Grado: G6
N煤mero de la vacante: GENEVA/GS/2024/16
Fecha de publicaci贸n:2024
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 2024
Job ID: 12386
Departamento: PARTNERSHIPS
Unidad: PARTNERSHIPS
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS est谩 sujeto a las normas de contrataci贸n local y el art铆culo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT s贸lo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia v谩lido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los p谩rrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que est茅n o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en l铆nea debido a una incapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a ilojobs@ilo.org.
Se podr铆a exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Adem谩s de las entrevistas y ex谩menes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deber谩n superar el Centro de Evaluaci贸n de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la pr谩ctica vigente en la OIT, el candidato externo ser谩 normalmente contratado en el primer escal贸n de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es :84,962 francos suizos por a帽o.
Marco org谩nico
El puesto est谩 ubicado en el Secretariado en el Departamento de Asociaciones Multilaterales y Cooperaci贸n para el Desarrollo. El Departamento de Asociaciones Multilaterales y Cooperaci贸n para el Desarrollo (PARTNERSHIPS) establece y desarrolla asociaciones estrat茅gicas en estrecha interacci贸n con los departamentos de las otras carteras en la sede de la OIT y con las regiones. Es responsable del desarrollo de la estrategia de la OIT de cooperaci贸n al desarrollo, incluidas las iniciativas de asociaci贸n p煤blico-privada (APP) y las actividades de cooperaci贸n Sur-Sur y triangular. PARTNERSHIPS dirige las consultas y negociaciones con los socios de la cooperaci贸n al desarrollo y es responsable de movilizar las contribuciones voluntarias para el programa de la OIT, as铆 como de coordinar la presentaci贸n de informes t茅cnicos y financieros a los socios. En estrecha colaboraci贸n con las dem谩s carteras, PARTNERSHIPS facilita la racionalizaci贸n de los procesos y procedimientos de trabajo y presta asistencia para mejorar la prestaci贸n de servicios en las regiones.
Objetivo principal
El/la titular del puesto prestar谩 apoyo de nivel superior y coordinar谩 una serie de servicios administrativos y de apoyo de oficina que contribuyen al funcionamiento eficiente del departamento/nodo. Las 谩reas de trabajo incluyen: apoyo administrativo general y de oficina, as铆 como asistencia en materia de recursos humanos, finanzas y compras, lo cual requiere interpretar, adaptar y aplicar las reglas, la reglamentaci贸n, las pol铆ticas y los procedimientos administrativos y financieros de la OIT (normas aplicables).
Supervisi贸n recibida/ejercida
El/la titular trabaja bajo la supervisi贸n directa del Director del Departamento de Asociaciones Multilaterales y Cooperaci贸n para el Desarrollo (PARTNERSHIPS) El/la titular del puesto trabajar谩 con autonom铆a y deber谩 tener un alto nivel de iniciativa y buen criterio en la prestaci贸n de apoyo especializado. El trabajo ser谩 supervisado a fin de facilitar la prestaci贸n de los servicios y la obtenci贸n de los resultados acordados, y para comprobar que la labor se efect煤e de manera coordinada e integrada con los servicios conexos. El/la titular del puesto organizar谩 y coordinar谩 el trabajo del personal de apoyo administrativo y de oficina, y proporcionar谩 las orientaciones y la formaci贸n pertinentes.
Relaciones de trabajo
A nivel interno, el/la titular estar谩 en contacto con diversas unidades org谩nicas de toda la Organizaci贸n a fin de captar su cooperaci贸n, colaborar en la soluci贸n de cuestiones complejas y delicadas, resolver problemas y coordinar actividades conjuntas para la planificaci贸n y prestaci贸n eficaces de servicios administrativos. A nivel externo, el/la titular estar谩 en contacto con visitantes, participantes en reuniones y proveedores de servicios, a fin de coordinar la informaci贸n y el seguimiento y solucionar asuntos pendientes. Estar谩 en contacto adem谩s con organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales y organizaciones no gubernamentales, asociados y grupos para el desarrollo, embajadas y misiones permanentes.
Funciones y responsabilidades fundamentales
- Coordinar una amplia gama de servicios administrativos y de asistencia a las actividades, velando por el cumplimiento de las normas aplicables. Evaluar los pedidos de asistencia en curso, adaptar la prestaci贸n de servicios en funci贸n de los cambios en las necesidades y las prioridades, y resolver cuestiones de apoyo a las actividades.
- Mantenerse al d铆a sobre las reglas, la reglamentaci贸n, las pol铆ticas, los procedimientos, procesos pertinentes y dem谩s novedades de car谩cter administrativo y financiero. Dar orientaciones, dirigir, e impartir formaci贸n al personal de apoyo administrativo a fin de facilitar un clima de trabajo que fomente la coherencia, la eficiencia, el aprendizaje permanente y la creaci贸n de conocimientos. Orientar y asesorar al personal sobre los mecanismos y procedimientos. Mantenerse al d铆a sobre las actividades y prioridades de la unidad org谩nica y sobre las decisiones normativas y directivas pertinentes de la OIT.
- Analizar, evaluar y proponer mejoras en el dise帽o y la ejecuci贸n de m茅todos y mecanismos de trabajo. Evaluar el efecto de los cambios y formular recomendaciones sobre las medidas de seguimiento. Trabajar en colaboraci贸n con otras 谩reas administrativas a fin de lograr un apoyo integrado y bien coordinado al cumplimiento del programa.
- Examinar, establecer el orden de prioridad, remitir, responder y realizar un seguimiento de las comunicaciones entrantes, en particular las relativas a asuntos complejos, delicados y confidenciales. Atender diversas consultas y pedidos de informaci贸n de distinta 铆ndole, y proponer soluciones innovadoras para cuestiones sin precedentes. Preparar, redactar y realizar controles de calidad, finalizar y/o cargar en p谩ginas web/difundir correspondencia saliente muy variada de car谩cter general y administrativo, informes, publicaciones y otro tipo de documentos. Redactar notas y respuestas bas谩ndose en los estudios, en el conocimiento de asuntos administrativos y en la comprensi贸n de las 谩reas cubiertas por el programa de trabajo. Realizar traducciones oficiosas.
- Llevar la agenda del supervisor(a). Concertar citas y reuniones en funci贸n de su prioridad. Coordinar visitas de alto nivel, entre otras cosas, con el debido protocolo, la seguridad y el transporte. Preparar y/o coordinar programas de informaci贸n. Recibir a los visitantes. Coordinar los tr谩mites relativos a los viajes oficiales y preparar archivos de misi贸n. Ocuparse de los tr谩mites relativos al alojamiento de las visitas.
- Velar por el mantenimiento, la actualizaci贸n, la disponibilidad y la estructuraci贸n correcta de los sistemas de gesti贸n de la informaci贸n y de los espacios de trabajo electr贸nicos.
- Procesar y hacer seguimiento de una amplia gama de transacciones utilizando el sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales (ERP), verificando que la informaci贸n est茅 completa y cumpla con las normas aplicables, o actuar como interventor(a) de gastos de la unidad de trabajo si se le delegan esas funciones.
- Organizar y coordinar los servicios administrativos de reuniones o de otros eventos, incluidos los de alto nivel. Dirigir los servicios de apoyo de la secretar铆a y coordinar los acuerdos log铆sticos, administrativos y financieros. Preparar y coordinar la elaboraci贸n de documentos, presentaciones, archivos informativos y materiales afines. Redactar actas y/o preparar notas resumidas de las reuniones.
- Desempe帽ar funciones relativas a la gesti贸n de licencias. Suministrar informaci贸n sobre licencias, viajes y horarios de teletrabajo al supervisor(a) si se le solicita.
secci贸n opcional (solo si necesario)
10. Actuar como punto focal para asuntos administrativos ligados a la gesti贸n del desempe帽o, los/las pasantes y otros asuntos en materia de recursos humanos.
11. Coordinar la planificaci贸n de espacios para el departamento/nodo. Gestionar la log铆stica de los desplazamientos de personal. Gestionar el material de oficina, el mobiliario y los equipos.
12. Desempe帽ar otras tareas afines que se le asignen.13. En virtud de la autoridad delegada, actuar como funcionario certificador y velar por el control financiero interno efectivo y la correcta administraci贸n de los fondos de la unidad org谩nica con cargo a todas las fuentes de fondos de financiaci贸n. Coordinar, examinar y certificar las transacciones financieras, verificando su conformidad con el reglamento y la reglamentaci贸n financieros de la OIT y con los requisitos de las reglas y procedimientos administrativos pertinentes. Coordinar los procesos de cierre financiero de fin de a帽o. Tramitar transacciones financieras m谩s complejas, tales como cambios en las asignaciones a los programas, acciones de personal, revisiones del presupuesto de la cooperaci贸n para el desarrollo, transferencias de gastos, pagos con tarjeta de cr茅dito virtual y gesti贸n de facturas de proveedores en caso de discrepancias y cuestiones de concordancia. Actuar como interventor(a) de gastos suplente o adjunto de otras unidades org谩nicas en colaboraci贸n con otros interventores/as o cuando lo solicite BUDFIN.
14. Realizar un seguimiento financiero preciso y elaborar informes sobre los recursos de personal y de no personal. Preparar cuadros de personal y otros informes financieros para la direcci贸n. Preparar y consolidar la informaci贸n presupuestaria operativa para ayudar a la direcci贸n a tomar decisiones fundamentadas en relaci贸n con la preparaci贸n del Programa y Presupuesto, la gesti贸n de la cartera de cooperaci贸n para el desarrollo y los ejercicios de planificaci贸n del trabajo.
15. Mantener informada a la direcci贸n de la situaci贸n contractual del personal y de la situaci贸n de los recursos no relativos al personal de la unidad de trabajo. Precisar/anticipar posibles problemas relacionados con los contratos de personal, el presupuesto y los recursos humanos y hacer sugerencias para su resoluci贸n.]-
Requisitos m铆nimos
Formaci贸n
Estudios secundarios completos. Formaci贸n en un 谩mbito pertinente.
Experiencia
Un m铆nimo de seis a帽os de experiencia pertinente.
Idiomas
Excelente dominio de dos idiomas de trabajo de la Organizaci贸n (espa帽ol, franc茅s o ingl茅s).
Conocimientos y competencias (t茅cnicas/personales)
Adem谩s de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientaci贸n al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientaci贸n al cliente, comunicaci贸n, orientaci贸n al cambio, responsabilidad por el propio desempe帽o, orientaci贸n a la calidad, colaboraci贸n], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Excelente conocimiento de las normas establecidas por las que se rigen las 谩reas operativas. Capacidad para interpretar las reglas, la reglamentaci贸n, las pol铆ticas y los procedimientos administrativos y financieros, y para impartir formaci贸n a terceros.
Capacidad para aplicar t茅cnicas de gesti贸n financiera y t茅cnicas contables, y para trabajar de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector P煤blico (NICSP).
Conocimiento de la naturaleza sustantiva de los programas y las actividades de la OIT.
Uso competente de paquetes de programas inform谩ticos, como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Buen conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gesti贸n de documentos.
Capacidad suficiente para trabajar con un sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales (ERP).
Capacidad para asimilar r谩pidamente y trabajar correctamente y con m铆nimas instrucciones con las herramientas de oficina, los programas inform谩ticos, los sistemas, las aplicaciones y plataformas web.
Capacidad para utilizar un sistema de gesti贸n de contenidos, para copiar, pegar y dar formato a contenido en p谩ginas de un sitio web p煤blico.
Excelente redacci贸n.
Aptitudes anal铆ticas y meticulosidad en el trabajo.
Capacidad para coordinar el trabajo del personal auxiliar. Orientaci贸n al trabajo en equipo, a fin de contribuir a un entorno laboral positivo y cohesionado.
Capacidad para detectar y evaluar problemas en el servicio, y para decidir la mejor manera de proceder cuando no haya una soluci贸n clara.
Capacidad para asimilar y trabajar con eficiencia con un gran volumen de informaci贸n relacionada con las prioridades administrativas y program谩ticas.
Don de gente y dotes de comunicaci贸n. Capacidad para interactuar con una gran red de contactos de nivel superior con criterio, tacto y diplomacia.Discreci贸n para tratar asuntos confidenciales.
Capacidad para trabajar con eficiencia en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento mod茅licos, sensibles a las cuestiones de g茅nero, inclusivos y no discriminatorios.
Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevar谩n a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deber谩n garantizar su disponibilidad en caso de pr茅-selecci贸n.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.