintenir les accords de financement et de fonds fiduciaires, assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau de pays.
2.) Assurer l'administration des budgets des projets de gestion du Bureau, l'apurement des budgets des projets de développement et le fonctionnement d'un système optimal de recouvrement des coûts.
• Produire des informations détaillées pour la planification des ressources financières du bureau de liaison.
• Préparer et modifier les budgets pour les projets du PNUD, suivre avec le siège les limites de dépenses autorisées (ASL) pour les projets de gestion.
• Assurer l'administration du mécanisme de contrôle pour les projets de développement en surveillant les budgets, en préparant et en modifiant l'état budgétaire par rapport aux limites de dépenses autorisées, en assurant le suivi avec le siège des limites de dépenses autorisées pour les projets de gestion.
• - Préparer en temps utile le recouvrement des coûts et les factures DPC dans l'ERP pour les services fournis par le PNUD. Élaborer et mettre en œuvre un système de suivi des recettes et assurer le suivi du recouvrement des coûts. Établir des critères pour le calcul au prorata des contributions des agences au compte des services communs, préparer et modifier le budget des services communs et assurer le suivi du recouvrement des paiements en temps voulu.
3.) Fournir un soutien comptable et administratif à l'unité Finances
• Assurer un contrôle adéquat des pièces justificatives et des factures de paiement ainsi qu'une gestion appropriée des documents, y compris un archivage systématique.
• Examiner la supervision périodique des rapports financiers pour les projets et la gestion des fonds/de l'équilibre budgétaire.
• Maintenir un système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les factures traitées sont concordantes et complètes, que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans le système ERP et que les demandes de remboursement de frais de voyage et autres droits sont dûment traités.
• Coordonner et examiner les comptes du grand livre général et du grand livre auxiliaire et contribuer à la clôture des projets dans les délais impartis.
• Prendre des mesures correctives en temps utile pour les factures non comptabilisées, y compris les factures comportant des erreurs de validation, des exceptions de concordance et/ou des factures non approuvées. Répondre rapidement aux demandes du siège pour résoudre les problèmes liés aux données financières.
• Gérer les comptes débiteurs pour les projets du PNUD et assurer le suivi des contributions avec les partenaires.
• Assurer l'enregistrement, le rapprochement et la soumission en temps utile des demandes de remboursement de la TVA auprès de l'autorité fiscale compétente et assurer le suivi des remboursements de la TVA.
• Enregistrer et rapprocher les autres recettes, y compris le paiement du GLOC, les contributions en nature des gouvernements et les recettes des agences par le biais de l'UPL/LPL.
• - Effectuer les certifications trimestrielles et de fin d'année en temps voulu, conformément aux directives de l'OFM.
•
4.) Assurer le bon fonctionnement de la gestion des liquidités et de la trésorerie du Bureau Pays.
• Examiner en temps utile la situation de trésorerie des comptes locaux afin de s'assurer que les fonds sont suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidité approuvé par la Trésorerie. Identifier et enregistrer les recettes et créer des dépôts ou des demandes de recettes.
• Identifier et enregistrer les contributions.
• Remplacer l'analyste/spécialiste des finances (ou le directeur des opérations) en tant que contact principal avec la direction de la banque locale pour les questions opérationnelles courantes, y compris la négociation du taux de change lors du réapprovisionnement. Il peut être membre du comité des signataires de la banque sur décision du représentant résident.
• Préparer des rapprochements bancaires précis et en temps voulu. Sélectionner les transferts bancaires et les transactions à approuver et à régler.
• Préparer en temps utile les prévisions de trésorerie mensuelles à l'intention du directeur des opérations/analyste financier. Assurer la liaison avec les agences des Nations unies afin d'obtenir une estimation de leurs besoins en liquidités. Faire office de caissier suppléant pour les décaissements effectués sur le site.
5.) Veiller à faciliter le développement et le partage des connaissances au sein du Bureau Pays.
• Organiser la formation du personnel des opérations/programmes/projets en matière de gestion financière.
• Synthétiser les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière de gestion financière.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Le titulaire du poste exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Superviser le personnel de soutien de l'unité Finances.
Education
• Diplôme d’etudes secondaires est requis, Ou
• Diplôme universitaire dans le domaine de la comptabilite et/ou finance sera dument pris en consideration mais pas un requis.
• Comptable pleinement qualifié, d'un institut de comptabilité accrédité au niveau international ou achèvement complet du Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD. Aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n'est requis.
• Les candidats n'ayant aucune qualification professionnelle en comptabilité, mais titulaires d'un diplôme spécialisé en comptabilité et/ou en finance, doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD, s'ils sont recrutés. Cependant, aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n'est requis.
• Les candidats qui n'ont pas de qualifications professionnelles en comptabilité, mais qui ont une expérience pertinente, doivent passer avec succès le test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD avant d'être présélectionnés et doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD, s'ils sont recrutés.
Expérience, connaissances et compétences
• Minimum 7 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou 4 ans (avec une licence) d'expérience en matière de finance et de comptabilité à des niveaux de responsabilité croissants au niveau national ou international sont requis.
• Expérience de l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des feuilles de calcul et des systèmes de gestion en ligne tels que les progiciels de gestion intégrés et les bases de données.
• Une connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.
Connaissances linguistiques requises
• Parfaite maîtrise du français est requis
• Une bonne connaissance de l'anglais est souhaitable
Démonstration attendue des compétences
Core
Atteindre des résultats LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work
Penser de manière innovante LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking
Apprendre en permanence LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning
S'adapter avec agilité LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process
Agir avec détermination LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously
S'engager et s'associer LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships
Favoriser la diversité et l'inclusion LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making
People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)
UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.
Cross-Functional & Technical competencies Thematic Area Name Definition Business Management Satisfaction de la clientèle/Gestion des clients
Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Être capable d'anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients. Business Development Facilitation des connaissances Capacité à inciter les individus et les communautés de contributeurs à participer et à partager, en particulier en externe Business Management Travailler avec des preuves et des données Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d'éclairer les conclusions et de soutenir la prise de décision. Finance Comptabilité (générale) Connaissance des concepts, principes, réglementations et politiques en matière de comptabilité et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques. Finance Gestion du budget Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, à établir et à gérer les budgets de l'équipe. Finance Gestion des risques d'audit Capacité à traiter les questions d'audit soulevées au cours d'un audit et à proposer des solutions afin de garantir l'obtention d'une opinion d'audit fidèle. Finance Banque et gestion de trésorerie Capacité à collecter, manipuler et gérer des liquidités, ce qui implique d'évaluer la liquidité du marché, les flux de trésorerie et les investissements. Mots clés Gestion des ressources financièresGestion de la trésorerie
Contrôle des dépenses
Systèmes de recouvrement des coûts
Rapports financiers *Candidature féminine fortement encouragée. Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
Disclaimer Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders) Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications. Applicant information about UNDP rosters Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status. Scam warning The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.