Supply Chain Assistant

Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal candidates are considered first-tier candidates.
   

1. Aider à la mise en œuvre et au suivi des aspects liés à l'approvisionnement et aux besoins logistiques pour soutenir les activités humanitaires de l'OIM, y compris le maintien des systèmes/procédures pour l'approvisionnement, la fourniture et la contractualisation de biens/travaux/services, la gestion de la flotte, la gestion des actifs, la documentation et la mise à niveau des équipements.
2. Assurer la liaison avec l'assistant chargé de la logistique et des achats concernant les demandes et les besoins en matière d'achats et les consolider. 
3. Vérifier les formulaires de demande d'achat soumis à l'unité d'achat pour s'assurer qu'ils sont complets en ce qui concerne les signatures nécessaires, les WBS et l'autorisation finale du chef bureau et de la CoM ou de son officier désigné. 
4. Enregistrer toutes les demandes d'achat (PR) et les bons de commande (PO) dans PRISM FI de manière précise et opportune ; saisir correctement toutes les demandes et engagements d'achat dans le système. 
5. Assurer le suivi de l'état des bons de commande et tenir les clients au courant du délai de livraison estimé ou de tout changement pouvant affecter ou modifier les conditions de livraison prédéterminées.
6. S'assurer, par le biais de procédures établies, que tous les biens/travaux/services reçus sont conformes aux termes et spécifications des PO/Contrats respectifs.
7. Enregistrer tous les biens nouvellement acquis dans PRISM et leur attribuer des numéros de référence respectifs. Apposer correctement des autocollants de code d'actif sur les actifs nouvellement acquis, reflétant le numéro principal d'actif généré par PRISM.
8. Soumettre à l'unité des finances les demandes de paiement accompagnées des pièces justificatives afin d'effectuer les paiements au sein de la mission. Assurer le suivi avec l'unité financière pour s'assurer que les comptes des fournisseurs sont réglés à temps.
9. S'assurer que les \" formulaires d'affectation des actifs \" sont signés par les bénéficiaires lorsqu'ils affectent des actifs aux membres du personnel de l'OIM pour des questions liées au travail. S'assurer que les \"formulaires de remise des actifs\" sont signés par le membre du personnel lors de la remise des actifs au stock.
10. Effectuer le comptage physique annuel des actifs, mettre à jour la liste dans PRISM. Maintenir instantanément à jour les registres d'inventaire de tous les actifs de l'OIM.  
11. Suivre les déplacements quotidiens des chauffeurs. Aider à la coordination des besoins de transport du bureau. Mettre en place un système approprié de répartition et de suivi des véhicules. Vérifier que tous les chauffeurs tiennent correctement leur journal de bord. Contrôler les carnets de bord des véhicules sur une base hebdomadaire, ainsi que les registres de consommation de carburant et de service/maintenance.
12. Entreprendre toute autre tâche dans les limites des capacités du titulaire et qui pourrait lui être confiée. Education
    • Diplôme d'études secondaires avec quatre (4) ans d'expérience pertinentes. Ou ; 
    • Licence en Administration des Affaires, Logistique, Gestion de la chaîne d'approvisionnement ou tout autre domaine connexe avec deux (2) années d'expérience pertinente. Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.   Experience
      • Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook ; une expérience préalable dans SAP constitue un avantage certain ;
      • Souci du détail, capacité à organiser la paperasse de manière méthodique.
      • Discret, orienté vers les détails et les clients, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et, 

        Une expérience professionnelle préalable auprès d'organisations humanitaires internationales, d'institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un cadre multiculturel est un avantage. 

        Skills
        • Bonne capacité de communication orale et de bonne présentation ainsi que capacité de contrôle de soi en toute situation.
        • Engagement personnel, efficacité, flexibilité et motivation.
        • Forte capacité à travailler seul et harmonieusement avec un groupe et dans un environnement multiculturel. Languages
          • Pour tous les candidats, la maîtrise du Français et de l’Anglais est requise (Oral et écrit). IOM’s official languages are English, French and Spanish. Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.   Required Competencies   IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.   Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:
          • Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
        • Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
      • Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
    • Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
13. Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated. Core Competencies – behavioural indicators (Level 1)
14. Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.