Apoyo a la Gestión Documental e Información Pública. Programa de pasantías en las Representaciones / Chile 2023: Pasante
Ubicación: Chile
El Grupo BID es una comunidad de personas diversas, versátiles y apasionadas, unidas para mejorar vidas en América Latina y el Caribe. Aquellos que trabajan con nosotros encuentran un propósito y hacen lo que más les gusta en un entorno inclusivo, colaborativo, ágil y gratificante.
Acerca de esta posición
La Representación del BID en Santiago de Chile está buscando un estudiante activo de Pregrado para ser contratado como pasante bajo la modalidad de consultoría.
El Programa de Pasantías en las Representaciones /Oficinas es una oportunidad para que quienes estén estudiando carreras universitarias aprendan sobre el trabajo en temas de desarrollo y la gestión corporativa del Banco, y adquieran experiencia laboral a nivel profesional a través del aprendizaje en el trabajo.
El objetivo de esta pasantía es apoyar en la correcta organización, mantenimiento, protección, clasificación y archivo de toda la documentación física como electrónica recibida y producida por la Oficina. Para esto será necesaria la interacción diaria con los usuarios apoyando la localización y recuperación de documentos físicos o electrónicos, además de dar soporte y capacitación al personal en la aplicación de los procedimientos y sistemas de archivo del Banco.
Lo que harás:
Las actividades que llevará a cabo la persona seleccionada, bajo la supervisión directa de la Especialista de Planificación y Administración de Recursos, serán las siguientes sin ser éstas limitativas:
· Gestión de correspondencia: Apoyar el correcto y oportuno ingreso, distribución, salida y archivo de la correspondencia física y electrónica, que incluye la clasificación, apertura de carpetas, etiquetado y archivo de la documentación física, así como la revisión de los perfiles, su reclasificación (si fuese necesario) y archivo de la documentación electrónica.
· Análisis de Documentos: Apoyar en la revisión, verificación y clasificación de la documentación oficial de acuerdo con el plan de archivos como con las políticas y procedimientos sobre la materia. Proveer recomendaciones para la mejora de los procesos relacionados con el plan de archivos, seguridad de la clasificación, el cronograma de retención y destrucción de la documentación física, entre otros.
· Mantenimiento de Archivos: Dar soporte en la revisión de que la documentación tanto física como electrónica esté firmada y completa incluyendo sus adjuntos, anexos y cualquier otra documentación referenciada. Crear nuevas carpetas físicas y electrónicas en función de las necesidades. Apoyar en identificar, seleccionar y preparar archivos para su conservación o destrucción según las políticas establecidas para el efecto y en coordinación con la archivista en la oficina.
· Supervisión de la biblioteca: Realizar los procesos técnicos de biblioteca (inventariación, catalogación, clasificación, marbeteado y ubicación física) del material bibliográfico que ingresa a la Oficina (libros, publicaciones, periódicos y materiales audiovisuales). Actualizar base de datos de libros y/o publicaciones.
Lo que necesitarás
· Educación: Ser estudiante activo de Pregrado en la(s) carrera(s) de Bibliotecología, Ciencias de la Documentación, Gestión de la Información o Documentación, Archivística o carreras afines de una universidad acreditada. La fecha de graduación debe ser posterior a la pasantía.
· Idiomas: Ser competente en Español y con conocimiento práctico de uno de los idiomas oficiales adicionales del Banco.
· Habilidades blandas: Orientación a resultados, colaboración, innovación orientación al cliente, buen nivel de comunicación, motivación, con ganas por aprender y excelente gestión del tiempo.
· Habilidades técnicas:
o Gestión de la Información o Documentación y Archivística.
o Dominio del Microsoft Office (Word, Excel, Power Point y Outlook) y manejo de bases de datos; y Conocimiento básico de aplicaciones para la administración de archivos electrónicos.
Requisitos
· Ciudadanía: Ser ciudadano/a de Chile.
· Edad: Tener entre 21 y 27 años de edad para estudiantes de pregrado a partir de la fecha de inicio de la pasantía.
· Consanguinidad: No tener familiares (hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad, incluido el cónyuge) trabajando en el BID o BID Invest.
· Primer empleo en el Grupo BID: Ser participante por primera vez en un Programa de Pasantías organizado por el Banco o la Corporación Interamericana de Inversiones (\"Corporación\" también conocida como \"BID Invest\"). Además, haber sido ex miembro del personal, Fuerza de Trabajo Complementaria (\"CW\"), contratista del Banco o la Corporación, o haber prestado servicios previamente al Banco o la Corporación a través de un contratista o bajo cualquier otra modalidad contractual.
Notas:
· Envíe su currículum, carta de presentación, transcripciones académicas (oficiales o no oficiales) y carta universitaria que demuestre su estado de estudiante al presentar la solicitud.
o Las transcripciones académicas y las cartas universitarias deben emitirse dentro de los últimos 3 meses y deben reflejar:
· Las solicitudes sin la documentación solicitada serán descalificadas. Guardar cada uno de los archivos están en formato PDF con su nombre y asunto.
· Por favor, NO envíe copias de sus certificados de grado u otros cursos.
· Debe ser capaz de trabajar 40 horas a la semana