Mission and objectivesUNDP works in more than 170 countries and territories. It is one of the leading multilateral development agencies contributing to the eradication of poverty and the reduction of inequality and exclusion. It supports national processes to accelerate progress in human development. Its main areas of intervention are focused on: - Inclusive growth and sustainable development - Participatory governance and social cohesion - Environmental resilience and disaster risk reduction, and - Human capital development In Chad, UNDP works to improve inclusive growth, governance, environmental sustainability and human capital, addressing inequalities and building resilience to natural disasters and prolonged humanitarian vulnerabilities. The program is based on the idea that strong and credible governance institutions capable of managing development and conflict are the foundation for solid and inclusive economic progress, and that growth cannot be sustained without economic diversification and appropriate management of natural resources, including through extractive industries.
ContextLes Services Généraux du Programme des Nations Unies pour le Développement (UNDP), dans le souci d’améliorer la qualité de son service archivage physique et électronique, documentaire, de traitement des processus des achats, des correspondances internes et externes ainsi que l’orientation des demandeurs de service, envisage recruter deux (2) volontaires des Nations Unies nationaux en qualité des assistants au Procurement pour son efficacité. C’est ainsi, que le chef de la section a reçu l’aval du Senior Management pour lancer le processus du recrutement. En résumé, le service de Procurement (approvisionnement) garantit que tous les achats et contrats sont effectués de manière efficace, transparente et conforme aux normes internationales, afin de maximiser l'impact des projets de développement. A ce titre, il joue un rôle clé dans l’acquisition de biens et services nécessaires à la mise en œuvre des projets de développement, en ce focalisant sur les principales fonctions : 1. Acquisition de biens et services • Achat d’équipements, matériels et fournitures (ex. véhicules, ordinateurs, kits humanitaires). • Passation de marchés pour des services (ex. consultants, entreprises de construction, services de formation). 2. Gestion des appels d’offres et contrats • Lancement des appels d’offres nationaux et internationaux. • Évaluation des soumissions et attribution des contrats selon des principes de transparence et de concurrence. • Suivi de l’exécution des contrats et gestion des performances des fournisseurs. 3. Conformité aux politiques et procédures du PNUD • Application des règles de passation des marchés du PNUD et des Nations Unies (ex. équité, responsabilité et transparence). • Respect des standards éthiques et lutte contre la corruption dans les marchés publics. 4. Appui aux projets et aux partenaires • Accompagnement des équipes programmes et des partenaires nationaux dans l’acquisition de biens et services. • Formation et renforcement des capacités en passation de marchés. 5. Gestion des risques et optimisation des coûts • Identification des risques liés aux achats et mise en place de stratégies d’atténuation. • Recherche de fournisseurs compétitifs et optimisation des coûts pour une meilleure efficacité budgétaire. Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies. Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à : • Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte professionnel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; • Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les demandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouvernement hôte ou l'entité hôte ; • Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance ; • L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ;
Task DescriptionSous la supervision directe du Procurement Spécialiste ou son représentant délégué, les Jeunes volontaires des Nations Unies seront chargé(e)s de : Appui à la Gestion des Achats, de la Logistique et de l’Archivage • Assister l’unité dans la conduite des achats (micro-achats, RFQ, ITB, RFP, IC), l’organisation des ateliers/séminaires, l’organisation des voyages (demande de visa, ordre de mission, achat des billets d’avion…) et la conduite des inventaires • Appuyer à la préparation les notes verbales de demande d’exonération de douanes • Assister à la tenue du registre des nomenclatures des RFQ, ITB, RFP, contrat IC..etc. • Assister l’unité à la réalisation d’un état des lieux du flux et de la gestion des documents, • Appuyer l’unité dans la gestion des attentes, besoins et contraintes des utilisateurs desdits services en faisant face à la multiplication des documents et des informations et en identifiant les différentes sources des documents, • Soutenir l’unité dans le partage des difficultés rencontrées dans les tâches de classement, Sécurisation des informations et des documents • Assister l’unité à dissocier classement et rangement • Appuyer l’unité dans la mise en œuvre d’une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable • Soutenir le choix des moyens et outils de classement adaptés • Assister l’unité dans l’harmonisation de classement papier et classement virtuel • Appuyer à l’élaboration d’un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif • Assister l’unité dans la conception d’un plan de classement en visant un accès rapide pour chaque utilisateur • Adopter un archivage efficace • Aider à Identifier les documents à conserver et ceux à détruire • Aider à l’organisation de l’espace ou la salle des archives
Competencies and values• Intégrité : démontrer les valeurs et les normes éthiques des Nations unies et du HCR dans les activités et les comportements quotidiens en agissant sans considération de gains personnels ; résister aux pressions politiques indues dans la prise de décision ; soutenir les décisions qui sont dans l'intérêt de l'organisation même si elles sont impopulaires ; prendre des mesures rapides en cas de comportement non professionnel ou contraire à l'éthique ; ne pas abuser du pouvoir ou de l'autorité. • Travail d'équipe et respect de la diversité : capacité à travailler efficacement au-delà des frontières de l'organisation ; excellentes compétences interpersonnelles ; capacité à établir et à maintenir des partenariats efficaces et des relations de travail harmonieuses dans un environnement multiculturel, multiethnique et mixte, avec sensibilité et respect de la diversité ; sensibilité et adaptabilité à la culture, au sexe, à la religion, à la nationalité et à l'âge ; engagement à mettre en œuvre l'objectif de l'égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects des opérations des Nations unies ; capacité à atteindre des objectifs communs et à fournir des conseils ou une formation à ses collègues. • Professionnalisme : compréhension avérée des opérations relevant des capacités techniques du PNUD ou connaissances pertinentes ou transférables aux procédures et règles du PNUD ; discrétion, sensibilité politique, diplomatie et tact pour traiter avec les clients ; capacité à faire preuve de discernement ; capacité à assurer la liaison et la coordination avec une série d'acteurs différents, en particulier à des postes de haut niveau ; le cas échéant, degré élevé d'autonomie, initiative personnelle et capacité à s'approprier le projet ; ingéniosité et volonté d'accepter des responsabilités étendues et capacité à travailler de manière indépendante dans le cadre de procédures établies ; capacité à gérer les informations de manière objective, précise et confidentielle ; réactivité et orientation vers le client. • Intégrité : démontrer les valeurs et les normes éthiques des Nations unies et du PNUD dans les activités et les comportements quotidiens en agissant sans considération de gains personnels ; résister aux pressions politiques indues dans la prise de décision ; soutenir les décisions qui sont dans l'intérêt de l'organisation même si elles sont impopulaires ; prendre des mesures rapides en cas de comportement non professionnel ou contraire à l'éthique ; ne pas abuser du pouvoir ou de l'autorité. • Travail d'équipe et respect de la diversité : capacité à travailler efficacement au-delà des frontières de l'organisation ; excellentes compétences interpersonnelles ; capacité à établir et à maintenir des partenariats efficaces et des relations de travail harmonieuses dans un environnement multiculturel, multiethnique et mixte, avec sensibilité et respect de la diversité ; sensibilité et adaptabilité à la culture, au sexe, à la religion, à la nationalité et à l'âge ; engagement à mettre en œuvre l'objectif de l'égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects des opérations des Nations unies ; capacité à atteindre des objectifs communs et à fournir des conseils ou une formation à ses collègues.
Living conditions and remarksCe poste est dstiné aux locaux, dont résidant dans leur propre pays. Le/a volontaire est censé vivre dans son propre pays et connait s’adapter aux conditions de vie de son pays. Toutefois, en servant au sein du système des Nations Unies, toute personne doit pendre conscience des conditions sécuritaires et suivre scrupuleusement les consignes et mesures de sécurité en vigueur, mis en place par UNDSS.