Subaward /Grant Officer

Description du poste

Responsable de gestion des contrats (Subaward /Grant Officer)

USAID/ Lova : Foundational Skills for a Better Future (Madagascar)

FHI 360 est une organisation de développement mondial qui adopte une approche rigoureuse du développement humain, fondée sur des données probantes. Notre équipe de professionnels comprend des experts dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l'éducation, du développement économique, de la société civile, de l'environnement et de la recherche. FHI 360 opère à partir de plus de 60 bureaux et emploie plus de 4 000 personnes aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement en faveur de partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d'avoir un impact durable sur les personnes, les communautés et les pays dans lesquels nous travaillons en améliorant la vie de millions de personnes. Nous recherchons actuellement un candidat qualifié pour le poste de Responsable de gestion des contrats (Subaward /Grant Officer) dans le cadre du projet USAID/Lova. Ce poste sera basé à Antananarivo, Madagascar, avec des déplacements fréquents dans les régions d'Atsimo Atsianana et d'Androy.

Description du projet

L'objectif de l'activité éducative USAID Lova : Foundational Skills for a Better Future est de renforcer le système éducatif afin de permettre à au moins 50 % des élèves malgaches des écoles primaires publiques formelles incluses dans le projet de l'USAID d'améliorer leur maîtrise de la lecture.

Description du poste

Le Responsable de gestion des contrats a principalement la charge de : la gestion de l’ensemble des processus administratifs qui ont trait à la mise en œuvre des contrats passés entre FHI 360 et les sous-bénéficiaires du projet, de la pré-adjudication à la clôture du contrat. Il / elle fournira une expertise professionnelle dans l'administration des contrats pour assurer la pleine conformité avec les règles et règlements des donateurs. Les fonctions du poste comprennent :

Une analyse complète des conditions contractuelles afin de s'assurer que l'organisation dispose de la capacité organisationnelle ou est en mesure d'acquérir la capacité nécessaire pour exécuter avec succès et répondre aux obligations contractuelles ; Une interprétation des règles et règlements des bailleurs de fonds ; La normalisation des procédures administratives pour l'attribution efficace et la gestion des subventions ; L’élaboration des documents contractuels comprenant des modèles et des formulaires auxiliaires ; Le renforcement des capacités sur les systèmes de gestion de portefeuille de contrats et la diffusion/promotion des meilleures pratiques en matière de gestion des dons et des subventions.

Il/elle dirigera ou supervisera les autres membres du personnel dans l'exploitation et la tenue efficaces d'un système efficient de gestion de portefeuille de contrats.

Il/elle travaillera en partenariat avec le personnel du département opérations et finance ainsi que ceux des autres départements de parvenir à une performance réussie et conforme au contrat. La portée de ses tâches peut inclure l'interprétation des contrats, le respect des exigences et restrictions réglementaires, la gestion administrative des subventions accordées aux sous récipiendaires du projet et les relations avec le bailleur, entre autres.

Il/Elle sera responsable du monitoring et suivi des sous récipiendaires pour se rassurer du respect des procédures du bailleur, de FHI360 ainsi que les termes et conditions des contrats.

Il/elle sera responsable du suivi au quotidien de la transmission des rapports des sous récipiendaires et identifier tout problème afin d’y apporter des solutions.

Il/elle sera responsable d’identifier tous besoin de renforcement de capacités des sous récipiendaires de FHI360 et concevoir et mettre en œuvre les réponses adéquates

Responsabilités :

Avant l’attribution des Subventions :

• Sert de ressource technique aux unités d’élaboration des propositions (Business Planning and Proposal and Cost and Pricing/ planification et proposition d'affaires et coût et tarification) en analysant les sollicitations, en interprétant les règlements et les dispositions d'attribution, en clarifiant les questions de conformité, etc.
• Examiner et négocier les termes et conditions importantes du don.
• Identifier les risques importants et recommander un plan d'atténuation, y compris la justification du travail à risque.

  Après attribution des subventions :

  • Gérer l’intégration des contrats dans le système de gestion des contrats et / ou des finances.
  • Conseiller l’équipe directionnelle sur les questions préoccupantes et les éléments de risque qui peuvent nuire à la réussite du contrat. Recommander des approches alternatives pour surmonter tout impact négatif.
  • Examiner le travail des spécialistes des contrats avant de les soumettre aux donateurs. Ceux-ci comprendront des compléments de contrats, des réalignements budgétaires, des extensions de coûts et d'autres transactions nécessitant l'approbation des bailleurs de fonds, comme les subventions, les salaires, les tarifs des consultants, les renonciations, etc. Le Responsable des négociations des contrats s’occupera des transactions les plus compliquées ou les plus sensibles par rapport aux activités.
  • Conduire les négociations complexes nécessitant des interactions avec des cadres supérieurs, en interne et vis-à-vis des tiers.
  • Développer et entretenir de solides relations avec ses homologues (internes et externes).
  • Répondre aux questions d'audit (internes et externes).
  • Articuler et défendre la position de l'organisation en matière de réglementation et d'autres questions contractuelles.
  • Collaborer avec le personnel du département opérations et finance ainsi que ceux des autres départements pour surveiller les performances des contrats principaux et des contrats de sous-traitance.
  • Négocier des dispositions de fond des contrats de sous-traitance, de prestation de service ou d’acquisition de biens et consommables
  • Former d'autres membres du personnel dans des procédures normalisées pour une gestion efficace des dons et subventions.
  • Gère les contributions à la clôture du contrat.
  • Conseiller les cadres dirigeants et le personnel général sur les questions essentielles en rapport avec les contrats et les indices de risque élevé sur la base des connaissances spécialisées de la politique organisationnelle, de la réglementation des bailleurs de fonds et des conditions particulières des subventions. Le niveau d'interaction peut être au plus haut niveau de l'organisation.
  • S'engager étroitement dans la gestion des conflits, des transactions sensibles aux activités et des relations délicates avec les clients afin de préserver la réputation et la bonne renommée de l'organisation.
  • Permettre de demander le réexamen des demandes refusées par les bailleurs de fonds, comme les salaires, les tarifs des consultants, les révisions budgétaires, les achats, les sous-contrats, les renonciations, etc.
  • Contribuer à l'élaboration et à la prestation de formation spécialisée au personnel sur les politiques, les règlements et les meilleures pratiques en matière d'administration des contrats.
  • Effectuer des examens périodiques du portefeuille de contrats avec l’équipe directionnelle.
  • Démontrer une expertise approfondie, une croissance professionnelle et des compétences en gestion et en leadership, grâce à des preuves d'une gestion efficace des crises.
  • Donner de la formation, du coaching et du mentoring au staff du département en charge des contrats sur les valeurs et les compétences clés pour réussir dans l'exécution des tâches ci-dessus.
  • Maîtrise des règles et règlements des bailleurs de fonds

    Qualifications requises

    • Diplôme de licence en gestion, management, administration, ou dans un domaine équivalent.
    • Au moins quatre ans d’expérience dans un poste similaire dont 1 an dans la gestion des portefeuilles diversifié de contrat complexe et d’autre accord.
    • Connaissance approfondie de la réglementation et des règlements des donateurs USAID sera un atout.
    • Expérience de travail dans une organisation non-gouvernementale (ONG).
    • Expérience de travail avec des donateurs internationaux.
    • Expérience préalable en tant que superviseur.
    • Maîtrise des outils informatiques pour les tâches administratives et de gestion (bureautique) tels que sharepoint ou Google drive.
    • Excellentes compétences informatiques, y compris une connaissance approfondie des logiciels de conception courants tels que InDesign, ainsi que des applications Word, Powerpoint et Outlook.
    • Capacités de leadership influentes pour faciliter et soutenir les transitions vers de nouveaux systèmes au niveau de la cellule
    • Compétences en communication orale et écrite très articulées (convaincantes et persuasives) pour transmettre des concepts et des informations complexes à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.
    • Forte capacité de résolution de problèmes : cerner le sujet, élaborer/articuler les réponses idoines, et mettre en œuvre.
    • Bonne connaissance des méthodologies et pratiques de planification stratégique

      Les énoncés ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau du travail et sont susceptibles d'être modifiés. Elles ne constituent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, compétences, efforts ou conditions de travail associés à l'emploi.

      La présente description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées dans l'exercice de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.

      Nous offrons une rémunération compétitive et un ensemble d'avantages exceptionnels. Veuillez consulter le centre de carrières de FHI 360 à l'adresse http://www.fhi360.org/careers pour obtenir la liste de tous les postes à pourvoir.

      FHI 360 est un employeur qui prône l'égalité des chances et l'action positive. FHI 360 s'engage à offrir des opportunités d'emploi égales, indépendamment de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'origine nationale ou ethnique, de l'âge, du handicap ou du statut d'ancien combattant dans les politiques, les programmes ou les activités.

      This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

      FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

      Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

      FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.
      
      FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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