Background
Le Bureau des Nations Unies pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables. Le Bureau de OCHA en Haïti est basé à Port au Prince depuis 2004. Il est constitué de trois sections principales : Coordination, Gestion de l’information et Communication ainsi que l’Administration et Finances. Dans le cadre de la réponse humanitaire en cours, OCHA-Haiti voudrait renforcer son équipe par services d’un chargé des opérations (Administration et Finances).
Job Purpose and Organizational Context
Le/la Chargé(e) national(e) de l’Administration et des Finances travaillera à l’Unité Administration du Bureau OCHA et rendra compte au Chef de bureau. Le/La titulaire du poste sera principalement en charge des activités qui se rapportent à l’administration et à la gestion des ressources financières telles que décrites ci-dessous, il supervisera les tâches du personnel d’appui de l’unité dans les fonctions de l’administration, la gestion financière, le monitoring budgétaires, la logistique les voyages et la sécurité. Il/Elle assurera une bonne gestion des ressources et de l’unité administrative en privilégiant l’esprit d’équipe, le partage d’information et le coaching de toute l’équipe
Ce poste se trouve au Bureau de la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA), Port au Prince HAITI. Sous la responsabilité générale et la supervision directe du chef de bureau et aura pour tâches principales Duties and Responsibilities
Gestion du Budget et Finances
Assister à la préparation du budget en rapport avec la stratégie, le plan de travail annuel du bureau et les règles et procédures financières en vigueur ; Préparer les demandes d’autorisations financières trimestrielles en rapport avec le budget approuvé ; Assurer le monitoring des dépenses en rapport avec les autorisations financières approuvées ; Assurer la mise en œuvre des activités planifiées et budgétisées ; Assister à la préparation des rapports financiers requis par le Chef de Bureau ou son intérimaire, le Siège et les bailleurs de fonds ; Superviser la gestion de la petite caisse en s’assurant de son ouverture, de son fonctionnement optimal, de son contrôle et de sa clôture dans le respect des règles et procédures en vigueur ; Assurer une bonne codification comptable des transactions financières enregistrées dans le système Umoja ; Superviser la vérification mensuelle des IOVs du Bureau reçus du PNUD et procéder aux corrections nécessaires le cas échéant ; Faire une analyse de la consommation budgétaire du Bureau de façon hebdomadaire en relevant les points saillants nécessitant une prise de décision et informer le Chef du bureau ou son adjoint ; Assurer la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs ;Services Généraux
Superviser les activités liées à la gestion des ressources humaines, logistique et télécommunication, Assurer l’atteinte des objectifs relevant de l’administration dans le plan de travail annuel du bureau Rechercher et recommander des solutions réalistes et conformes aux règles et procédures en vigueur aux Nations Unies, en vue d’améliorer en permanence des opérations du bureau ; Veiller à la gestion optimale des équipements du bureau et une bonne tenue de l’inventaire du bureau ; Faire le suivi des factures d’utilisation privée des ressources de l’organisation par le personnel ; Assurer un suivi assidu des processus de voyage initiés à travers Umoja, notamment lorsque les paiements n’ont pas abouti ; Préparer et faire procéder au paiement des missions du personnel national dans Umoja par l’Assistante chargée des Voyages ; Traduire le plan de travail annuel du bureau par un plan de travail de l’unité et faire l’évaluation des performances des membres de l’unité chaque année ; Veiller à une gestion optimale des ressources humaines en conformité avec les règles en vigueur ; Assurer le bon archivage et la mise à jour régulière des règles et procédures financières en vigueur ; Œuvrer pour le développement et le maintien de bonnes relations professionnelles avec les services financiers du PNUD, les autres agences et les partenaires afin d’assurer une réponse rapide aux demandes formulées par OCHA ; Assurer la mise en place d’une gestion logistique efficace Être membre actif de l’OMT (Opérationnel Management Team) Effectuer toute autre tâche relative aux opérations et conformes aux règles demandées par le Chef du Bureau.Les principaux résultats attendus auront des répercussions sur l’efficacité du bureau OCHA en Haiti, la gestion efficace et rigoureuses des questions administratives et financières de l’organisation.
Competencies
Professionnalisme :
Structuré et organisé dans ses données et aptitude à suivre les procédures en place ; Être force de proposition pour améliorer les outils et les procédures en place ; Capacité à développer des outils de collectes de données ; Connaissance et compréhension de l’aide humanitaire, des secours d’urgence et des questions liées à la protection des civils ; Capacité à faire preuve de discernement dans les tâches assignées et capacité de travailler parfois sous pression dans un environnement très stressant (par exemple les troubles civils, les catastrophes naturelles et la souffrance humaine) ; Aptitude à respecter les délais établis pour les différentes tâches ;Communication :
Parle et écrit avec clarté ; Capacité d’écoute développée ; Interprète correctement les messages des autres et réagit de façon appropriée ; Pose des questions pour obtenir des éclaircissements ; Adapte le langage, le ton et la présentation à l’audience cible ; Adopte une aptitude facilitant le partage de l’information avec les collègues et les partenaires ;Planification et Organisation :
Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies du bureau Identifie les activités et tâches prioritaires ; Modifie les priorités selon les besoins en accord avec le chef de bureau ; Prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener ses tâches en tenant compte des risques et des imprévus dans la planification ; Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement ;Leadership et Organisation :
Collabore avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs du bureau ; Sollicite l’avis des collègues et partenaires si nécessaire et valorise leurs idées et leurs compétences ; Met en avant l’intérêt de l’équipe avant son intérêt personnel ; soutient et agit en conformité avec la décision du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; Partage les réussites de l’équipe et accepte la responsabilité de ses échecs ;Orientation client :
Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et tient compte des demandes des clients ; Etablit et maintien des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Identifie les besoins des clients et leur trouve des solutions appropriées ; Se tient régulièrement informé pour anticiper sur les besoins en information humanitaire ;Autres aptitudes :
Bon esprit d’équipe ; Avoir le souci du détail ; Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ; Démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile ; Une connaissance du Système des Nations Unies OU de l’humanitaire sera un avantage ;Les candidatures féminines sont encouragées.
Required Skills and Experience
Education:
Langues:
Maîtrise parfaite du Français et du créole est obligatoire ; Aptitude à écrire et parler en Anglais est un atout ; Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.Les candidatures féminines sont encouragées.
Disclaimer Applicant information about OCHA rosters
Note: OCHA reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with OCHA at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
OCHA has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles. OCHA is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
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