FACILITIES MANAGEMENT ASSISTANT

Org. Setting and ReportingLe poste se situe dans le groupe de gestion de l'énergie et de stratégies du bâtiment, Section des bâtiments et des services techniques, Services centraux d'appui, Division de l'administration de l'Office des Nations Unies à Genève. ResponsibilitiesSous la supervision du Chef du Sous-groupe du centre de contrôle, le/la titulaire: - Renseigne et oriente la clientèle. - Reçoit et enregistre les appels de problèmes ou les demandes de service dans le système helpdesk de la gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) avec délai minimal, y compris les renseignements sur l’enquête sur le site, les mesures prises pour résoudre le problème ou la réalisation tâche, problèmes rencontrés, état actuel, etc. - Transfère les demandes d’intervention aux différentes unités techniques telles que le centre de contrôle, le sous-groupe électrique, le sous-groupe mécanique et le sous-groupe des finitions. - Contribue à la mise en place et au renseignement du nouveau système de GMAO et renseigner les informations dans les outils de tracking. - Surveille les alarmes des systèmes et communique aux techniciens compétents ou à son superviseur les anomalies signalées par le système de gestion technique centralisée. - Effectue toute tâche élémentaire sur le système de gestion technique centralisée à la demande de son superviseur telle que la programmation des installations de chauffage, ventilation, air conditionné des salles de conférences. - Effectue des tâches de bureautiques demandant la maîtrise de la Suite Office 365. - Procède au reporting (export des données clés sur les interventions du service), fait une analyse pertinente des données collectées et les classe dans des dossiers appropriés. CompetenciesProfessionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Apporter à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer Les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. S'attacher à atteindre l'objectif de l'égalité des sexes en assurant la pleine participation des hommes et des femmes, sur un pied d'égalité, à toutes les activités. Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue. Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d'y répondre. Suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieurs qu'extérieurs, afin de pouvoir devancer les problèmes. Tenir les clients informés de l'avancement des projets. Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services. Aptitude à la communication: S'exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d'obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s'adresse. Partager l'information avec tous ceux qu'elle intéresse et tenir chacun au courant. EducationDiplôme d'études secondaires accomplies ou équivalent. Job - Specific QualificationNot available. Work ExperienceAu moins trois années d’expérience de la gestion des installations, de la gestion des bâtiments, de l’ingénierie, de l’architecture, des services administratifs, ou d’un domaine connexe est requise/ is required. Au minimum un an d'expérience dans l’analyse de données ou un domaine connexe est souhaitable/ is desirable. Expérience dans la relation client, le standard téléphonique ou helpdesk est souhaitable/ is desirable. Expérience avec un outil de gestion technique centralisée (GTC) tel que Niagara ou équivalent est souhaitable/ is desirable. Expérience avec un outil de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) tel que Visual Planning, ARCHIBUS ou équivalent est souhaitable/ is desirable. LanguagesL'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise du français et de l'anglais est exigée. AssessmentL'évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d'évaluation, pouvant être suivi d'un entretien d'appréciation des compétences. Special NoticeLa nomination ou l'affectation à ce poste est pour une période initiale d'un an avec possibilité de prolongation selon la disponibilité des fonds budgétaires. Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l'article 4.4 du statut du personnel des Nations Unies. Les candidats à des postes dans les services généraux et les catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d'affectation où le poste est situé. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d'affectation sont responsables de toutes les dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d'affectation. Les membres du personnel faisant l'objet d'un recrutement local ne bénéficient pas des indemnités ou prestations exclusivement applicables au recrutement international. Pour l'Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l'emploi du personnel est la nécessité de s'assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l'Organisation. L'Organisation des Nations Unies s'engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature. United Nations ConsiderationsAccording to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment. Reasonable accommodation may be provided to applicants with disabilities upon request, to support their participation in the recruitment process. By accepting a letter of appointment, staff members are subject to the authority of the Secretary-General, who may assign them to any of the activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). Further, staff members in the Professional and higher category up to and including the D-2 level and the Field Service category are normally required to move periodically to discharge functions in different duty stations under conditions established in ST/AI/2023/3 on Mobility, as may be amended or revised. This condition of service applies to all position specific job openings and does not apply to temporary positions. Applicants are urged to carefully follow all instructions available in the online recruitment platform, inspira, and to refer to the Applicant Guide by clicking on “Manuals” in the “Help” tile of the inspira account-holder homepage. The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application. Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date. No FeeTHE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.