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Berater*in für die Betreuung hochrangiger Delegationen Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Job-ID: V000056993 Einsatzort: Berlin Einsatzzeitraum: 01.01.2024 - 31.12.2024 Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 29.10.2023Tätigkeitsbereich
Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH wird 2024 im Rahmen eines Auftrags des Auswärtigen Amts (AA) die Planung, Organisation und Umsetzung mehrerer hochrangiger Veranstaltungen unterstützen.
Hierfür wird ein Projektteam zusammengestellt, das in enger Abstimmung mit der zuständigen Einheit im AA arbeitet; Projektteam und verschiedene Teilbereiche der Veranstaltungsorganisation werden dabei von der Projektleitung koordiniert. In allen Teilbereichen ist sowohl die Kompetenz zum flexiblen, selbständigen und vorausschauenden Arbeiten gefordert als auch die Bereitschaft, sich in die Koordination des Gesamtprozesses einzugliedern.
Die mit dieser Ausschreibung angebotene Tätigkeit bezieht sich auf den Teilbereich Liaison Office und Teilnehmendenmanagement für Delegationen für die Organisation der Veranstaltungen.
Ihre Aufgaben
Koordination des Verantwortungsbereichs Liaison Office und Teilnehmenden-management für hochrangige Delegationen der Veranstaltungen Vorbereitung und Durchführung der Briefings für die Liaison Officer Unterstützung bei der Detailplanung und Umsetzungssteuerung aller Teilprozesse, Integration des Liaison- sowie Teilnehmendenmanagements in den Gesamtprozess Koordinierung und Steuerung der Agentur(en), die mit dem Liaison- bzw. Teilnehmendenmanagement beauftragt wird, inkl. Abstimmung der Agenturleistungen mit den Vorgaben des Auftraggebers Qualitätssicherung aller Leistungen (inkl. Kick-Offs, Briefings, Jour Fixes) Schnittstellenmanagement und kontinuierliche Abstimmung mit den beteiligten Bereichen (z.B. Transport, Hotelmanagement, Logistik)Ihr Profil
Abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise in Veranstaltungsmanagement, Kommunikations-, Politik- oder Wirtschaftswissenschaften Mindestens zwei Jahre Arbeitserfahrung im Bereich Eventmanagement / Veranstaltungsorganisation und -durchführung mit besonderem Fokus auf hochrangige Veranstaltungen, in der Koordinierung und der Kontaktpflege Praktische Erfahrung im Verantwortungsbereich Liaison / Delegationsbetreuung sowie Teilnehmendenmanagement für politisch-hochrangige Veranstaltungen sowie in der Steuerung von Dienstleistern Arbeitserfahrung in oder mit einem Bundesministerium Erfahrung in der effizienten Gestaltung von Arbeitsabläufen und administrativen Prozessen sowie Fähigkeit zu pragmatischen Problemlösungen professionelles Verständnis vom Gesamtprozess der Veranstaltungsorganisation und Bereitschaft, sich bei Bedarf auch in anderen Teilbereichen zu engagieren, um eine erfolgreiche Umsetzung der Veranstaltungen zu gewährleisten Kaufmännische und vertragsrechtliche Kompetenzen sind wünschenswert Kenntnisse der politischen Landschaft sind wünschenswert Problemlösungskompetenz und die Fähigkeit zum analytischen Denken, zur Aufbereitung komplexer Sachverhalte und zur strukturierten, verständlichen und überzeugenden schriftlichen wie mündlichen Präsentation sowie die gute Beherrschung der üblichen Microsoft Office-Anwendungen werden vorausgesetzt. Gespür für Protokoll- und Positionierungsfragen Gute Moderations- und Kommunikationsfähigkeit protokollarische und interkulturelle Kompetenz ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis Teamfähigkeit Belastbarkeit auch in Hochphasen des Projekts Bereitschaft zu Dienstreisen Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse oder Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache von VorteilStandortinformationen
Berlin
Hinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
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