Grado: G5
Número de la vacante: BOGOTÁ/AND/DC/G5/2023/110
Fecha de publicación: 10 de octubre 2023
Fecha de cierre (medianoche hora local): 23 de octubre 2023
Job ID: 11324
Departamento: OR–América Latina y el Caribe
Unidad: ETD/OP-Lima
Lugar de destino: Bogotá
Tipo de contrato: Duración determinada
Duración del contrato: 1 año
Pueden someter su candidatura:
- Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Los candidatos externos*
*El proceso de reclutamiento para los puestos en los servicios generales está sujeto a criterios específicos de contratación local. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas residencia y permiso de trabajo en Bogotá Colombia.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación técnica no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. Un año de contrato a plazo fijo será otorgado. Además, la prórroga de los contratos de cooperación técnica queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto corresponde a la Escala Salarial Local de Naciones Unidas en Bogota del Grado G5 Step 1.
Introducción
En Colombia las normas laborales se regulan principalmente por el Código Sustantivo del Trabajo, vigente desde 1950. Si bien este dispone la garantía de derechos laborales a través de la justicia en las relaciones laborales, la dinámica del mercado laboral, la globalización, nuevas formas de contratación, y fenómenos como la intermediación y tercerización, evidencian la necesidad de que este marco normativo este acorde con los retos y oportunidades del mundo del trabajo actual.
A propósito de lo anterior, el gobierno colombiano adelanta una reforma laboral en el país. Este escenario representa una oportunidad para que se contemple las Normas Internacionales del Trabajo, se atienda las recomendaciones de los órganos de control de OIT y del Plan de Acción Bajo el Acuerdo de Cooperación Laboral suscrito con Canadá. Impulsando así al mercado laboral como motor de crecimiento sostenible sin desatender la garantía de los derechos laborales.
Para ello, es necesario que los constituyentes de la OIT y los actores laborales y sociales involucrados en el proceso de construcción de la reforma laboral, especialmente los actores gubernamentales mejoren sus capacidades para identificar las brechas normativas; adelanten espacios de diálogo social tripartito, identifiquen las recomendaciones internacionales y la jurisprudencia relevante y promuevan las actualizaciones normativas necesarias teniendo en cuenta buenas prácticas internacionales.
Por lo tanto, el objetivo del proyecto es fortalecer la estrategia de participación de los interlocutores sociales en el proceso de la Reforma Laboral en Colombia teniendo en cuenta las Normas Internacionales del Trabajo, las recomendaciones de los órganos de control de la OIT y del Plan de Acción Bajo el Acuerdo de Cooperación Laboral con Canadá. Lo anterior a través de generación de lineamientos de política pública basados en evidencia, acordes con los instrumentos y recomendaciones internacionales.
Descripción de las tareas
El/la asistente de proyecto realizará sus funciones bajo la supervisión del/la Coordinador/a Nacional del proyecto del DWT/CO- Lima.
- Asumir las responsabilidades administrativas del proyecto, analizando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas y haciendo recomendaciones para tomar medidas correctivas, en caso de ser necesario.
- Monitorear la ejecución del presupuesto del proyecto para asegurar que se brinde apoyo administrativo oportuno en las áreas que corresponda. Apoyar a la coordinación del proyecto en la identificación de problemas, propuesta de soluciones y acciones.
- Desempeñar funciones de preparador(a) en el Sistema Administrativo de la Oficina, relativas a:
- Viajes Oficiales:
- Preparar y liquidar autorizaciones de viaje (TT) siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y procedimientos internos establecidos por la Oficina.
- Preparar Órdenes de compra (PO), hacerles seguimiento y enviarlas a la agencia de viajes, coordinar la emisión de los tiquetes aéreos requeridos y, en caso de modificación, realizar los cambios necesarios en el sistema de administrativo de la Oficina.
- Órdenes de Compra (PO):
- Garantizar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” y demás formularios que correspondan y registrar los datos para generar el número de proveedor en el sistema.
- Garantizar que los términos de referencia (TORs) correspondientes hayan sido revisados y aprobados y que los fondos estén reservados.
- Preparar en el sistema las Órdenes de Compra (PO) de bienes y servicios, contratos de colaboración externa, contratos de servicios, acuerdos de implementación y de subvención u otros, siguiendo los procedimientos y normas establecidas en el Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
- Asegurar que las POs han sido finalizadas oportunamente, en atención a las normas establecidas.
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4.Proveer de apoyo administrativo y logístico en la organización de eventos como conferencias, seminarios, talleres de trabajo, u otro tipo de reuniones, coordinar viajes, reservar alojamiento, entre otros temas asociados. Tomar notas y/o actas en las reuniones.
5. Apoyar en la elaboración y tramite de documentos y solicitudes a la Oficina de OIT para los Países Andinos relacionados con el proyecto.
6. Mantener actualizados los sistemas de monitoreo del proyecto, asegurando el cumplimiento de las reglas de la OIT.
7. Mantener la organización, gestión y actualización de los archivos que contengan la información relativa al proyecto, en los repositorios físicos y/o digitales destinados para tal fin.
8. Desarrollar, mantener y actualizar bases de datos y los sistemas de información internos, hacer búsquedas básicas, consolidar información y preparar resúmenes estadísticos, cuadros, u otros sobre la situación del proyecto.
9. Preparar material informativo sobre el uso de los fondos con relación a las actividades realizadas para apoyar la presentación de informes para los donantes. Apoyar en la preparación de informes para la presentación interna de la OIT a los donantes, para la preparación del presupuesto, auditorías, entre otras.
10. Preparar correspondencia a iniciativa propia para verificar datos, atender y responder consultas y hacer seguimiento cuando sea necesario, con personal del proyecto de la OIT, consultores y contrapartes.
11. Mantenerse al día de los cambios en las políticas, procedimientos, directrices y procesos relacionados con sus funciones y compartir la información con el personal del proyecto y otras partes interesadas, aportando aclaraciones adicionales, según se necesite.
Educación
Educación secundaria completa.
Experiencia
MÍNIMO:
- Cinco años de trabajo administrativo y/o financiero de responsabilidad progresiva.
VENTAJA:
- Experiencia de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y/o con socios para el desarrollo.
- Experiencia en gestión administrativa de proyectos y trabajo con entidades gubernamentales, rama judicial y/o legislativa del poder público.
- Experiencia laboral en una agencia del Sistema de Naciones Unidas, una organización no gubernamental, o de la cooperación internacional.
- Experiencia en el uso de herramientas colaborativas y para organización de reuniones virtuales.
Idiomas
- Excelente conocimiento del idioma español.
- Nivel básico del idioma inglés.
Competencias
Básicas
Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración
Técnicas y generales
- Habilidad para trabajar en forma efectiva con un equipo multicultural e interdisciplinario, así como también para trabajar a su propia iniciativa.
- Habilidad para usar software de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) en el entorno Microsoft 365 y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
- Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
- Cinco años de trabajo administrativo y/o financiero de responsabilidad progresiva.
- Viajes Oficiales: