Grade: G5
GS Roster
Vacancy no.: CALL_TEMP_GS_INTSERV_01
Publication date: TBC
Application deadline (midnight Geneva time): TBC
Job ID: 11633
Location: Geneva
The ILO is issuing a call for expression of interest for candidates who wish to be included in a pool for temporary positions at the General Service (GS), G5/G4, level at Headquarters (HQ) in Geneva.
Interested candidates are invited to submit their application on-line in order to establish their profile in the pool, from which they may be considered for relevant opportunities that may arise.
The ILO may only offer a contract to persons who have a valid residency status in Switzerland or who currently reside in neighbouring France.
The following are eligible to apply:
- External candidates
- Currently serving staff on DC or short-term contract (SST, ST, ST 3.5)
Internal candidates on RB (FT,WLT) contracts should not apply to this call.
Temporary appointments are not expected to lead to a career in the ILO and they do not carry any expectation of extension, renewal or conversion to any other type of appointment in the Organization. A contract of between 3-12 months may be given.
The ILO values diversity among staff. We welcome applications from qualified men and women, including those with disabilities. If you are unable to complete our online application form due to a disability, please send an email to ilojobs@ilo.org.
Introduction
Le poste temporaire d’ Assistant(e) financier(ère) est situé dans l'équipe de soutien du département (DST) au sein du département des services internes et de l'administration (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion du bâtiment, de la sécurité, de la logistique et des services, y compris les publications, la production, l'impression et la distribution des documents, l'écologisation de l'OIT, les voyages et les privilèges diplomatiques. La DST apporte un soutien général à la directrice et aux autres responsables hiérarchiques du département dans les domaines du contrôle financier, des ressources humaines et de la gestion générale du bureau.
Le titulaire du poste fournira principalement un soutien financier et administratif à l'unité de publication, de production, d'impression et de distribution (PRODOC). Il fournira également un soutien administratif et financier aux autres unités du département.
Le titulaire du poste travaillera sous la supervision du chef de DST.
Specific Duties
1. Effectuer les transactions financières nécessaires au financement des travaux de publication interne. Administrer les codes budgétaires des départements demandeurs, contrôler, rapprocher et traiter les transferts de dépenses vers les comptes correspondants. Fournir une ventilation des coûts et facturer en conséquence le coût des services aux départements de l'OIT et aux bureaux extérieurs en collaboration avec leurs fonctionnaires chargés du contrôle financier.
2. Contrôler les comptes et les transactions de plusieurs budgets et les comptes transitoires (I) de toutes les unités du département. Examiner les comptes pour détecter les divergences et prendre les mesures correctives appropriées. Fournir de manière régulière des rapports et des statistiques sur les états financiers et les transactions de l’ensemble des comptes transitoires à l’aide du système IRIS et des outils Microsoft Office (principalement EXCEL).
3. Préparer les contrats de biens et de services, les réservations de fonds, les contrats de collaboration extérieure, les reçus et les factures pour toutes les unités d'INTSERV à l’aide du progiciel de gestion intégré. Vérifier les factures et les paiements en fonction des services fournis. Réceptionner les factures, les comparer avec les devis et préparer les reçus en conséquence.
4. Effectuer et coordonner un large éventail de tâches administratives et de soutien de bureau pour toutes les unités d'INTSERV, en veillant à respecter les normes applicables. Assurer la formation en cours d'emploi des autres membres du personnel, le cas échéant.
5. Mettre à jour les fichiers de fournisseurs et informer l’Unité des états de paie de tout changement de nom, d'adresse ou de coordonnées bancaires.
6. Compiler des documents d'information et de référence pour le superviseur sur des sujets spécifiques, selon les besoins, et fournir un soutien administratif et financier aux professionnels du département.
7. Préparer et contrôler les factures internes pour les services fournis par les unités du département d’INTSERV à des homologues internes et externes, tel que la location d’espace de travail, de stationnement, des services publics, etc. Tenir à jour les outils de suivi appropriés à cette tâche.
8. Le titulaire peut être appelé à agir en qualité de contrôleur des dépenses, dans le cadre des limites prescrites.
9. S'acquitter d'autres tâches pertinentes qui lui sont confiées.Required qualifications
Education
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.
Experience
Au moins cinq ans d’expérience pertinente.
Languages
Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.
Competencies
Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes :
Bonne connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels concernés. Capacité à interpréter et à travailler dans le cadre des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Connaissance des programmes et activités de l’OIT.
Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.
Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).
Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.
Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public.
Solides aptitudes à rédiger.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Aptitudes interpersonnelles et à la communication. Tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.Generic Duties
TBD
Recruitment process
Please note that all candidates must complete an on-line application form. To apply, please visit ILO Jobs. The system provides instructions for online application procedures.
Evaluation may include a telephone interview with a recruiter, one or several written tests, including a Ms Office online test, and an interview with a hiring manager. ILO uses communication technologies such as Zoom and Ms Teams in the process of assessment and evaluation of candidates.
Fraud warning
The ILO does not charge any fee at any stage of the recruitment process whether at the application, interview, processing or training stage. Messages originating from a non ILO e-mail account - @ilo.org - should be disregarded. In addition, the ILO does not require or need to know any information relating to the bank account details of applicants.