Grado: G5
Número de la vacante: DC/ISSA/G/2023/01
Fecha de publicación: 30 de junio de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 15 de agosto de 2023
Job ID: 10993
Departamento: ISSA
Unidad: ISSA
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
Duración del contrato: 12 meses (renovable por un máximo de 3 años consecutivos)
En virtud del artículo 4.2, párrafo (e) del Estatuto del Personal, el reclutamiento de puestos vacantes en los proyectos de cooperación técnica no están cobijados por el anexo I del Estatuto del Personal y se llevan a cabo por selección directa del Director General.
Con el fin de garantizar que la selección directa para el puesto vacante se base en el mejor proceso de toma de decisiones posible, la OIT invita a los candidatos interesados a presentar su candidatura en línea antes de la fecha indicada anteriormente.
Pueden someter su candidatura:
- Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Los candidatos externos*
*El proceso de reclutamiento para los puestos en los servicios generales está sujeto a criterios específicos de contratación local. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación técnica no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. Un año de contrato a plazo fijo será otorgado. Además, la prórroga de los contratos de cooperación técnica queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 77,571 CHF por año.
Introducción
La Asociación Internacional de la Seguridad Social es la organización internacional líder a nivel mundial que reúne a instituciones de seguridad social, ministerios y entidades gubernamentales. La AISS fue creada en 1927 bajo los auspicios de la Organización Internacional del Trabajo y hoy cuenta con más de 320 instituciones miembros con más de 150 países.
El puesto de trabajo está adscrito a la Unidad de Recursos y Servicios de la AISS. La Unidad de Recursos y Servicios es responsable de los procesos de apoyo de la AISS como Finanzas, Recursos Humanos, Logística y Tecnologías de la Información. El titular del puesto dependerá del Director de la Unidad de Recursos y Servicios.
Bajo la supervisión directa y las instrucciones generales del Director de la Unidad de Recursos y Servicios, el titular será responsable de prestar apoyo financiero y administrativo. Puede ser requerido para participar en proyectos destinados a contribuir a las actividades de la AISS dentro de su ámbito de competencias.
Descripción de las tareas
- Mantener y actualizar la base de datos de la Gestión de las Relaciones con los Clientes (CRM) de la AISS para toda la información que no sean los contactos estatutarios. Esto incluye, entre otras cosas, los cambios en las redes de la AISS, las comisiones técnicas y los comités internacionales de la Comisión Especial sobre la Prevención, los datos relativos a las finanzas (MoStat, Wineur, Branches), la incorporación o el cambio de proveedores (expertos, traductores, corresponsales de la publicación Social Security Programs Throughout the World – SSPTW, etc.) y otras tareas que se precisen.
- Realizar búsquedas de información, y preparar y actualizar informes periódicos, información de antecedentes, notas informativas y resúmenes estadísticos con el sistema de gestión de la AISS de las relaciones con los miembros. Elaborar en dicho sistema y bajo la supervisión del Gerente de TI los informes y las plantillas que se soliciten. Crear cuentas de usuario y accesos al sistema de gestión de las relaciones con los miembros. Prestar asistencia para la recopilación de datos y para la interpretación de las estadísticas para los distintos informes. Prestar asistencia para la elaboración de formularios utilizados para recopilar y analizar datos, en caso de que se soliciten.
- Analizar y comprobar los documentos financieros y la correspondencia que se reciban para garantizar que la información esté completa, que los códigos de los proyectos sean correctos y que se respeten las normas y los reglamentos financieros. Introducir datos e información presupuestaria en el sistema de contabilidad. Preparar y revisar cuadros que contengan información financiera a partir de la información proporcionada por el supervisor.
- Realizar las operaciones contables relativas a todos los proveedores. Estas operaciones comprenden la contabilidad y la distribución de los costos entre las diferentes partidas presupuestarias. Examinar las preguntas de los proveedores y proporcionar explicaciones al respecto, y dirigirse al supervisor en los casos controvertidos, complejos o inhabituales.
- Hacer un seguimiento de las transacciones pendientes, lo que comprende la comprobación de facturas pendientes o la verificación de las transacciones registradas para cada código de proyecto a fin de detectar posibles discrepancias. Mantener y cuadrar los diversos registros y expedientes administrativos relativos a las cuentas pendientes de pago. Posibilidad de actuar como interventor de gastos para certificar las proposiciones de obligaciones de gastos dentro de los límites establecidos.
- Preparar los documentos para los pagos bancarios después de verificar los datos.
- Encargarse de las labores financieras relativas a la contratación de expertos, lo que comprende la introducción de la información contractual en una base de datos, la organización de viajes, la redacción de la correspondencia y el mantenimiento de archivos. Recibir, comprobar y calcular todos los pagos debidos a los expertos externos.
- Garantizar el mantenimiento, la accesibilidad y la eficacia de los sistemas de archivo de la unidad de trabajo, en particular los relativos a las cuentas pendientes de pago. Recopilar, consolidar y presentar información/datos sobre temas específicos. Mantener y actualizar hojas de cálculo y bases de datos.
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- Prestar apoyo para la realización de tareas administrativas relativas a las misiones de los miembros del personal, lo que comprende la organización de viajes (la preparación de las autorizaciones de viaje), de los visados, de las autorizaciones de seguridad o de las estimaciones del costo de las misiones, sobre todo durante los periodos de máxima actividad. Prestar apoyo para el cálculo de los pagos de los costos de misión de los miembros del personal y de los expertos externos.
- Prestar apoyo para la realización de labores generales, en particular las relativas a la preparación de eventos, el envío de correspondencia y el mobiliario. Proporcionar asistencia administrativa y financiera de varias formas en reuniones, talleres y otros eventos.
- Si procede para el puesto, se puede solicitar al titular que realice una variedad de actividades de apoyo operativo, en colaboración con otras unidades de trabajo de la AISS en las cuestiones operativas/administrativas que se precisen.
- Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
Calificaciones requeridas
Educación
Estudios secundarios completos. Es conveniente contar con un título de contabilidad. Se valorará cualquier otra formación en un ámbito relacionado con el trabajo de la Unidad de Recursos y Servicios.
Experiencia
Cinco años de experiencia en el ámbito profesional de que se trate. Se valorarán los conocimientos sobre el sistema de contabilidad de la AISS (GIT/Wineur) o sobre SugarCRM.
Idiomas
Excelente conocimiento del inglés o del francés y conocimientos prácticos del otro idioma. Se valorará el conocimiento de un tercer idioma de la AISS (alemán, español).
Competencias
- Buen conocimiento de las técnicas de gestión financiera y contable. Excelente conocimiento de las políticas, los reglamentos y los procedimientos que rigen el ámbito de las finanzas en la AISS.
- Se valorará el conocimiento de las normas y los procedimientos que rigen las misiones y demás viajes oficiales.
- Excelentes dotes para las relaciones interpersonales, un alto grado de tacto y capacidad demostrada para guardar la debida confidencialidad con estrictos criterios de conducta ética.
- Buen conocimiento de los sistemas informáticos automatizados y capacidad demostrada para trabajar con programas de tratamiento de textos y hojas de cálculo, incluidos programas de recuperación y de elaboración de informes y bases de datos. Capacidad demostrada en materia de análisis y gestión de datos. Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas. Capacidad para trabajar con precisión y prestar atención a los detalles. Sentido de la responsabilidad para mantener la integridad de los datos.
- Capacidad para tratar con clientes (incluidos los de alto nivel) y capacidad para dar respuesta a las solicitudes que requieran la utilización de varias fuentes (bases de datos, sitios web, intranet, IGDS, Click’n’Manage, etc.). Capacidad para realizar búsquedas en Internet y para responder de manera adecuada a las consultas que se realicen por teléfono o en persona. Actitud orientada al cliente y capacidad para tratar con las instituciones miembros y con el personal de la AISS, y para responder a consultas sencillas y complejas. Capacidad para comunicar de forma efectiva tanto por escrito como oralmente.
- Excelente capacidad para gestionar el tiempo, y para planificar y ejecutar las tareas que se le asignen. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Flexibilidad.
- Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.