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Office-Manager*in mit anteiligen Sachbearbeitungsaufgaben Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben fรผr alle und sinnstiftende Aufgaben fรผr unsere Mitarbeiter*innen โ das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstรผtzt die Deutsche Gesellschaft fรผr Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Lรคndern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln mรถchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000058026 Einsatzort: Eschborn Einsatzzeitraum: 15.03.2025 - 30.06.2026 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, รbersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 14.01.2025Tรคtigkeitsbereich
Das Programm โNatural Resources Stewardship IIโ zielt darauf ab, in Zusammenarbeit mit Privatunternehmen natรผrliche Ressourcen besonders in Gebieten zu sichern, die hohem Wassernutzungsdruck ausgesetzt sind. Auf der Grundlage des Partnerschaftsansatzes fรถrdert das Programm Stewardship-Multi-Stakeholder-Partnerschaften zwischen dem privaten und รถffentlichen Sektor sowie der Zivilgesellschaft, um das nachhaltige Management natรผrlicher Ressourcen effektiv zu gestalten und eine sozial-รถkologische Transformation in den Partnerlรคndern zu befรถrdern. Das Programm hat Implementierungsschwerpunkte in รthiopien, Tansania, Sambia und Sรผdafrika.
Ihre Aufgaben
Eigenstรคndige Durchfรผhrung aller Aufgaben im Bereich Office-Management (z.B. Ablage, Aktenfรผhrung und Dokumentation des Vorhabens, Korrespondenz, Terminkoordination, Kalenderpflege, Reisemanagement sowie Unterstรผtzung bei Veranstaltungen) Erstellung von Protokollen, Vorlagen und รbersichten sowie Beitrรคge zum Qualitรคtsmanagement Pflege der Daten im Projektbearbeitungssystem des Vorhabens sowie Ansprechperson fรผr Berechtigungsvergaben Beschaffung von Sachgรผtern und Bรผromaterial sowie Erstellung des Bestandsverzeichnisses und Durchfรผhrung der Inventarisierung Beratung des Programmteams und der Teams in den Implementierungslรคndern zu verschiedenen Vertragsformen (u.a. Kleinvertrรคge, Consultingvertrรคge, Grants und Finanzierungsvertrรคge) inkl. Unterstรผtzung bei der Vertragsvorbereitung (z.B. Vertragsentwรผrfe, Projektvorschlรคge/Terms of Reference, kaufmรคnnische und rechtliche Eignungsprรผfung, Kostenschรคtzung) Monitoring aller Vertrรคge und Forderungen (z.B. Rechnungen, Financial Statements) sowie Einholung und Ablage aller Zwischen- und Schlussberichte von Vertrรคgen Unterstรผtzung bei der Vorbereitung von internen Kontrollen und externen Audits sowie Mitarbeit beim Wissensmanagement Zentrale Kontaktperson fรผr das gesamte Vorhaben zu รผbergreifenden ThemenIhr Profil
Kaufmรคnnische Ausbildung mit Schwerpunkt Office-Management oder Vertragssachbearbeitung Mehrjรคhrige relevante Berufserfahrung in den Bereichen Office-Management, Projektdokumentation und in der Vertragssachbearbeitung Umfassende Erfahrung in der Vertragsvorbereitung und/oder Abwicklung von Consulting- und Finanzierungsvertrรคgen/Grants Pro-aktiver und serviceorientierter Teamplayer mit guten interkulturellen Fรคhigkeiten Lern- und Entwicklungskompetenz, Anpassungsfรคhigkeit, Engagement sowie Leistungs- und Zielorientierung Verhandlungssichere Deutsch- und EnglischkenntnisseHinweise
Der Arbeitsplatz ist fรผr eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkrรคfte geeignet.
Die Bereitschaft zu Geschรคftsreisen innerhalb Deutschlands setzen wir voraus.
Bitte haben Sie Verstรคndnis dafรผr, dass wir Bewerbungen grundsรคtzlich nur รผber unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten kรถnnen. Nach Bestรคtigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmรครig zu รผberprรผfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.