Antecedentes del puesto
El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para conseguir un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los j贸venes desarrollen su potencial. El plan estrat茅gico del UNFPA (2022-2025), reafirma la relevancia de la actual direcci贸n estrat茅gica del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; acabar con las necesidades insatisfechas de planificaci贸n familiar; y acabar con la violencia de g茅nero y las pr谩cticas nocivas. Estos resultados recogen nuestros compromisos estrat茅gicos para acelerar el progreso hacia la realizaci贸n de la CIPD y los ODS en la D茅cada de Acci贸n que conduce a 2030. Nuestro plan estrat茅gico hace un llamamiento a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas para que \"avancen mejor\", al tiempo que abordan las limitaciones en el acceso de las mujeres y las ni帽as a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos.
En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales est谩n en peligro, necesitamos personal con principios y 茅tica, que apropie estas normas y est谩ndares internacionales, y que los defienda con valent铆a y plena convicci贸n.
El UNFPA busca candidato/as que transformen, inspiren y ofrezcan resultados sostenidos y de gran impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma de gestionar los recursos que se le conf铆an y que se comprometa a ofrecer resultados de excelencia en los programas.聽
El UNFPA en Colombia requiere para su equipo un/a Asistente de聽 Adquisiciones y Administraci贸n que brinde soporte a los diferentes procesos de adquisiciones y administrativos聽 que se generan en la operaci贸n de sus acciones propias de la CO y de proyectos.
3. Responsabilidades del puesto
Apoyar谩 la gesti贸n eficaz de las actividades del programa del UNFPA en los 谩mbitos de adquisiciones y operaciones. Demostrar谩 un enfoque orientado al cliente y a los resultados para interpretar las normas, los procedimientos y las directrices en relaci贸n con adquisiciones y la operaciones, al tiempo que prestar谩 apoyo y orientaci贸n a la oficina en el pa铆s (CO) y a los proyectos apoyados por el UNFPA. Ser铆a responsable de: Bajo la direcci贸n del/la Gerente de Operaciones del UNFPA o su delegado/a, el/la Asistente de Adquisiciones y Administraci贸n brindara servicios de calidad en los procesos de Compras, gesti贸n y operaciones de la cadena de suministro de conformidad con la correcta interpretaci贸n de las normas, lineamientos, procesos y procedimientos pertinentes. Adopta un enfoque orientado al cliente y centrado en los resultados, brinda orientaci贸n y soporte en la ejecuci贸n al equipo de programa y de proyectos de la Oficina del UNFPA en Colombia con las siguientes funciones:
A. Proporcionar la asistencia necesaria para la adquisici贸n de bienes y servicios para la CO聽
Consolidar el plan de adquisiciones y cargar los datos en la herramienta de planificaci贸n de adquisiciones en l铆nea y a tiempo. (Procurement Planning Tool)聽 Ayudarenla adquisici贸n de bienes y servicios seg煤n el plan anual de adquisiciones aprobado.聽 Revisiones trimestrales de los planes de adquisici贸n a) alinear los planes con las realidades del programa y la financiaci贸n b) utilizar la herramienta del plan de adquisiciones para facilitar el seguimiento de las actividades de adquisici贸n y eficiencia en el uso de los recursos.聽 Ayudar en la preparaci贸n de especificaciones y t茅rminos de referencia para los procesos de licitaci贸n informales y formales.聽 Ayudar en la realizaci贸n de una encuesta de mercado para fortalecer la base de proveedores para el suministro local.聽聽 Crear/actualizar proveedores a trav茅s de Quantum.聽 Emitir y gestionar firmas de 贸rdenes de compra para la adquisici贸n de bienes y servicios.聽 Realizar el Procurement Quarterly Checklist e implementar las recomendaciones聽 Mantener actualizados los diferentes Logs en la forma y en los formatos que exige la norma.聽 Asistir en la preparaci贸n de documentos de adquisici贸n/licitaci贸n para RFQ, RFP, ITB, etc. de Shopping con la supervisi贸n y orientaci贸n de la unidad de Administraci贸n del UNFPA en Colombia.聽 Verificar la suficiencia de los fondos contra la estimaci贸n de costos para la acci贸n de adquisici贸n proyectada.聽 Producir documentos de licitaci贸n (por ejemplo, solicitudes de cotizaci贸n) para casos menos complejos, en funci贸n de la naturaleza de los requisitos y el costo de adquisici贸n involucrado; preparar res煤menes de ofertas para tales casos y compilar datos contenidos en cotizaciones, propuestas y ofertas para ayudar a la oficina, programa y/o proyectos a tomar una decisi贸n de selecci贸n. Creaci贸n de RFQ y publicaci贸n de procesos mayores a $5000, revisi贸n de procesos menores a USD5.000 y emisi贸n de POs.聽 Monitorear el estado de las solicitudes existentes, manteniendo contacto con los proveedores paraB. Apoyar la gesti贸n log铆stica centr谩ndose en la preparaci贸n y respuesta ante emergencias: asistencia en la previsi贸n y adquisici贸n de insumos de salud reproductiva entre otros insumos del cat谩logo de adquisiciones del UNFPA.
Trabajar en estrecha colaboraci贸n con la oficina de aduanas, proceso de nacionalizaci贸n, almacenamiento y transporte.聽 Realizar estudios de mercado y completar la adquisici贸n oportuna, para los diferentes requerimientos de insumos en compra local cuando sea autorizado.聽 Ayudarenla distribuci贸n de insumos.聽 Proporcionar la asistencia necesaria para desarrollar acuerdos a largo plazo para suministros estrat茅gicos.C. Asegurar la documentaci贸n, proporcionar informaci贸n oportuna y liquidar la factura de adquisici贸n de bienes/servicios.聽
Asistir y preparar informes anal铆ticos sobre el estado de las adquisiciones, seguimiento al consolidado de compras por proveedor.聽 Preparar y circular notificaci贸n de agradecimiento a los licitadores no seleccionados聽 Elaborar y circular las actas de entrega de insumos.聽 Proporcionar oportunamente una etiqueta adhesiva del UNFPA para garantizar la marca del UNFPAdurante el proceso de adquisici贸n.聽 Asegurar el pago oportuno de los proveedores聽 Mantener existencias de todos los bienes y servicios adquiridos, procurando el cuidado de tiempos de vencimientos Informe el rendimiento de los proveedores a trav茅s de la herramienta de rendimiento de proveedores en l铆nea.D. Ayudar en la gesti贸n de los suministros y el inventario del programa
Garantizar la actualizaci贸n oportuna del sistema de seguimiento de pedidos (OTS)聽 Enlace con Statutory para garantizar que todos los art铆culos del inventario se reflejen adecuadamente en el rastreador de env铆os.聽 Generar el formulario de entrega de inventario y todos los dem谩s informes para cumplir plenamente con el cumplimiento corporativo y las directrices.聽 Asegurar la transferencia de la propiedad del activo a tiempo.聽 Apoyarla gesti贸n de auditor铆as requeridas.4.聽 聽Acuerdo institucional
El Asistente de Adquisiciones y Adminsitraci贸n estar谩 bajo la supervisi贸n de el/la Gerente de Operaciones聽 del UNFPA o su delegado/a
5. Competencias
Valores del UNFPA
Ejemplificando integridad
X
Demostrando compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas
X
Abrazando la diversidad cultural
X
Abrazando el cambio
X
Competencias b谩sicas del UNFPA
Consecuci贸n de resultados
X
Ser responsable
X
Desarrollar y aplicar conocimientos profesionales y perspicacia empresarial
X
Pensar anal铆tica y estrat茅gicamente
X
Trabajar en equipo/gestionarnos a nosotros mismos y聽
nuestras relaciones
X
Comunicar para generar impacto
X
Otras competencias t茅cnicas y multifuncionales relacionadas con el UNFPA Manejo de datos (de acuerdo con las pol铆ticas y protocolos establecidos)
X
Planificaci贸n, organizaci贸n y gesti贸n de resultados. XManejo de informaci贸n, documentos, correspondencia y reportes (de acuerdo con las pol铆ticas y protocolos establecidos)
X
Capacidad de planeaci贸n, organizaci贸n y desempe帽o de m煤ltiples tareas
X
Tomar decisiones y ejercer el juicio
X
6.聽 聽Requisitos m铆nimos聽 Requisitos m铆nimos de educaci贸n
Serequiere educaci贸n secundaria completa. Es preferible un t铆tulo universitario de primer nivel en administraci贸n o cualquier otro campo relevante a las 谩reas de las ciencias sociales.聽 Lacertificaci贸n o capacitaci贸n relacionada con la log铆stica de insumos humanitarios ser谩 bien valorada. M铆nimo a帽os de experiencia laboral relevante Cinco (5) a帽os en cargos administrativos, log铆stica y compras incluido聽 Deseable al menos un (1) a帽o de experiencia espec铆fica en adquisiciones, procesos de nacionalizaci贸n, transporte y/o seguros.聽 Experiencia, conocimientos y habilidades Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Se evaluar谩 organizaci贸n y disciplina en las actividades a realizar, as铆 como el manejo de buenasrelaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturalesHabilidades para la comunicaci贸n efectiva y para la comunicaci贸n en ingl茅s y espa帽ol.
Habilidades deseadas adicionales a las competencias cubiertas en la secci贸n Competencias Liderazgo y habilidades para trabajar en equipo. Excelentes capacidades anal铆ticas y de comunicaci贸n oral y escrita. Orientaci贸n anal铆tica, con iniciativa y flexibilidad. Gesti贸n de iniciativas y manejo del tiempo. Deseable contar con experiencia en agencias de cooperaci贸n internacional y del Sistema de Naciones Unidas en Colombia. Idioma(s) requerido(s) Excelente dominio del Espa帽ol, ingl茅s intermedio.聽 Certificados profesionales 聽 聽 聽 聽 Ninguno.7. 聽 聽Se requerir谩 a los solicitantes los siguientes documentos:
a) 聽 聽 聽聽CV personal o P11, indicando todos los cargos desempe帽ados anteriormente y sus principales funciones, su duraci贸n (mes/a帽o), las titulaciones, as铆 como los datos de contacto (correo electr贸nico y n煤mero de tel茅fono) del Candidato, y al menos tres (3) referencias profesionales m谩s recientes de supervisores anteriores. Las referencias tambi茅n pueden incluir pares.
b) 聽 聽 聽 Una carta de presentaci贸n (extensi贸n m谩xima: 1 p谩gina) indicando por qu茅 el candidato se considera apto para el puesto.