Grade: P3
No. du poste: RAPS/5/2023/FINANCE/01
Date de publication: 6 octobre 2023
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 6 novembre 2023
Job ID: 11304
Département: FINANCE
Unité: BUDFIN
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
- Les candidats/tes externes.
Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. .
Les candidatures des fonctionnaires qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).
Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées
Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.
Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.
Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.
Introduction
Le poste est à pourvoir dans l’Unité Comptes créditeurs (AP), du Service du budget et des finances (BUDFIN) au sein du département FINANCE. Les principales responsabilités de l’Unité AP comprennent l’examen et le traitement des factures, des demandes de paiement, des demandes de remboursement de frais de voyage reçues de parties externes et du personnel en relation avec le travail du Bureau. Les transactions font l’objet d’un examen pour s’assurer qu’elles sont conformes aux Règles et Règlements financiers ainsi qu’aux IGDS et procédures pertinentes, et elles sont certifiées pour le paiement.
Les principales fonctions du titulaire sont les opérations commerciales et la gestion des modules Voyages et Comptes créditeurs d’IRIS dans l’environnement Oracle ERP, ainsi que l’administration et la gestion des relations avec les systèmes tiers liés aux comptes créditeurs, tels que le système de traitement des factures ALUSTA.En outre, le titulaire sera le point focal de l’Unité AP en matière de développement des technologies de l’information et de résolution des problèmes en la matière et assurera la liaison avec les autres unités FINANCE, INFOTEC, les départements du siège, les bureaux extérieurs et les prestataires de services externes, le cas échéant.
Le titulaire du poste rend compte au chef de l’Unité AP.
Tâches spécifiques
1. Soutenir le chef d’unité dans la gestion des opérations des services financiers relevant du domaine de responsabilité et dans la préparation des rapports financiers, des plans de travail, des registres de risques et de problèmes. Superviser le personnel de l’unité et prendre des décisions sur des processus opérationnels complexes et des traitements comptables exceptionnels.
2. Agir en tant que point focal pour le cycle «procure-to-pay» de l’OIT, y compris les modules connexes dans ERP (IRIS) de l’OIT ainsi que les solutions de comptes créditeurs de tiers (Basware ALUSTA; Basware CloudScan, etc.). Contrôler les opérations et coordonner la mise en œuvre et l’accès aux modules des comptes créditeurs et à d’autres systèmes pour les sites externes. Administrer les outils tiers (par exemple, les produits Basware).
3. Fournir des conseils et un appui opérationnel aux départements, aux bureaux externes et aux sites de projet pour tous les aspects des procédures d’achat et de paiement, des comptes créditeurs et des demandes de remboursement de frais de voyage. Conserver les procédures et lignes directrices financières relatives au domaine d’activité; rédiger des orientations, des manuels et du matériel de formation IGDS, le cas échéant. Élaborer des supports de formation et dispenser des formations.
4. Recommander des changements et définir les besoins d’amélioration des solutions de l’OIT en matière d’achat et de paiement, de voyages et de comptes créditeurs, en fonction de l’évolution des facteurs opérationnels et des besoins en matière de rapports.5. Coordonner la résolution des problèmes techniques en collaboration avec INFOTEC et/ou Basware Support si nécessaire, y compris le suivi des éléments prioritaires existants enregistrés dans le portail du service d’assistance de l’OIT. Superviser les tests d’acceptation des utilisateurs par le personnel de l’unité.
6. Contrôler l’exactitude et l’efficacité des bureaux externes qui traitent des comptes créditeurs, analyser les tendances, signaler les comportements et les schémas irréguliers et proposer des actions en vue de leur résolution. Soutenir et guider les bureaux externes dans l’analyse, le rapprochement et l’apurement des comptes de prépaiement et d’avances au personnel.
7. Extraire, examiner et fournir des données sur les comptes créditeurs et les demandes de remboursement de frais de voyage en réponse à des demandes d’audit (externe et interne), ce qui implique une analyse et une contribution aux demandes d’audit, notamment en ce qui concerne les processus opérationnels connexes et les résultats escomptés.
8. Le cas échéant, agir en tant que suppléant pour la vérification, la validation et l’approbation des paiements des comptes créditeurs.
9. Effectuer les tâches de clôture annuelle des comptes globaux en ce qui concerne le cycle «procure-to-pay», conformément au calendrier général de l’OIT. Résoudre des problèmes complexes au nom des départements et des bureaux.
10. Assumer d’autres fonctions pertinentes en fonction des besoins.
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
Tâches génériques
- Recevoir et analyser les documents comptables et financiers en accordant une attention particulière aux anomalies manifestes et aux tendances inhabituelles et adopter les mesures rectificatives ; réviser les rapports financiers périodiques, préparer des rapports, la correspondance et émettre des avis sur des cas complexes.
- Conseiller et orienter sur les pratiques financières et les règles de gestion financière de l’Organisation. Procéder à l’interprétation des nécessités en matière de transactions dans le cadre de l’opération supervisée (par exemple autoriser les paiements, approuver le versement des salaires, approuver les budgets et différents documents comptables).
- Examiner l’efficacité opérationnelle du domaine comptable ou organisationnel assigné, du point de vue de la gestion et du point de vue comptable, afin d’améliorer l’opération (y compris le développement d’applications automatisées).
- Superviser le personnel chargé des opérations financières et de la préparation des états financiers périodiques ; corriger et adapter le travail d’analyse effectué par les cadres et le personnel des services généraux subalternes.
- Gérer l’exécution des services financiers qui relèvent du domaine de responsabilité et préparer les rapports de gestion y relatifs.
- Assurer le suivi des transactions et des documents financiers (par exemples les propositions budgétaires, les demandes de paiement, les demandes d’autorisation financière, les ACD, les données sur les états de paie) et les réviser avant leur introduction dans le système financier ; garantir la mise en œuvre des procédures afin de contrôler et d’assurer suivre les recettes et les dépenses.
- Préparer des rapports récurrents et des rapports ad hoc ainsi que les explications pertinentes, à la demande des cadres dirigeants.
- Définir les exigences et le mandat afin que les spécialistes des systèmes préparent des rapports spécialisés à partir de la base de données financière et des applications des systèmes.
- Tenir à jour les procédures financières relatives à l’opération attribuée. Rédiger les circulaires, manuels et matériel de formation requis.
- Préparer les projets de réponse aux observations des vérifications internes et externes des comptes concernant l’opération attribuée.
- Analyser les informations sur le budget afin de préparer et de consolider les estimations et les données sur lesquelles se fondent ces estimations, en regard des prévisions budgétaires, des rapports de performance et des plans à moyen terme. Réviser les dispositions financières des accords et des documents financiers ; évaluer les requêtes de budget et rédiger des propositions de budget.
- S’acquitter de toutes les fonctions connexes, conformément aux exigences.
Qualifications requises
Formation
Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires, en finance ou en comptabilité ou dans un autre domaine pertinent.
Un diplôme universitaire de premier niveau (licence ou équivalent) dans l’un des domaines susmentionnés ou dans un autre domaine pertinent, assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente, en plus de l’expérience requise mentionnée ci-dessous, sera accepté en lieu et place d’un diplôme universitaire supérieur.
Expérience
Au moins cinq années d’expérience dans le domaine de la finance et de la comptabilité.
Cinq années d’expérience dans l’utilisation et l’administration des modules de comptes créditeurs ERP et au moins trois ans d’expérience dans la mise en œuvre d’un système ERP dans un environnement international. Expérience directe de la mise en œuvre et de la gestion des processus de comptes créditeurs et des demandes de remboursement de frais de voyage dans le cadre du cycle «Procure-to-Pay» dans un environnement Oracle et de l’ONU.
Langues
Excellente maîtrise de l’anglais ou du français et connaissance pratique de la deuxième langue.
Compétences
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Compétences techniquesCapacité à analyser des informations financières provenant de plusieurs sources, à examiner la documentation et à résoudre toute anomalie apparente. Capacité à planifier et à coordonner des projets ou des programmes modérément complexes. Capacité à rédiger des rapports et à expliquer efficacement les décisions au personnel de l’Organisation. Capacité à rédiger des procédures à usage interne qui reflètent des règles financières saines. Aptitude à utiliser les applications informatiques de bureau courantes; connaissance les progiciels de comptabilité informatisés. Une compréhension solide et avérée des applications Oracle ERP et des relations entre les modules Grand livre, Comptes fournisseurs, Voyages et Achats est requise. Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite. Aptitude à élaborer des supports de formation et à dispenser des formations sur les processus et systèmes financiers.
Compétences comportementalesCapacité à motiver le personnel, à fixer des objectifs d’équipe, à répartir et à superviser le travail et à veiller à ce que des services de qualité soient fournis aux clients dans les délais impartis. La discrétion est requise, car le travail implique de traiter des documents confidentiels. Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
Conditions d'emploi
- Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
- Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
- Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
- Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.
Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter la page Recrutement sur le plan international sur le site ILO Jobs.
Information importante
Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT : ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.
Le OIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des atteintes sexuelles et est déterminé à faire en sorte qu’aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire de l’assistance de l’Organisation n’en soient victimes, directement ou indirectement. Pour s'assurer que des personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d‘atteintes sexuelles, d’harcèlement sexuel ou d'autres types de comportements abusifs ne soient pas recrutées par l’Organisation, le OIT peut procéder à une vérification des antécédents des candidats en cours de considération.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.