Background
Le Programme d’Appui à l’Emploi par le Développement du Secteur Privé et à l’Industrie (TRANSFORM), financé par l'Union Européenne, est un projet de quatre (04) ans qui a pour objectif de renforcer la compétitivité des entreprises guinéennes « gazelles » dans la transformation durable des produits agricoles et halieutiques. Le programme inclut également des initiatives pour optimiser les chaînes d'approvisionnement, et accorde une attention particulière à l'amélioration de l'accès au financement.
Duties and Responsibilities
Sous la responsabilité directe du Responsable pays Guinée à l’ITC Genève et sous la supervision du/de la Gestionnaire de Programme à Conakry, l’Expert(e) national(e) en administration et finance apportera un appui à l’équipe du projet pour la communication, et la gestion administrative, financière et logistique du programme. Ses principales tâches incluront :
Gestion financière :
Développer des outils de gestion financière : Planifier les dépenses au niveau local; Faire le suivi des dépenses engagées dans le cadre de protocoles d’accord; Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières, en collaboration avec le PNUD (système Quantum), préparer les réquisitions et demandes de paiement ; Assister l’équipe du projet dans l’élaboration du budget lié au plan de travail annuel ; Entreprendre les révisions budgétaires, vérifier la disponibilité des fonds, s'assurer que les approbations nécessaires sont obtenues et saisies dans le système budgétaire informatisé ; Élaborer les requêtes de paiement, honoraires et per diem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre ; Suivre les dossiers d’acquisition des biens et des services ; Enregistrer les opérations de la caisse (petty cash/imprest account) et produire un rapport de dépenses mensuel ou trimestriel.Gestion administrative et opérationnelle :
Assister l’équipe du projet dans la mise en œuvre des activités du projet ; Contribuer à la préparation des documents et rapports périodiques d’avancement ; Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes et assurer leur transmission à leurs destinataires ; Rédiger les comptes-rendus des réunions de coordination internes ; Appuyer l’élaboration des termes de référence pour les recrutements et les activités ; Finaliser les présentations (en Word/PowerPoint ou Excel) préparées par l’équipe du bureau local de coordination du programme pour les ateliers, réunions et autres manifestations ; Notifier aux parties prenantes et aux partenaires du programme TRANSFORM, à la demande du Gestionnaire de programme à Conakry, toute information pertinente sur les ajustements apportés par l’équipe de gestion du programme TRANSFORM s’agissant de la mise en œuvre opérationnelle ; Assurer l’archivage et le classement des dossiers et des documents de travail, y compris électroniques ; Enregistrer, numériser, archiver les documents reçus et expédiés, la correspondance de routine, les mémorandums et les rapports et tout document du projet (narratif et financier) conformément aux procédures opérationnelles normalisées sur papier et support électronique (Share Drive) pour faciliter l’accès, leur référence et la confidentialité.Gestion logistique et opérationnelle :
Coordonner l’organisation logistique des conférences, séminaires et réunions organisés par et pour le programme TRANSFORM/ ITC, incluant la logistique d’accueil des experts de l’ITC et de leurs consultants en mission ainsi que les participants locaux conviés aux conférences, séminaires et réunions ; Assurer la préparation, l’organisation et la coordination des missions officielles internes et externes pour les membres de l’équipe du projet à Conakry, y compris : gestion des demandes d’autorisation de voyage dans UMOJA, préparation et le suivi des demandes de visa, réservations et confirmations de billets d’avion, réservations d’hôtels, organisation des déplacements terrestres, coordination avec les services de sécurité des Nations Unies (UNDSS), distribution des perdiems, et traitement des rapports de dépenses de voyage post-missions ; Appuyer la gestion des opérations nécessaires au bon déroulement des activités en collaboration avec l’unité de coordination à Genève, y compris : autorisations de voyage (visas), préparation des protocoles d’accord, requêtes d’achats et autorisations de dépenses sur le terrain (FAs) ; Assurer le secrétariat des conférences, séminaires et réunions organisés et préparer les minutes et rapports des dits évènements, conformément aux formats établis ; Être le point focal dans la gestion et supervision des stocks, équipements et fournitures du projet, incluant l’approvisionnement en matériel, outils et équipements nécessaires au bon fonctionnement du bureau, la gestion de l’utilisation des véhicules (y compris le suivi des travaux de maintenance et préparation des états de suivi des entretiens) et de l’approvisionnement en carburant; Effectuer des déplacements en dehors de Conakry, à l’intérieur du Pays selon les besoins des activités du programme.Gestion du Personnel :
Gérer les rapports mensuels de congés et assurer le suivi administratif des documents liés aux congés et missions du personnel recruté via le PNUD, de l’équipe locale, des consultants, des points focaux régionaux et des visiteurs en mission en Guinée, en veillant à leur conformité avec les règlements des Nations Unies et à leur transmission dans les délais requis ; Fournir conseils et assistance à l’équipe locale sur les questions administratives ; Servir d’interface avec les consultants nationaux contractés ; Assumer le rôle de point focal UMOJA pour les tâches liées à l’Administration et aux Ressources Humaines.Gestion de la communication/visibilité :
Développer une stratégie de communication/visibilité alignée sur les objectifs du programme, incluant une analyse des publics cibles, des messages clés, des canaux de diffusion et des indicateurs de performance; Contribuer à la préparation et à la diffusion du matériel promotionnel (un kit de communication comprenant une brochure, des fiches d'information, bulletin d’information, news flash, des visuels pour les réseaux sociaux, et des présentations du programme) décrivant les activités du programme et mettant en avant les résultats, les succès et les témoignages des bénéficiaires du programme; Rédiger et disséminer des communiqués de presse stratégiques auprès des partenaires et bénéficiaires de l’action du programme TRANSFORM; Assurer la liaison relationnelle avec les médias nationaux à Conakry et dans les régions; Planifier et coordonner des événements de presse pour donner de la visibilité aux actions et résultats du programme ; Assurer la couverture et suivi médiatique des activités du programme au niveau national en mobilisant la presse écrite, radio, télévision et internet pour les ateliers et événements organisés dans le cadre du programme.Competencies
Compétences :Valeurs fondamentales :
Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes éthiques de l’ONU ; Favoriser la vision, la mission, et les buts stratégiques de l’ONU ; Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement multiculturel respectueux du genre et de la diversité ; Démontrer une rigueur dans le travail, une grande flexibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative ; Orienté vers les résultats ; Aborde le travail avec énergie, ponctualité et une attitude positive et constructive.Compétences fonctionnelles, générales et techniques :
Gestion de la connaissance :
Volonté de se former et de renforcer ses capacités ; Encourage la gestion des connaissances et crée un environnement propice à l’apprentissage, en prenant le leadership et en donnant l’exemple ;Aptitudes opérationnelles :
Maîtrise des concepts clés en gestion de projets de développement et de coopération internationale, notamment la Gestion Axée sur les Résultats (GAR) et l’Approche Cadre Logique (ACL) ; Compétences en gestion de projet, incluant la gestion administrative et financière, la planification, le suivi et l’élaboration de rapports ; Capacité d’analyse et de résolution de problèmes, avec aptitude à identifier et régler les divergences ou défis opérationnels ; Excellentes compétences organisationnelles et multitâches, permettant de gérer un volume important de travail de manière autonome et dans les délais impartis ; Connaissances approfondies en gestion financière et comptabilité, ainsi que des méthodes de formulation, suivi et évaluation de projets ; Bonne connaissance des institutions publiques et du contexte économique en République de Guinée ; Réseautage développé en Guinée ; Excellentes capacités de communication écrite et orale, avec des compétences en rédaction, synthèse et analyse ; Aptitude à établir de solides relations avec les partenaires et à fournir des réponses rapides et adaptées ; Capacité à gérer l’ambiguïté et à prendre des décisions claires pour garantir des résultats positifs.Required Skills and Experience
Education :
Licence avec Certification en Administration, Gestion, Finance ou un domaine équivalent avec 4 ans d’expérience minimum ou Master en Management, finance, Economie ou autres disciplines associées avec 2 ans d’expérience minimum.
Expérience :
Au moins deux (2) années d’expérience avec un diplôme de Master ou (4) année avec un diplôme de Licence dans l’administration, le secteur privé ou les organisations internationales, dans un cadre de gestion de projet (planification, mise en œuvre, gestion administrative) ;
Excellentes compétences interpersonnelles ; Maîtrise des applications informatiques (pack Microsoft Office) et des technologies de l’information ; Capacité à communiquer sur les réseaux sociaux ; Capacité à travailler sur système intégré de gestion (ERP) tel que SAP ; Une connaissance des procédures administratives et financières de l’ONU et plus particulièrement du PNUD sera considérée comme un atout.Langues Requises :
Excellente maîtrise du français. Anglais niveau intermédiaire. La connaissance d’au moins une langue locale est un atout.
Autres informations diverses
Les candidatures féminines sont vivement encouragées ; Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption ; Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services ;<Experience Details here>
Equal opportunity
As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.
UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.
Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority
UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.
Right to select multiple candidates
UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Scam alert
UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.