Grado: P2
N煤mero de la vacante: RAPS/5/2023/INTSERV/01
Fecha de publicaci贸n: 6 de octubre de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 6 de noviembre de 2023
Job ID: 11295
Departamento: INTSERV
Unidad: FACILITIES
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
Pueden participar:
- Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los p谩rrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
- Los candidatos/as externos/as.
Se anima a postular al personal con m谩s de cinco a帽os de servicio continuo en la OIT.
Las candidaturas de los funcionarios que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendr谩n en cuenta.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en l铆nea debido a una discapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a ilojobs@ilo.org.
La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).
Se tendr谩n especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendr谩n una representaci贸n escasa o nula en un futuro pr贸ximo. Se facilita una lista de esos pa铆ses en la p谩gina web ILO Jobs: Nacionalidades no suficientemente representadas
Adem谩s de las entrevistas y ex谩menes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as as铆 como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categor铆a superior completen con 茅xito el Centro de Evaluaci贸n de la OIT.Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el 煤nico documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones m铆nimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades espec铆ficas de este puesto.
Los requisitos ling眉铆sticos espec铆ficos para este puesto se detallan a continuaci贸n. No obstante, los candidatos que se presenten a las vacantes de la categor铆a de servicios org谩nicos que no hayan superado su per铆odo de prueba en la OIT y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (espa帽ol, franc茅s e ingl茅s), deber谩n poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se les podr谩 exigir que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros a帽os de servicio.
Introducci贸n
El puesto est谩 adscrito a la Unidad de Gesti贸n de Instalaciones (FACILITIES) del Departamento de Servicios Internos y Administraci贸n (INTSERV). Dicho departamento se encarga de la gesti贸n general de las instalaciones, los bienes y el inventario; la protecci贸n y la seguridad; la impresi贸n, publicaci贸n y distribuci贸n; las prerrogativas diplom谩ticas; los viajes y el transporte, la utilizaci贸n de los espacios p煤blicos y los servicios internos generales. La Unidad se encarga de supervisar las tareas de construcci贸n, adquisici贸n, instalaci贸n y mantenimiento de todos los edificios y oficinas de la OIT, as铆 como de la gesti贸n y provisi贸n eficientes de todos los bienes y servicios necesarios a nivel interno a este respecto.
El/la titular del puesto ser谩 responsable de gestionar los inventarios de bienes muebles y de asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de gesti贸n de bienes muebles e inmuebles. Asimismo, deber谩 contribuir a la implantaci贸n del programa integrado de gesti贸n del lugar de trabajo (Integrated Workplace Management System - IWMS) y a su administraci贸n en toda la Organizaci贸n. Esta funci贸n comprende tareas como la gesti贸n de la base de datos, el an谩lisis y determinaci贸n de las necesidades y problemas de los usuarios, el mantenimiento continuo de dicho programa inform谩tico y la evaluaci贸n de su funcionamiento.
El/la titular del puesto depender谩 del/de la funcionario/a responsable de bienes muebles e inmuebles.
Funciones espec铆ficas
- Administrar el sistema integrado de gesti贸n del lugar de trabajo. Configurar el programa, estructurar los documentos e informes que se generar谩n en 茅l, administrar las cuentas de usuario, asignar los derechos de utilizaci贸n, participar en la recuperaci贸n de datos y prestar apoyo a los usuarios en la sede y en las oficinas exteriores. Detectar los problemas del sistema y hacer un seguimiento de su soluci贸n.
- Actuar como punto focal para el proveedor del programa IWMS. Establecer indicadores de desempe帽o, proponer mejoras y modificaciones al supervisor y hacer un seguimiento con el proveedor. Elaborar informes peri贸dicos a petici贸n del supervisor.
- Elaborar y actualizar los materiales de formaci贸n y la documentaci贸n dirigida a los usuarios del sistema e impartir formaci贸n a los usuarios cuando sea necesario. Verificar que los usuarios trabajen de acuerdo con los procedimientos normalizados y dar el seguimiento necesario.
- Gestionar la aplicaci贸n para la realizaci贸n de inventarios f铆sicos de los bienes y equipos de la OIT en la sede. Impartir instrucciones adecuadas al personal encargado de la recepci贸n y el inventario de los bienes y equipos, y al personal responsable de la evacuaci贸n f铆sica de los equipos fuera de servicio. Brindar informaci贸n a los distintos usuarios y actualizar la aplicaci贸n.
- Bajo la supervisi贸n del responsable, planificar y organizar el inventario f铆sico de fin de a帽o del edificio de la sede y dar seguimiento a esta actividad en las oficinas exteriores de la OIT (tanto en las oficinas oficiales como de proyecto).
- Analizar y evaluar los informes financieros de inventarios f铆sicos elaborados de forma peri贸dica; determinar las anomal铆as aparentes o tendencias poco usuales y velar por la puesta en marcha medidas correctivas; explicar las variaciones y redactar informes y correspondencia seg煤n sea necesario.
- Orientar al personal dentro o fuera de INTSERV o de la Oficina con respecto a la interpretaci贸n y aplicaci贸n correctas de las normas, reglamentos y gu铆as establecidos para la gesti贸n del inventario.
- Mantener actualizados los planos arquitect贸nicos del edificio e introducir las modificaciones t茅cnicas y estructurales que se deriven de los diversos grandes proyectos de remodelaci贸n y renovaci贸n llevados a cabo por FACILITIES.
- Mantener un inventario de los planos del edificio en formato digital y en papel. En colaboraci贸n con el funcionario de FACILITIES encargado de la gesti贸n de los espacios, realizar modificaciones de planos y superficies y cualquier otra manipulaci贸n necesaria para la correcta gesti贸n de los espacios y de su se帽alizaci贸n.
- Mantenerse actualizado y ampliar sus conocimientos sobre el programa integrado de gesti贸n del lugar de trabajo y los planos arquitect贸nicos del edificio.
- Desempe帽ar otras tareas afines que se le asignen.
Estas funciones espec铆ficas se ajustan a la descripci贸n gen茅rica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones gen茅ricas siguientes:
Funciones gen茅ricas
- Obtener, recoger y reunir datos sobre el personal, el presupuesto y las cuestiones financieras, as铆 como otros documentos e informaci贸n administrativa para la elaboraci贸n de bases de datos.
- Participar en la organizaci贸n de conferencias, seminarios y reuniones.
- Hacer un seguimiento de las actividades y del uso de los recursos, y actualizar la informaci贸n a ese respecto.
- Mantener registros de las obligaciones y los gastos.
- Preparar informes peri贸dicos sobre asuntos de car谩cter administrativo.
- Prestar apoyo administrativo a proyectos y participar en la elaboraci贸n de las propuestas de proyectos.
- Preparar estimaciones presupuestarias y previsiones de gastos, y proponer cambios justificados en la asignaci贸n de los recursos.
- Preparar informes de situaci贸n sobre los proyectos y el plan de actividades de la unidad de trabajo.
- Supervisar la labor del personal administrativo auxiliar.
Calificaciones requeridas
Educaci贸n
T铆tulo universitario de primer ciclo en gesti贸n de instalaciones, gesti贸n inmobiliaria, servicios generales o en un 谩mbito conexo.
Experiencia
Al menos tres a帽os de experiencia en el 谩mbito de la gesti贸n de instalaciones.
Idiomas
Se requiere un excelente dominio de uno de los idiomas oficiales de la Organizaci贸n (espa帽ol, franc茅s o ingl茅s) y conocimiento pr谩ctico de otro idioma oficial. Uno de los idiomas oficiales debe ser el franc茅s.
Competencias
Adem谩s de las competencias b谩sicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Competencias t茅cnicasCapacidad para utilizar los programas de gesti贸n de los planos del edificio. Conocimiento de los reglamentos financieros. Conocimiento de las pol铆ticas, los procedimientos administrativos y las pr谩cticas de la Oficina. Capacidad de gesti贸n de los inventarios, los espacios y los planos del edificio. Buenas dotes de redacci贸n y de comunicaci贸n. Conocimientos b谩sicos en el 谩mbito de las tecnolog铆as de la informaci贸n. Capacidad para utilizar programas inform谩ticos de tratamiento de texto, hojas de c谩lculo, base de datos y otros programas y sistemas de apoyo para la gesti贸n del lugar de trabajo integrado. Dotes de organizaci贸n. Conocimiento de las actividades, los objetivos y el 谩mbito t茅cnico de la unidad de trabajo. Buenas aptitudes anal铆ticas, atenci贸n a los detalles y precisi贸n. Capacidad para ocuparse de m煤ltiples proyectos y gestionar los cambios de prioridades en un entorno con plazos estrictos. Motivaci贸n para alcanzar los objetivos. Capacidad de iniciativa. Capacidad para realizar las tareas que se le encomienden de conformidad con las instrucciones y directrices establecidas. Comportamiento eficaz orientado hacia la satisfacci贸n del cliente. Capacidad para trabajar en colaboraci贸n con las diferentes partes interesadas y comunicarles de forma clara informaci贸n t茅cnica. Capacidad para responder a las preguntas de los usuarios, solucionar los problemas t茅cnicos y relacionarse con los proveedores. Capacidad para prestar apoyo a los usuarios y redactar informes y documentos.
Competencias personales
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de g茅nero y no discriminatorios.Condiciones de empleo
- Todo contrato/pr贸rroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las dem谩s normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT est谩 supeditada a la certificaci贸n por el Asesor M茅dico de la OIT de que la persona en cuesti贸n est茅 apta f铆sicamente para desempe帽ar las exigencias inherentes y espec铆ficas de la posici贸n ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contrataci贸n, se solicitar谩 al candidato seleccionado someterse a un examen m茅dico.
- El primer contrato se prorrogar谩 por un per铆odo de 24 meses.
- Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedar谩 sujeta a prueba durante sus dos primeros a帽os de servicio.
- Toda pr贸rroga de contrato posterior al per铆odo de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese per铆odo, una conducta y un desempe帽o satisfactorios.
Para m谩s informaci贸n sobre las condiciones de empleo, s铆rvase consultar la p谩gina Contrataci贸n internacional en el sitio web ILO Jobs.
Informaci贸n importante
Se informa a los funcionarios/as de la categor铆a de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecer谩 el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneraci贸n neta. De conformidad con el art铆culo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no ser谩 en ning煤n caso superior al sueldo m谩ximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaraci贸n, s铆rvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.
Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contrataci贸n electr贸nica de la OIT, ILO Jobs. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevar谩n a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deber谩n garantizar su disponibilidad en caso de pr茅-selecci贸n.
Dependiendo de la ubicaci贸n y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnolog铆as de comunicaci贸n como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluaci贸n de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contrataci贸n, incluyendo el centro de evaluaci贸n, las pruebas t茅cnicas y las entrevistas.
La OIT tiene una pol铆tica de cero tolerancia ante la explotaci贸n y los abusos sexuales, y velar谩 con determinaci贸n por que ning煤n miembro del personal ni ninguno de los beneficiarios de la asistencia de la Organizaci贸n sea v铆ctima, directa o indirectamente de actos de explotaci贸n y abusos sexuales. Para garantizar que la Organizaci贸n no contrate a personas con un historial comprobado de explotaci贸n, abusos sexuales, acoso sexual u otros tipos de conductas abusivas, la OIT puede realizar una verificaci贸n de los antecedentes de los candidatos bajo consideraci贸n.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.