OVERVIEW
Parent Sector : Culture Sector (CLT)
Duty Station: San Jose
Classification of duty station: [[filter12]]
Standard Duration of Assignement : [[filter13]]
Job Family: General Administrative Support
Type of contract : Non Staff
Level : Level 1
Duration of contract : From 7 to 11 months
Recruitment open to : Internal and external candidates
Application Deadline (Midnight Paris Time) : 19/04/2024
UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism
Applicants must be entitled to work in Costa Rica
OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST
Bajo la autoridad general del Director de la Oficina Regional de la UNESCO en San José y la supervisión directa del Especialista del Programa de Cultura, este puesto implica tareas administrativas y de apoyo de oficina para contribuir al funcionamiento fluido y eficiente del Sector de Cultura.
La persona asistente del Programa de Cultura deberá realizar, entre otras, las siguientes tareas:
- Organizar la agenda del sector de Cultura;
- Localizar, organizar, compilar, revisar y actualizar la información y los datos utilizados en la elaboración de documentos de trabajo del Programa de Cultura. Mantener actualizados archivos y bases de datos del Programa, incluyendo directorios de contactos;
- Finalizar documentos de trabajo, incluyendo informes, correspondencia, presentaciones, entre otros, a partir de borradores aprobados por el Especialista de Programa.
- Preparar documentación administrativa variada a partir de plantillas y formularios.
- Dar seguimiento a procedimientos administrativos, incluyendo contratos, pagos pendientes, entre otros.
- Colaborar en la planificación de misiones oficiales del sector de Cultura, preparando itinerarios y coordinando el orden del día;
- Colaborar en la organización de reuniones, actividades y eventos oficiales organizadas por el Programa de Cultura, mediante:
- la cotización y reserva de locales y equipo;
- la preparación, envío y seguimiento de invitaciones a actividades.
- la cotización y compra de tiquetes aéreos, y la organización de hospedaje de personas invitadas
- la disposición de aportar apoyo logístico según sea necesario.
- Realizar otras tareas de apoyo al sector de Cultura que sean asignadas por el Especialista del Programa.
La persona asistente del Programa de Cultura deberá mantener una comunicación constante con los miembros del equipo de trabajo del sector de Cultura de la Oficina Regional de la UNESCO en San José, así como de las Oficinales nacionales en México y Guatemala, según sea requerido. Del mismo modo, realizará sus tareas en estrecha coordinación con los equipos de administración, comunicación, dirección y otros sectores de la Oficina Regional de la UNESCO en San José, según sea necesario.
Long Description
Long Description
Long Description
COMPETENCIES (Core / Managerial) Planning and organizing (C)Teamwork (C)Communication (C)Professionalism (C)
- For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Formación
Grado universitario en el ámbito de la gestión secretarial disciplinas afines.
Experiencia profesional
Mínimo 2 (dos) años de experiencia profesional en tareas administrativas, de secretaría o afines en un entorno internacional.
Habilidades y competencias
1. Conocimiento y comprensión de los mandatos institucionales de la UNESCO.
2. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y para establecer buenas relaciones de trabajo con contrapartes y socios externos e internos.
3. Excelentes habilidades interpersonales y de trabajo en equipo.
4. Excelentes habilidades de organización y coordinación.
5. Capacidad para trabajar eficazmente con plazos ajustados.
6. Capacidad para establecer prioridades y ejecutar planes de trabajo.
7. Sentido de la diplomacia, discreción e integridad profesional.
8. Excelentes conocimientos informáticos (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Idiomas
Excelentes habilidades de comunicación, tanto escrita como oral, en español e inglés.
DESIRABLE QUALIFICATIONS
Formación
Grado universitario en los ámbitos de la cultura, las artes, el desarrollo sostenible, o campos relacionados.
Experiencia laboral
Experiencia en organizaciones internacionales o agencias de Naciones Unidas.
Idiomas
Conocimiento de otra lengua oficial de la UNESCO (francés, árabe, chino o ruso).
BENEFITS AND ENTITLEMENTS
Rename the “BENEFITS AND ENTITLEMENTS” title to “APPLICATION PROCESS”, and use additional sections if required to add other relevant information.
Otherwise you can delete this section.
SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS
Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO careers website. No modifications can be made to the application submitted.
The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview.