Posto de serviço: São Paulo - Brasil
O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.
Sobre esta posição
O departamento administrativo está subordinado ao Representante do país e trabalha apoiando nos temas administrativos, financeiros e operacionais.
O que você fará:
O consultor deverá:
· Apoiar a especialista em administração e planejamento de recursos na gestão do escritório do Grupo BID em São Paulo com todo o suporte administrativo e operacional:
o Recepção de clientes, fornecedores e todas as pessoas que mantenham relação com o escritório;
o Providenciar a logística necessária para a organização de eventos locais;
o Preparar as salas de reuniões do escritório para videoconferências, calls, e demais reuniões agendadas;
o Manter o calendário de reuniões atualizado;
o Fazer follow-up da agenda do Representante quando este estiver de missão em São Paulo;
o Prestar todo o suporte localmente quando da ocorrência de missões VIP’s;
o Fazer a gestão e acompanhamento dos temas relacionados a compras corporativas, facilities, logística, eventos, pagamentos, orçamento, relacionamento com fornecedores locais e clientes;
o Realizar os pagamentos diários de fornecedores, impostos e outros no sistema SAP para devidas aprovações e efetivação dos pagamentos;
o Acompanhar a execução e prestação dos serviços prestados por empresas terceirizadas (limpeza, manutenção, segurança, infraestrutura, tecnologia) garantindo as condições de infraestrutura e funcionamento do escritório;
o Atuar como preposto junto à gestão condominial, assegurando o cumprimento do regulamento do edifício, bem como garantindo a regularidade dos procedimentos deste;
o Planejar, negociar e supervisionar a aquisição e o recebimento de bens e serviços administrativos necessários ao funcionamento do escritório;
o Garantir o abastecimento do escritório no que diz respeito a insumos (materiais de escritórios, supplies) que se façam necessários;
o Manter o relacionamento e a comunicação com a equipe administrativa do Grupo BID baseada em Brasília, garantindo que todas as atribuições relacionadas a gestão e administração do escritório e dos funcionários sejam executadas eficaz e eficientemente de acordo com as políticas/procedimentos internos e legislação aplicável;
o Encaminhar ao escritório de Brasília todas as faturas de serviços e materiais
o Fazer o acompanhamento dos gastos do escritório, monitorando a utilização do orçamento e garantindo o uso eficiente dos recursos. Consultar o escritório de Brasília sempre que necessário para a adequada gestão desses recursos;
o Reportar sistematicamente ao Especialista em Administração e Planejamento de Recursos do Brasil o andamento das atividades, necessidades, problemas, incidentes e propor soluções e melhorias visando a excelência na gestão do escritório e um nível de excelência ao atendimento a clientes internos e externos;
o Manter atualizado os contatos de clientes internos e externos, assim como prestar o devido suporte de atendimento aos mesmos no que seja necessário, ou tomar as devidas providências e encaminhamentos para que suas necessidades sejam atendidas;
o Preparar relatórios para a análise de gestão e a tomada de decisões;
o Manter o controle dos ativos fixos e administrar o programa de seguros para sua proteção;
o Prestar suporte administrativo aos funcionários locais quando solicitado: trâmites de viagens, contratações de consultores, correspondências etc.
O que você vai precisar:
· Educação: Graduação em Administração, Gestão Empresarial, Secretariado Executivo ou outra formação em nível superior, desde que comprovada experiência em atividades similares de administração de escritório, desejável pós-graduação concluída (especialização, ou MBA) em áreas relacionadas à Gestão Empresarial.
· Experiência: Mínimo de 03 anos em atividades correlatas.
· Línguas: Espanhol ou Inglês avançado (escrita e fala).
Habilidades principais:
· Aprender continuamente.
· Colaborar e compartilhar conhecimento.
· Foco nos clientes.
· Comunicar e influenciar.
· Inovar e experimentar coisas novas.
Habilidades Técnicas:
· Liderança de equipes, capacidade analítica, organização, gestão do tempo, foco em resultados, foco no cliente, trabalho em equipe, aprendizagem prática, resolução de problemas, comunicação e influência, criatividade, inovação, change management, experiência em gestão de escritório de médio e pequeno porte, desejável conhecimento em índices de ANS (acordo de nível de serviços).
· SAP (desejável), Microsoft Teams, Zoom, Plataformas Globais (Service Now, diferencial), Excel e PPT Avançados.
Requisitos:
· Cidadania: Você é cidadão ou tem permissão legal para trabalhar em seu local de residência.
· Consanguinidade: Você não tem familiares (até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, incluindo cônjuge) trabalhando no BID, BID Invest ou BID Lab.
Tipo de contrato e duração
· Tipo de contrato: Consultor Nacional Full-Time.