Description
Heifer Internacional
17-07-2023
Título: Asistente de Compras
Número de puesto:
Nuevo o Reemplazo: Nuevo
Tipo: Jornada Completa
Cargo central: Sí No
Grado salarial:
División/Depto.: Programas
# de Depto./WO del Subproyecto: EC1281 Proyecto “Bionegocios Ecuador”
Responde directamente a: Coordinador de Proyecto
Responde funcionalmente a: Oficial de Compras
POSNO del/la Supervisor:
RESNO / Nombre del/la Supervisor:
Supervisión: Empleados/as Sí No |Voluntarios/as Sí No
Lugar: Quito - Ecuador
Fondos de Reasignación: N/A
Viajes Requeridos: Zona de intervención – 30%
Heifer Project International es empleadora de igualdad de oportunidades. Todas las personas solicitantes calificadas serán consideradas para el empleo sin tomar en cuenta su raza, religión, color, origen nacional, género, identidad de género, orientación sexual, edad, condición de veterano/a de guerra protegido/a, entre otras cosas, o su situación como individuo calificado con discapacidad.
ANTECEDENTES
En el mes de julio de 2022 el Banco de Desarrollo de América Latina (CAF) firmó con Heifer Ecuador como organización ejecutora, el Convenio de Ejecución de Recursos de Cooperación Técnica No Reembolsable que establece los términos y condiciones de la cooperación entre las partes para el desarrollo del proyecto “Bionegocios Ecuador”. Para implementar adecuadamente el proyecto, la Unidad Ejecutora requiere incorporar a su equipo un asistente de administración del proyecto.
El/la Asistente de Administración del proyecto tendrá como responsabilidad primaria garantizar la aplicación efectiva y eficiente de los procesos administrativos y de adquisiciones del proyecto de acuerdo con los términos establecidos por la Fundación Heifer Ecuador en el marco del convenio del proyecto. Será responsable de la aplicación de la normativa establecida por CAF y la Fundación Heifer Ecuador para la ejecución del Plan de Adquisiciones del Proyecto, así como de las normas administrativas relacionadas con el resguardo y custodia de los bienes adquiridos por el proyecto; y, del resguardo adecuado de la documentación de adquisiciones, para lo cual reportará al Coordinador del Proyecto y de forma funcional al Oficial de Compras.
FUNCIONES
Generales:
Garantizar la aplicación de la normativa existente para la gestión de compras del proyecto. En cualquier caso, se aplicará la normativa de mayor rigidez. Calificar a proveedores para el proyecto y evaluar su gestión. Gestionar la adquisición de bienes, servicios u obras contempladas en el Plan de Adquisiciones del proyecto, incluyendo la no objeción del donante según la normativa establecida. Preparar informes sobre la gestión de abastecimiento según se solicite. Gestionar la suscripción de los contratos a ser financiados por el proyecto, siguiendo las normas y procedimientos de la Fundación Heifer Ecuador y de la normativa establecida por CAF. Brindar soporte en la custodia y control de los bienes adquiridos por el proyecto Brindar soporte en la revisión de reportes de gastos del personal del proyecto Las demás actividades necesarias que sean requeridas por el/la Coordinador del Proyecto, la Dirección de Finanzas y Operaciones, el Oficial de Compras, para la ejecución de los objetivos de los proyectos.Responsabilidades Clave y acciones del puesto:
RESPONSABILIDADES
ENTREGABLES
Calificar a proveedores en el marco de ejecución del proyecto y evaluar su desempeño.
• File de proveedores calificados según la normativa existente.
• Listado de proveedores calificados por categoría de gasto.
• Listado de proveedores evaluados con la documentación correspondiente.
• Contratos vigentes con proveedores recurrentes.
Mantener actualizado el Plan de Adquisiciones del proyecto.
• Plan de adquisiciones propuesto acorde a cambios y/o ajustes a presupuesto.
Realizar la gestión de compras para el proyecto según el plan de adquisiciones.
- Gestionar los requerimientos de compra acorde a las especificaciones solicitadas por el equipo del proyecto.
- Asesorar y atender efectivamente a todos los requerimientos de compra de bienes y servicios generados desde el proyecto en todas sus fases.
- Realizar el proceso de cotizaciones requeridas por el equipo del proyecto en función de los métodos de adquisición acordados en el PAD y aplicando la normativa establecida.
- Garantizar la adjudicación a proveedores elegibles.
- Adquirir los bienes y/o servicios solicitados por el equipo del proyecto y administrativos, previstos para la ejecución del proyecto, acorde al procedimiento establecido.
- Dar seguimiento a la recepción de bienes o productos a satisfacción del solicitante.
- Dar seguimiento al cumplimiento de las condiciones comerciales acordadas con los proveedores adjudicados.
-
• File por cada requerimiento de compra completo: Documentación soporte elaborada y remitida según los procedimientos establecidos.
• Órdenes de Compra remitidas a proveedores bajos los procedimientos establecidos.
• Contratos de provisión y crédito gestionados en coordinación con la Oficina Nacional.
• Adendas a contratos gestionadas según corresponda.
• Actas de entrega recepción del bien y/o servicios, emitidas por los solicitantes.
Brindar soporte al personal técnico del proyecto y a la Gerencia respecto de la elaboración de los TdRs.
• TdRs con recomendaciones.
Emitir reporte sobre la gestión de compras asignadas.
• Reporte de requisiciones de compra con la periodicidad que se requiera.
Garantizar el suministro, custodia adecuada, uso y conservación de activos del proyecto.
· Generar actas de entrega recepción de los activos del proyecto.
· Generar actas de entrega recepción de bienes de capital para los beneficiarios finales del proyecto.
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• Inventario de bienes actualizado.
• Actas de entrega recepción a custodios elaboradas.
• Actas de donación de bienes para terceros emitidas.
•
Brindar soporte en la revisión y gestión de aprobación de los reportes de gastos del personal mensuales y parciales
• Reportes de gasto revisados.
Requisitos mínimos:
Título universitario de tercer nivel en carreras administrativas, de comercio y/o afines. Experiencia mínima de 2 años en el área de compras. (Se prefiere experiencia en ONG u organismos internacionales) Deseable, con licencia vigente de conducción de vehículos livianos.