Contexte et contexte organisationnel
Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations unies. Il prône le changement et relie les pays aux connaissances, à l'expérience et aux ressources afin d'aider les gens à se construire une vie meilleure. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin d'aider à autonomiser les vies et à construire des nations résilientes.
En RDC, le PNUD vise à soutenir le gouvernement dans ses efforts pour éradiquer l’extrême pauvreté sous toutes ses formes et réduire les inégalités et la vulnérabilité de la population. À cette fin, une approche intégrée de trois grandes priorités a été adoptée : i) la promotion de la gouvernance : qui vise à améliorer l’environnement juridique et institutionnel nécessaire pour renforcer l’inclusion des populations cibles dans la prise de décision et promouvoir leur bien-être ; ii) la transformation économique : qui vise à soutenir la réalisation d’une transformation structurelle vers une économie verte durable et inclusive en utilisant une approche de développement humain ; et iii) la stabilisation et la résilience, qui vise à soutenir les régions fragiles et touchées par des conflits au moyen d’un ensemble complet et intégré de mesures d’aide.
L'équipe des finances soutient le bureau de pays dans la promotion de son programme de développement durable en améliorant continuellement les performances financières des bureaux de pays, en assurant une gestion saine des ressources financières et en assurant une forte responsabilisation grâce à une prise de décision éclairée, des processus de gestion financière efficaces et des rapports financiers transparents conformes aux normes internationales et aux directives réglementaires.
Objectif du poste
Sous la direction et la supervision du Représentant Résident (Opérations) et la supervision directe de l’Analyste aux Finances (chargé des Ressources Programmatiques), l'associé aux finances assure l'exécution efficace des services et des processus financiers dans le bureau de pays et l'utilisation transparente des ressources financières. Le (la) titulaire promeut une approche collaborative, axée sur le client, conforme aux règles et règlements du PNUD.
L'associé aux finances peut superviser le personnel de bureau et de soutien de l'Unité des finances. L'Associé aux Finances travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, des Programmes et des Projets au sein du bureau pays ainsi qu'avec le Siège du PNUD et le personnel du GSSC pour échanger des informations et résoudre les problèmes liés aux finances.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
Principales obligations et responsabilités
Soutenir l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et procédures.
Exemples de tâches :
Veiller à ce que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers et le suivi des audits soient conformes aux politiques et procédures du PNUD en matière de programmes et d'opérations. Mettre en œuvre un cadre de contrôle interne efficace. Aider la direction du bureau à préparer et à examiner les processus opérationnels des Finances du bureau, à cartographier et à élaborer le contenu des procédures opérationnelles standard internes dans le domaine des finances, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau. Fournir des informations pour la mise en œuvre de stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau. Suivre les accords de financement et de fonds fiduciaires, assurer le suivi des contributions avec les équipes respectives de projet dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources de bureau pays. Surveiller régulièrement les rapports d'exception financière pour détecter les activités et/ou les transactions inhabituelles ; et investiguer sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Informer la direction du bureau et les autres parties prenantes au Siège des résultats lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.Soutenir l'administration des budgets des projets de gestion du bureau pays, l'approbation des budgets pour les projets de développement et le fonctionnement d'un système optimal de recouvrement des coûts.
Exemples de tâches :
Fournir des renseignements recherchés pour la planification et l'état des ressources financières du bureau pays ; Préparer et modifier les budgets des projets de gestion du PNUD, assurer le suivi avec le siège des plafonds de dépenses autorisés (ASL) pour les projets de gestion. Aider à la préparation des révisions budgétaires requises (en assurant la révision budgétaire pluriannuelle) au sein de l'unité à la période requise et à l'obtention en temps opportun des ASL ; et veiller à ce que les fonds débloqués pour les projets soient tenus en détail et à ce que les projets soient établis mensuellement les rapports des ASL des projets autres que les ressources non-core/ GEF Établir en temps opportun les factures de recouvrement des coûts/DPC dans le système ERP/Quantum pour les services fournis par le PNUD, mettre en œuvre le système de suivi des recettes et assurer le suivi du recouvrement des coûts.Fournir un soutien comptable et administratif à l'unité des finances.
Exemples de tâches :
Soutenir le bon contrôle des pièces justificatives pour les factures de paiement et la bonne gestion des documents, y compris l'archivage systématique. Préparer les rapports financiers des projets et la gestion des fonds/solde budgétaire ; et préparer tous types de factures. Tenir à jour le système interne de contrôle des dépenses qui permet de s'assurer que les factures traitées sont vérifiées et traitées, que les transactions sont correctement enregistrées et reflétées dans le Quantum, et que les demandes de remboursement de frais de voyage et autres prestations sont dûment traitées. Coordonner et examiner les comptes du grand livre général et du grand livre auxiliaire et soutenir la clôture du projet en temps opportun. Prendre des mesures correctives en temps opportun sur les données erronées dans Quantum et sur les factures non validées, y compris les factures avec des erreurs de validation, les exceptions de correspondance et/ou les factures non approuvées. Préparer des rapports financiers au besoin. Fournir une réponse rapide aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières. Tenir à jour les comptes débiteurs pour les projets du PNUD et assurer le suivi des contributions auprès des partenaires. Assurer l'enregistrement, le rapprochement et la soumission en temps opportun des demandes de TVA auprès de l'autorité fiscale compétente et assurer le suivi des remboursements de TVA.Assurer le bon fonctionnement de la trésorerie et de la gestion de la trésorerie du bureau pays.
Exemples de tâches :
Agir en tant que remplaçant de l’Analyste aux Finances (chargé des Ressources Programmatiques) pour l'examen en temps opportun de la situation de trésorerie des comptes locaux afin d'assurer des fonds suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidité approuvé par la Trésorerie. Identifier et enregistrer les reçus et créer des dépôts pour l'application des revenus en temps opportun. Identifier et consigner les contributions. Préparer des rapprochements bancaires précis et en temps opportun et fournir la documentation à GSSC conformément à l'entente sur les niveaux de service. Initier des virements bancaires et des transactions dans Quantum Agir en tant que remplaçant de l’Analyste aux Finances (chargé des Ressources Programmatiques) pour la préparation en temps opportun des prévisions de trésorerie mensuelles afin d'assurer un solde de trésorerie suffisant sur le compte bancaire local. Assurer la liaison avec les organismes des Nations Unies participants pour obtenir une estimation des décaissements de leurs besoins de trésorerie.Assurer la facilitation de l'acquisition et du partage des connaissances au sein du bureau pays.
Exemples de tâches :
Aider à organiser la formation du personnel des opérations/projets sur les questions de finance, d'audit et de conformité, et la mise en œuvre du cadre de contrôle interne (ICF). Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière. Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.Le titulaire s'acquitte de toutes autres tâches relevant de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités de supervision et de gestion : Superviser, s'il y a lieu, le personnel de bureau et de soutien de l'unité des finances.
Exigences :
Éducation
Comptable pleinement qualifié, d'un institut de comptabilité accrédité au niveau international ou ayant suivi le Programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP). Aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n'est requis. Les candidats qui n'ont pas de qualification professionnelle en comptabilité, mais qui ont des diplômes spécialisés en comptabilité et/ou en finance, doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD, s'ils sont recrutés. Cependant, aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n'est requis. Les candidats qui n'ont aucune qualification professionnelle en comptabilité mais qui possèdent une expérience pertinente doivent réussir le test de comptabilité et de finance du PNUD avant d'être présélectionnés, et doivent réussir le Programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP), s'ils sont recrutés.Expérience, connaissances et compétences
6 ans (avec un diplôme d'études secondaires) ou 3 ans (avec un baccalauréat) d'expérience dans les domaines de la finance et de la comptabilité, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, au niveau national ou international. Expérience de l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des tableurs et des systèmes de gestion basés sur le Web tels que les services financiers ERP et les progiciels de base de données. La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est exigée.Exigences linguistiques
La maîtrise du français est exigée. Une bonne connaissance de l’anglais est un atout.Démonstration attendue des compétences Noyau
Obtenir des résultats NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans l'exécution du travail
Penser de manière innovante NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/s'ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d'une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu
NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage
S'adapter avec agilité NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement Agir avec détermination NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément
S'engager et s'associer NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l'inclusion NIVEAU 2 : Animer des conversations pour combler les différences et tenir compte de la prise de décisions
Gestion des personnes (Insérer sous la phrase standard si le poste a des subordonnés directs.)
Les compétences du PNUD en matière de gestion du personnel sont disponibles sur le site dédié.
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu'à 7 compétences) Domaine thématique Nom Définition Gestion d'entreprise
Satisfaction client/Gestion de la clientèle
Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité en temps opportun pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Fournir des contributions à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens d'ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client Développement des affaires Génération de connaissances Capacité de rechercher et de transformer l'information en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin déclaré Gestion d'entreprise Travailler avec des preuves et des données Capacité d'inspecter, de nettoyer, de transformer et de modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d'éclairer les conclusions et d'appuyer la prise de décisions. Finance Comptabilité (général) Connaissance des concepts, principes, réglementations, politiques comptables et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques. FinanceGestion budgétaire
Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l'élaboration et la gestion des budgets d'équipe FinanceInformation financière et analyse financière
Aptitude à extraire, à évaluer des données financières, à en tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière significative et cohérente afin de faciliter la prise de décisions et le suivi du rendement. FinanceAudit
Capacité d'examiner et de vérifier les comptes et les registres