Grado: G4
N煤mero de la vacante: GENEVA/GS/2024/20
Fecha de publicaci贸n: 11 de noviembre de 2024
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 12 de diciembre de 2024
Job ID: 12538
Departamento: INTSERV
Unidad: DST
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS est谩 sujeto a las normas de contrataci贸n local y el art铆culo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT s贸lo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia v谩lido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los p谩rrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que est茅n o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en l铆nea debido a una incapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a ilojobs@ilo.org.
Se podr铆a exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Adem谩s de las entrevistas y ex谩menes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deber谩n superar el Centro de Evaluaci贸n de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la pr谩ctica vigente en la OIT, el candidato externo ser谩 normalmente contratado en el primer escal贸n de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 71 936 francos suizos por a帽o.
Marco org谩nico
El puesto est谩 ubicado dentro del Equipo de Apoyo Departamental (DST) del Departamento de Servicios Internos y Administraci贸n (INTSERV). INTSERV es responsable de una amplia gama de servicios relacionados con la gesti贸n de instalaciones y activos, sostenibilidad medioambiental, salud y seguridad en el trabajo, seguridad y protecci贸n, log铆stica y servicios de correo, gesti贸n y producci贸n de publicaciones, privilegios diplom谩ticos, viajes y transporte, as铆 como de la prestaci贸n de otros servicios centrales. Adem谩s de prestar servicios en la sede de la OIT, cada unidad proporciona conocimientos especializados, asesoramiento y orientaci贸n en su 谩rea respectiva en la sede de la OIT y sobre el terreno. DST proporciona apoyo general al Director y a otros responsables del Departamento en las 谩reas de finanzas y programaci贸n, administraci贸n, control financiero, recursos humanos y gesti贸n general de oficinas.
El titular del puesto prestar谩 principalmente apoyo administrativo a la unidad de SEGURIDAD. Tambi茅n prestar谩 apoyo administrativo a otras unidades del departamento, seg煤n sea necesario y bajo la direcci贸n del Jefe de la DST.Objetivo principal
El/la titular del puesto realizar谩 una serie de tareas est谩ndar de apoyo administrativo y de oficina que contribuir谩n al funcionamiento correcto y a la ejecuci贸n de las actividades de la unidad org谩nica en los plazos establecidos. Dichas tareas guardan relaci贸n principalmente con el mantenimiento de la correspondencia y la elaboraci贸n de documentos, la ejecuci贸n de gestiones administrativas, la asistencia en la gesti贸n de la informaci贸n y de los registros y para las reuniones, y requieren el uso y la aplicaci贸n de las correspondientes reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y procesos administrativos de la OIT (normas aplicables).
Supervisi贸n recibida/ejercida
El/la titular trabaja bajo la supervisi贸n directa del Jefe del Departamento. El/la titular del puesto trabajar谩 con cierto grado de autonom铆a operativa en el desempe帽o de las tareas cotidianas y consultar谩 a su supervisor(a) en caso de necesitar orientaciones con respecto a cuestiones no corrientes. La supervisi贸n de la que ser谩 objeto se centrar谩 en la calidad y la puntualidad de la ejecuci贸n de las tareas asignadas.
Relaciones de trabajo
A nivel interno, el/la titular del puesto estar谩 en contacto con el personal de la propia unidad org谩nica y con personal de otras unidades org谩nicas del mismo 谩mbito de trabajo, para obtener, proporcionar o aclarar informaci贸n sobre cuestiones relacionadas con tareas espec铆ficas y transmitir las instrucciones impartidas por su supervisor(a). A nivel externo, el/la titular del puesto estar谩 en contacto principalmente con los/las visitantes, los/las participantes en reuniones y/o los proveedores de servicios, para hacer el seguimiento de cuestiones ordinarias, intercambiar informaci贸n o remitirles a quien corresponda.
Funciones y responsabilidades fundamentales
- Realizar diversas tareas de apoyo de oficina, tales como el mantenimiento de correspondencia y la elaboraci贸n de documentos, asistencia en la gesti贸n de informaci贸n y de los registros, vigilancia de los canales de comunicaci贸n de la unidad org谩nica, y apoyo log铆stico y administrativo rutinario para las reuniones.
- Mantenerse informado/a de las reglas, los reglamentos, los procedimientos y los procesos de oficina y administrativos pertinentes y velar por que el trabajo realizado se ajuste a los mismos. Mantenerse informado/a de las actividades y las prioridades de la unidad org谩nica.
- Recibir y/o registrar las comunicaciones entrantes y remitirlas a quienes corresponda. Responder a los pedidos de informaci贸n rutinarios o remitirlos a quien corresponda. Mecanografiar, dar formato y revisar diversos documentos, asegur谩ndose de su precisi贸n y de que la ortograf铆a, la puntuaci贸n, la gram谩tica y el estilo sean correctos, y comprobar que se ajusten a las normas aplicables. Redactar correspondencia est谩ndar. Preparar traducciones oficiosas que se le soliciten. Cargar contenido en p谩ginas web.
- Concertar citas y reuniones seg煤n se lo soliciten. Recibir y guiar a los visitantes a las salas de reuni贸n. Prestar ayuda con los tr谩mites relativos a los viajes oficiales. Preparar estimaciones de costos rutinarias.
- Mantener y actualizar los sistemas de gesti贸n de la informaci贸n y de registro, tales como sistemas de archivo, bases de datos y otras plataformas.
- Tramitar transacciones ordinarias y realizar un seguimiento de las mismas en el sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales (ERP).
- Prestar apoyo log铆stico y administrativo ordinario para las reuniones y otros eventos. Preparar y enviar cartas de invitaci贸n, 贸rdenes del d铆a y otros materiales. Preparar las instalaciones y los equipos en los locales de reuni贸n. Suministrar ayuda e informaci贸n a las/los participantes sobre cuestiones b谩sicas.
- Mantener los suministros y el equipo est谩ndar de la oficina. Mantener actualizados los inventarios, encargar el material necesario y notificar toda incidencia en los equipos. Colaborar en los traslados de oficina, entre otras cosas, tramitar los derechos de acceso y preparar los puestos de trabajo de nuevos miembros del personal.
- Desempe帽ar otras tareas afines que se le asignen.
secci贸n opcional (solo si necesario)
-
Requisitos m铆nimos
Formaci贸n
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Un m铆nimo de cuatro a帽os de experiencia pertinente.
Idiomas
Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organizaci贸n (espa帽ol, franc茅s o ingl茅s) y conocimiento pr谩ctico de un segundo idioma de trabajo.
Conocimientos y competencias (t茅cnicas/personales)
Adem谩s de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientaci贸n al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientaci贸n al cliente, comunicaci贸n, orientaci贸n al cambio, responsabilidad por el propio desempe帽o, orientaci贸n a la calidad, colaboraci贸n], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Conocimiento de los procedimientos generales de una oficina y capacidad para trabajar en el marco de las reglas, reglamentos, pol铆ticas y procedimientos aplicables.
Dominio del uso de paquetes de programas inform谩ticos como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gesti贸n de documentos.
Buen nivel de aptitud para trabajar con un sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales (ERP).
Capacidad para entender las herramientas, los programas inform谩ticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web de la oficina y para trabajar con ellos.
Capacidad para utilizar un sistema de gesti贸n de contenidos a fin de copiar, pegar y dar formato a contenidos en p谩ginas de un sitio web p煤blico.
Capacidad para redactar correspondencia est谩ndar.
Meticulosidad en el trabajo, a fin de detectar discrepancias en los datos.
Tacto y cortes铆a en el trato con los dem谩s, y capacidad para transmitir informaci贸n de manera adecuada y respetuosa.Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento mod茅licos, sensibles a las cuestiones de g茅nero, inclusivos y no discriminatorios.
Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contrataci贸n electr贸nica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevar谩n a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deber谩n garantizar su disponibilidad en caso de pr茅-selecci贸n.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.