DEADLINE FOR APPLICATIONS30 December 2024-23:59-GMT+01:00 West Africa Standard Time (Ndjamena)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
Contexte
L'Agent de Gestion de la Facturation et des Fonds joue un rôle crucial dans la collecte, l'analyse et le traitement en temps opportun et précis des paiements, le suivi des fonds et la conformité aux régulations financières ainsi qu'aux politiques organisationnelles. Ce poste soutient la gestion efficace des ressources financières et contribue à l'efficacité opérationnelle de l'organisation.
Ce poste est basé à Farchana et relève du Chef de la Logistique ou de son représentant désigné.
Responsabilités Clés
Sous la supervision directe du Chef de la Chaîne d'Approvisionnement, l'Agent Logistique assumera les tâches suivantes, couvrant tous les aspects de la Gestion des Fonds et de la Facturation au niveau du terrain :
1. Gestion des Factures et des Paiements :
- Recevoir, vérifier et traiter les factures des fournisseurs afin d'assurer leur exactitude et leur conformité avec les politiques organisationnelles.
- Effectuer le « matching à trois voies » (Purchase Order, Goods Received Note, and Invoice) pour toutes les factures liées aux Stock Transfer Orders (STOs) et aux Transport Purchase Orders (TPOs).
- Résoudre les écarts dans les factures en collaborant avec les transporteurs/fournisseurs et les unités concernées.
- Utiliser et maintenir le Invoice Tracking Systems (ITS) pour suivre l'état des factures et assurer leur traitement en temps opportun.
- Coordonner le traitement quotidien des factures des transporteurs, manutentionnaires, entrepôts, entrepreneurs et autres prestataires logistiques.
- Préparer les demandes de paiement avec la documentation justificative complète pour approbation, en assurant la conformité aux termes contractuels et aux calendriers de paiement.
- Suivre les déductions pour pertes avec la Finance afin d'assurer que les fournisseurs reçoivent les notes de débit conformément aux procédures financières.
- Assurer un classement approprié des dossiers.
2. Suivi et Rapport des Fonds :
- Générer des rapports périodiques pour soutenir la gestion des fonds.
- Suivre les dépenses par rapport aux Bons de Commande approuvés afin d'identifier les déficits ou surplus.
- Réconcilier les éléments ouverts (PO, SES, GR/IR) deux fois par mois et signaler les éléments en attente avant le 5ème jour du mois suivant.
- Préparer et soumettre des plans de dépenses trimestriels et des rapports de la chaîne d'approvisionnement pour le financement à l'Unité du Bureau Pays.
3. Conformité et Soutien aux Audits:
- Veiller à ce que toutes les transactions financières respectent les politiques internes, les normes IPSAS et les exigences des bailleurs de fonds.
- Fournir un soutien lors des audits en préparant la documentation demandée et les clarifications.
4. Coordination et Communication:
- Servir de point focal pour les questions liées à la FTC des fournisseurs et parties prenantes internes.
- Coordonner les rapports quotidiens et hebdomadaires sur la gestion des fonds envoyés à la Direction.
- Collaborer avec les unités Opérations de Transport, Entrepôts et Programme pour aligner l'expédition et la réception des vivres, y compris l'alignement entre LESS et la réception CP de COMET.
- Communiquer avec les unités dépensant afin de résoudre les désaccords entre les Goods Received Notes (GRNs) et les factures des transporteurs et fournisseurs.
- Collaborer avec l'Unité FTC du Bureau Pays et la Finance pour résoudre les requêtes concernant les paiements retardés ou effectués.
- Aider le Bureau Pays à générer des rapports pour la prise de décisions Supply Chain Matrix.
5. Renforcement des Capacites :
- Soutenir le renforcement des capacités du personnel du PAM et des partenaires pour la création efficace des Bons de Commande, la soumission et le traitement des factures.
6. Supervision et Autres Tâches :
- Superviser adéquatement le personnel selon les besoins.
- Exécuter toutes autres tâches assignées par le superviseur.
Education :
Diplôme universitaire avancé en Économie des Transports, Chaîne d'Approvisionnement, Logistique, Finance et Comptabilité, ou diplôme universitaire de premier cycle avec des années d'expérience supplémentaires et/ou des formations/cours pertinents.
Expérience :
- Au moins un an ou plus d'expérience dans la logistique opérationnelle avec un accent sur la logistique, la finance, la comptabilité ou la gestion des fonds.
- Expérience démontrée en vérification de factures, traitement des paiements et suivi des fonds.
- Familiarité avec les systèmes et outils de gestion financière (par exemple, WINGS, ITS).
Compétences et Aptitudes:
- Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes.
- Maîtrise des logiciels financiers et de la suite MS Office (particulièrement Excel).
- Excellentes compétences en communication, en relations interpersonnelles et en rédaction de rapports.
- Sens aigu du détail et capacité à respecter les délais.
- Connaissance des normes IPSAS et des exigences de conformité financière.
Résultats Clés Attendus :
- Traitement en temps opportun et précis de toutes les factures et demandes de paiement.
- Rapports financiers complets mettant en évidence l'utilisation des fonds, les déficits et surplus.
- Résolution efficace des écarts dans les factures et des requêtes des parties prenantes.
- Documentation de soutien et conformité pour les audits internes et externes.
Langues :
- Maîtrise du français et de l'anglais
- Le niveau de base en arabe
NOS VALEURS AU PAM
Intégrité
Collaboration
Engagement
Humanité
Inclusion
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.
- Soutenir le renforcement des capacités du personnel du PAM et des partenaires pour la création efficace des Bons de Commande, la soumission et le traitement des factures.