Grado: G5
N煤mero de la vacante: GENEVA/GS/2023/19
Fecha de publicaci贸n: 12 de diciembre de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 15 de enero de 2024
Job ID: 11469
Departamento: GOVERNANCE
Unidad: DIALOGUE
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS est谩 sujeto a las normas de contrataci贸n local y el art铆culo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT s贸lo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia v谩lido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los p谩rrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Personal con m谩s de cinco a帽os de servicio continuo ser谩n considerados elegibles; se les anima a postular y se les dar谩 una consideraci贸n especial en las etapas de revisi贸n de las candidaturas y de evaluaci贸n.
- Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que est茅n o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en l铆nea debido a una incapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a ilojobs@ilo.org.
Se podr铆a exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Adem谩s de las entrevistas y ex谩menes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deber谩n superar el Centro de Evaluaci贸n de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la pr谩ctica vigente en la OIT, el candidato externo ser谩 normalmente contratado en el primer escal贸n de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 77 571 francos suizos por a帽o.
Introducci贸n
El puesto est谩 ubicado en la Unidad de Di谩logo Social y Tripartismo (DIALOGUE) del Departamento de Gobernanza y Tripartismo. El mandato general de la Unidad DIALOGUE es ayudar a los Estados miembros a establecer y reforzar los marcos institucionales y jur铆dicos para el di谩logo social y la cooperaci贸n tripartita entre los gobiernos y las organizaciones representativas de empleadores y de trabajadores, a desarrollar la capacidad de los actores del di谩logo social y a potenciar el papel y el impacto del di谩logo social y el tripartismo en la elaboraci贸n de las pol铆ticas laborales, econ贸micas y sociales con vistas a promover la justicia social y el trabajo decente para todos.
El titular del puesto prestar谩 servicios de apoyo administrativo a los miembros de la unidad DIALOGUE. Estos servicios se prestan en diversos 谩mbitos: apoyo administrativo, finanzas, organizaci贸n de viajes y reuniones, sitio web. El titular del puesto velar谩 por la aplicaci贸n rigurosa de las normas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y directrices establecidos para recomendar la l铆nea de actuaci贸n que debe seguirse en el 谩rea o 谩reas de las que ser谩 responsable. El titular trabajar谩 bajo la supervisi贸n del Jefe de DI脕LOGO.Funciones espec铆ficas
1. Garantizar la preparaci贸n y la tramitaci贸n de los actos administrativos, como los actos relativos al personal (AP), las autorizaciones de viaje (AT), las 贸rdenes de compra (OP), los contratos para colaboradores externos, los contratos de servicios para el presupuesto ordinario y los proyectos de cooperaci贸n al desarrollo, comprobando que la informaci贸n se ajusta a las normas aplicables. Introducir los datos completos en el Sistema Integrado de Informaci贸n de Recursos (IRIS). Realizar el seguimiento con los departamentos administrativos correspondientes para su tramitaci贸n.
2. Comprobar la calidad de los documentos salientes (formato, gram谩tica, estilo y cumplimiento de las normas aplicables). 3. Supervisar el proceso de publicaci贸n a varios niveles en consulta con los especialistas de la unidad. 4. Preparar solicitudes de ISBN para portadas de informes y otras publicaciones. Enlace con los distintos departamentos y unidades t茅cnicas de la Organizaci贸n para la entrega e impresi贸n puntual de las publicaciones.
3. Actualizar la p谩gina web de la unidad. Actualizar informaci贸n como las publicaciones de la unidad, las listas del personal de la sede y sobre el terreno y cualquier otra informaci贸n importante sobre el trabajo de la unidad.
4. Se mantiene al corriente de los cambios en las normas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y directrices administrativas, e informa de ellos al personal, proporcionando m谩s detalles si es necesario.
5. Realizar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relativas a los registros de asistencia y ausencia, la gesti贸n de existencias de documentos y publicaciones de la unidad.
6. Realizar otras tareas relevantes que le sean solicitadas.Estas funciones espec铆ficas se ajustan a la descripci贸n gen茅rica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones gen茅ricas siguientes:
Funciones gen茅ricas
1. Llevar a cabo todas las operaciones necesarias para autorizar y efectuar gastos con cargo a las distintas fuentes de financiaci贸n, incluidos los c谩lculos, la requisici贸n de fondos y la liquidaci贸n de pagos.
2. Mantener y actualizar las bases de datos relativas a las operaciones administrativas mencionadas.
3. Controlar la contabilidad de los compromisos y gastos de la unidad de trabajo y efectuar los ajustes necesarios para optimizar la utilizaci贸n de los recursos. Mantener los sistemas de seguimiento, vigilancia y/o informaci贸n contable relativos a los compromisos y gastos.
4. Mantener y conciliar una serie de registros y archivos administrativos. El titular podr谩 ser requerido para actuar como controlador de gastos de la unidad de trabajo.
5. Prestar apoyo administrativo para reuniones y seminarios en Ginebra y otros lugares. Este apoyo incluye la preparaci贸n de presupuestos, la coordinaci贸n de los viajes y el alojamiento de los participantes, el pago de las dietas, la contrataci贸n y el pago de los ponentes y la redacci贸n de la correspondencia relacionada.
6. Iniciar las acciones pertinentes relativas a la contrataci贸n o traslado de personal, expertos y consultores. Estas actividades implican la introducci贸n de informaci贸n contractual en una base de datos, la redacci贸n de correspondencia y la actualizaci贸n de expedientes.
7. Informar al personal, expertos y/o consultores sobre los procedimientos administrativos. Responder a las preguntas de dentro y fuera de la organizaci贸n. Participar en reuniones internas para facilitar informaci贸n sobre asuntos administrativos.
8. Redactar los informes y la correspondencia relacionados con las responsabilidades anteriores.
9. Participar en el desarrollo de procedimientos administrativos asistidos por ordenador.
Calificaciones requeridas
Educaci贸n
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Al menos cinco a帽os de experiencia pertinente.
Idiomas
Excelente dominio de dos de los idiomas de trabajo de la Organizaci贸n (franc茅s, ingl茅s y espa帽ol).
Competencias
Adem谩s de las competencias b谩sicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Competencias profesionales - Conocimiento de la normativa espec铆fica del 谩rea de especializaci贸n (finanzas, personal, relaciones, publicaciones). Buen dominio de los procedimientos administrativos y de los principios contables. Capacidad para buscar y recuperar informaci贸n de bases de datos y elaborar informes. Buen dominio de programas inform谩ticos y paquetes de software para llevar a cabo diversas tareas administrativas. Buena capacidad de redacci贸n y comunicaci贸n. Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con funcionarios de todos los niveles, as铆 como con electores y representantes de instituciones asociadas. Capacidad para trabajar con precisi贸n con datos administrativos y, en ocasiones, bajo presi贸n. Capacidad para establecer prioridades entre m煤ltiples tareas. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y comportarse de forma no discriminatoria y sensible a las cuestiones de g茅nero.
Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contrataci贸n electr贸nica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevar谩n a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deber谩n garantizar su disponibilidad en caso de pr茅-selecci贸n.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.