Grade: G5
No. du poste: DC/ISSA/G/2023/01
Date de publication: 30 juin 2023
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 15 août 2023
Job ID: 10993
Départment: ISSA
Unité: ISSA
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Durée du contract: 12 mois (reconductible pour un maximum de trois années consécutives)
Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.
Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.
Peuvent soumettre leur candidature:
- Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
- Les candidats/tes externes*
*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 77,571 CHF par an.
Introduction
L’Association internationale de la sécurité sociale (AISS) est la principale organisation internationale au service des institutions et ministères compétents en matière de sécurité sociale. Fondée en 1927 sous les auspices de l’Organisation internationale du Travail (OIT), elle compte plus de 320 institutions membres réparties dans plus de 150 pays.
Le poste est à pourvoir au sein de l’unité Ressources et services (RES) de l’AISS. L’unité RES est chargée des fonctions support de l’AISS, par exemple des finances, des ressources humaines, de la logistique et des technologies de l’information. Il relève de l’autorité du responsable de l’unité RES.
Placé sous l’autorité directe du responsable de l’unité RES et travaillant sous ses ordres, le titulaire du poste sera chargé d’apporter un soutien financier et administratif. Il pourra être appelé à participer à des projets spécifiques afin de contribuer aux activités de l’AISS dans son domaine de compétence.
Fonctions et responsabilités essentielles
- Entretenir et actualiser la base de données de la gestion des relations avec les clients de l'ISSA (CRM) pour toutes les informations autres que les contacts statutaires. Cela inclut, sans s'y limiter, les changements relatifs aux réseaux de l'AISS, commissions techniques et comités internationaux de la Commission spéciale de prévention, les données relatives aux finances (MoStat, Wineur, Branches), l’ajout ou le changement de fournisseurs (experts, traducteurs, correspondants du programme SSPTW, etc.) et autres tâches si nécessaire.
- Rechercher des informations et préparer et actualiser des rapports réguliers, des informations de référence, des notes de synthèse et des résumés statistiques au moyen du CRM de l’AISS. Établir sur demande des rapports et formulaires types dans le CRM sous la supervision du responsable informatique. Créer des comptes utilisateurs et des accès au CRM. Apporter son concours à la compilation de données et à l’interprétation des statistiques pour divers rapports. Apporter son concours à la création de formulaires pour le recueil et l’analyse de données, si la demande lui en est faite.
- Analyser et vérifier les documents financiers et courriers entrants pour s’assurer que les informations sont complètes, que les codes des projets sont justes et que les règles et réglementations financières sont respectées. Saisir des données et des informations budgétaires dans le système comptable. Préparer et vérifier les tableaux contenant des informations financières sur la base d’informations fournies par son responsable hiérarchique.
- Effectuer les opérations comptables liées aux fournisseurs, notamment tenir la comptabilité et répartir les dépenses entre les différents postes budgétaires. Examiner les questions des fournisseurs et fournir des explications, en sollicitant le responsable pour les questions litigieuses, complexes ou inhabituelles.• Assurer le suivi des opérations en instance, ce qui comprend en particulier la vérification des factures en suspens ou des opérations enregistrées par rapport à un code projet pour repérer d’éventuels écarts. Tenir et rapprocher divers dossiers et fichiers administratifs en lien avec les comptes fournisseurs. Le cas échéant, agir en tant que contrôleur des dépenses engagées pour certifier les engagements de dépenses proposés, dans le respect des limites fixées.
- Établir les documents en vue des paiements bancaires après vérification des données.
- Effectuer les tâches financières en lien avec le recrutement d’experts, notamment saisir les données relatives au contrat dans une base de données, prendre les dispositions relatives aux déplacements, rédiger les courriers et tenir à jour les dossiers. Recevoir, vérifier et calculer les remboursements dus aux experts extérieurs.
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- Veiller à ce que les systèmes d’archivage de l’unité de travail, en particulier ceux relatifs aux comptes fournisseurs, soient à jour, accessibles et efficaces. Recueillir, rassembler et présenter des informations/données sur des sujets spécifiques. Tenir à jour et actualiser des feuilles de calcul et bases de données.
- Venir en appui pour l’exécution de tâches administratives en lien avec les missions des membres du personnel, spécialement pour les tâches liées à l’organisation des déplacements (préparation des autorisations de voyage), aux visas, aux contrôles de sécurité, à l’estimation du coût des missions, en particulier pendant les périodes de forte activité. Venir en appui pour le calcul des remboursements de frais de mission des membres du personnel et experts extérieurs.
- Venir en appui pour des tâches générales, notamment des tâches en lien avec la préparation d’événements, la diffusion de courriers et le mobilier. Apporter diverses formes de soutien administratif et financier pour les réunions, ateliers et autres événements.
- Le cas échéant, le titulaire du poste pourra être amené à accomplir diverses tâches de soutien opérationnel en collaboration avec d’autres unités de travail de l’AISS sur des questions opérationnelles/administratives selon les besoins.
- Effectuer d’autres tâches qui lui seront confiées.
Qualifications requises
Formation
Avoir suivi jusqu’à son terme une formation dans un établissement d’enseignement secondaire. Un diplôme en comptabilité est souhaitable. Avoir suivi une formation dans une discipline en lien avec l’activité de l’unité RES serait un atout.
Expérience
Cinq années d’expérience dans la profession concernée. La connaissance du système comptable de l’AISS (GIT/Wineur) ou du CRM Sugar serait un atout.
Langues
Avoir une excellente connaissance de l’anglais ou du français et une bonne connaissance de l’autre langue. Connaître une troisième langue de l’AISS (allemand ou espagnol) serait un atout.
Compétences
- Une bonne connaissance des techniques de gestion financière et de comptabilité. Une excellente connaissance des politiques, règles et procédures applicables aux finances de l’AISS.
- Connaissance avérée des règles et procédures applicables aux missions et autres voyages officiels.
- Excellentes compétences interpersonnelles, grande diplomatie et capacité avérée à respecter la confidentialité et des normes éthiques exigeantes.
- Bonne connaissance des systèmes d’information automatisés et capacité avérée à utiliser les logiciels de traitement de texte et de feuilles de calcul, notamment les fonctions d’extraction, de création de rapports et de base de données. Compétences avérées en matière d’analyse et de gestion de données. Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes. Précision et souci du détail. Sens de sa responsabilité concernant la préservation de l’intégrité des données.
- Sens de la relation-client et capacité à entretenir des liens avec les institutions membres et le personnel de l’AISS, de même qu’à répondre à des questions simples ou complexes. Capacité à communiquer de manière efficace à l’écrit comme à l’oral. Capacité à traiter avec des clients (y compris des clients de haut niveau) et à répondre à des demandes supposant l’utilisation de diverses sources (bases de données, site Internet, Intranet, etc.).
- Grande capacité à gérer son temps, de même qu’à planifier et exécuter les tâches qui lui sont confiées. Capacité à travailler en équipe et sous la pression. Flexibilité.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et des attitudes respectueux de l’égalité de genre et non discriminatoires.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.