El Puesto:
Las operaciones del proyecto se llevarán a cabo en la oficina del Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) ubicadas en la ciudad de San Miguel por lo que se espera que la persona que ocupe el cargo resida en San Miguel por sus propios medios.
Como hacer la diferencia:
El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es la agencia líder de la ONU para lograr un mundo donde cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y cada joven alcance su potencial. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025) reafirma la relevancia de su dirección estratégica actual y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas prevenibles; eliminar la necesidad insatisfecha de planificación familiar; y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados reflejan nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la consecución de la CIPD y los ODS en el Decenio de Acción que culmina en 2030. Nuestro plan estratégico insta a los Estados Miembros de la ONU, las organizaciones y las personas a \"reconstruir mejor\", al tiempo que abordamos los impactos negativos de la pandemia de COVID-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperamos los logros perdidos y alcanzamos nuestros objetivos.
En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en riesgo, necesitamos personal íntegro y ético, que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y plena convicción. El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y generen resultados de alto impacto y sostenidos. Necesitamos personal transparente, excepcional en la gestión de los recursos que se les confían y comprometido con la excelencia en los resultados de sus programas.
Propósito del puesto:
El/la Asistente de Administración del Proyectos será responsable por la administración efectiva de los recursos asignados para el/los proyecto/s de la oficina de país en esos territorios. Apoyará la gestión administrativa y financiera de la Oficina de San Miguel y los proyectos implementándose, y mantendrá una estrecha relación con los socios implementadores en la planificación y correcta ejecución presupuestaria, con el fin de apoyar el cumplimiento de las metas financieras y técnicas de los diferentes proyectos. Asimismo, prestará servicios de acompañamiento y seguimiento a los planes de trabajo anuales en el marco de los fondos regulares y de cooperantes externos asignados por la Representación de país. Velará por el cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA en todo momento.
Responsabilidades del puesto:
Tareas administrativas y gestión de contratos IC y de Empresas Mantener archivos físicos y electrónicos de todas las actividades relacionadas con el puesto debidamente actualizados y organizados. Verifica que toda la información de programas esté cargada en el sistema Idocs oportunamente. Recibe correspondencia y elabora comunicación oficial relacionada con socios implementadores y proyectos, da seguimiento a los requerimientos y acciones resultantes de las mismas de acuerdo con los procedimientos internos del UNFPA. Gestiona la aprobación de términos de referencia para la contratación de consultores o empresas. Gestiona y coordina los pasos previos a la solicitud de elaboración de contratos de consultores individuales locales de acuerdo con los lineamientos establecidos desde la Oficina de San Salvador. Gestiona la documentación requerida en la implementación de los proyectos exigidos por las políticas de UNFPA. Gestiona la ejecución de los contratos de consultorías individuales y de empresas proveedoras de servicios para los proyectos (seguimiento a las fechas de entregas de productos, archivo de los productos entregados y vencimiento de contratos, solicitud de enmiendas) Identificación local de proveedores para ser gestionados de acuerdo con las políticas y procedimientos del UNFPA para la prestación de servicios. Apoya la gestión de la caja chica asignada a la oficina de San Miguel de acuerdo con las instrucciones brindadas desde la Oficina de San Salvador. Gestiones logísticas: Realiza solicitudes de apoyo de transporte para los equipos del área que necesiten atender eventos y actividades de proyectos. Lidera la organización de eventos en las áreas de programas y las necesidades derivadas del mismo. Coordina con contrapartes según se requiera en la actividad o evento. Apoyar la gestión de importación y desaduanaje de bienes relacionados a los proyectos asignados. Realiza valoraciones de desempeño de los proveedores para asegurar la calidad y la fiabilidad de los bienes y servicios adquiridos y reportarla a su supervisor. Recomendar herramientas tecnológicas que puedan optimizar la gestión de compras y otros procesos administrativos de la Oficina de San Miguel. Gestiones de compras Elabora, registra y gestiona la aprobación de requisiciones bajo las instrucciones de la oficina de San Salvador. Cotiza y apoya la adquisición de equipos, suministros y servicios para proyectos. Da seguimiento y recibe bienes y servicios Mantiene comunicación oportuna con los proveedores y con la persona encargada del área de compras en la oficina de San Salvador del UNFPA. Crea “recibos” en plataforma financiera. Apoya procesos de RFQ o licitaciones revisión o evaluaciones de ofertas. Apoya la gestión de compras internacionales de insumos de los proyectos. Valida el uso correcto de COAs en las gestiones de compras. Gestiones de pagos de bienes y servicios Documenta los pagos de bienes y servicios. Registra la información pertinente en controles internos de la oficina y en plataforma financiera. Elabora PRC (payment request) Asegura que los fondos de la caja chica estén seguros y que se realice un registro detallado de todos los ingresos y egresos. Preparar los informes de gastos de caja chica para la reposición de fondos y asegurarse de que se realicen de manera oportuna. Inventarios Controla el inventario de bienes y materiales comprados para un proyecto. Coordina la entrega de donaciones de bienes y materiales a contrapartes. Elabora actas de entrega o completar los formatos requeridos por la oficina en la entrega de bienes a terceros.
Calificación y experiencia:
Education:
Bachiller con al menos 4to año de estudios universitarios en Administración de Empresas, o áreas afinesConocimiento y Experiencia:
Experiencia comprobable (al menos 3 años) en asistencia administrativa de proyectos de desarrollo Capacidad de gestión presupuestaria y administrativa Capacidad de redacción Experiencia de al menos 2 años en apoyo logístico para eventos Gestión de correspondencia y manejo de archivos físicos y electrónicos Dominio de las aplicaciones actuales de software de oficina y uso de herramientas virtuales Con conocimiento y experiencia de programas financieros, preferiblemente Quatum Manejo competente de Microsoft Power BI Capacidad de atender diversos procesos de manera paralela (Multitask) Capacidad para la organización efectiva de su tiempo Dominio avanzado de Microsoft Office, incluyendo habilidades expertas en Excel, Word y PowerPoint.Lenguajes:
Español Inglés a nivel intermedio será una ventajaCompetencias:
Valores:
Dar el ejemplo con integridad Demostrar compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas Aceptar la diversidad Aceptar el cambioCompetencias clave:
Lograr resultados Responsabilidad Desarrollar y aplicar la experiencia profesional y la perspicacia empresarial Pensar analítica y estratégicamente Trabajar en equipo y gestionarse a uno mismo y a las relaciones.Competencias Funcionales:
Autogestión Desarrollo y aplicación de experiencia profesional Trabajo en equipo / buen manejo de las relaciones interpersonales Manejo de la demanda del trabajo bajo presión Capacidad de diálogo y negociación Habilidad para la comunicación verbal y escrita Amplitud de criterioCompensación y Beneficios:
Este puesto ofrece una atractiva remuneración que incluye días de vacaciones, seguro médico y remuneración adicional por pensión y obligaciones de seguridad social.
Entorno Laboral del UNFPA:
El UNFPA proporciona un entorno laboral que refleja los valores de igualdad de género, diversidad, integridad y un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. Nos comprometemos a garantizar la paridad de género en la organización y, por lo tanto, animamos a las mujeres a postularse. Se anima encarecidamente a las personas de la comunidad LGBTQIA+, grupos étnicos minoritarios, poblaciones indígenas, personas con discapacidad y otros grupos subrepresentados a postularse. El UNFPA promueve la igualdad de oportunidades en cuanto a nombramiento, capacitación, compensación y selección para todos, independientemente de sus características personales y dimensiones de diversidad. La Diversidad, la Equidad y la Inclusión son fundamentales para el personal del UNFPA.
Descargo de responsabilidad:
La selección y contratación del personal de Local Service Contract puede estar sujeta a verificación de antecedentes y referencias, autorización médica y otros requisitos administrativos.
El UNFPA no cobra ninguna tarifa de solicitud, procesamiento, capacitación, entrevistas, pruebas u otra tarifa en relación con el proceso de solicitud o selección y no se ocupa de la información sobre las cuentas bancarias de los solicitantes.